忘年会幹事必見!予算内ぴったり収まる忘年会の企画方法を教えます!

忘年会の企画を進めているときにありがちなのが、「予算が足りない!」というケースです。
決められた予算の中で、いかに満足度の高い忘年会にするかが幹事の腕の見せどころ。

今回は、予算を超えずに大満足な忘年会を企画するコツをご紹介します。

忘年会は予算の7割~8割程度で企画する

忘年会を予算内で成功させるポイントは、「予算より低い金額で企画する」ことです。
年に1度の忘年会だからパーっと派手な企画をしたいものですが、飲食代・景品代・設営費……など何かとお金がかかります。
予算の7割~8割程度で企画しておけば、予想外の出費も冷静に対応できます。
余ったら次のイベント費に回したり、みんなに返金したりしましょう。

会場の予約時が肝!最低保証料金の確認は絶対に忘れないこと!

以外と知られていないのが、会場を貸切るとき、もしくは完全個室を貸切る際には「最低保証料金」というものが発生します。
その時間帯、もしかしたら他のお客様がたくさん来るかもしれないところ、皆さんのために貸切にするので、必ず保証してほしい金額が各お店ごとにあります。

この確認をしていないと大変なことになります。

とあるお客様の例を見てみましょう。

最低保証料金の確認しなかったがために大赤字!!

お店を予約する時点では参加希望者が90名
お店の金額は1人5000円のコースです。

90名が入るお店にしないといけないので、余裕をもって130名くらいは収容できる大きなお部屋を貸切りました。
時間がなかったので、お店からの注意事項も特に聞かずに予約完了させてしまいました。

ところが、忘年会の2週間前になり、「大事な仕事がありどうしても行けない」「別件の予定で行けない」などなど様々な理由で欠席者が続出。
お店に最終予約確定人数を伝えるのは1週間前。
でも大丈夫だろう!と思っていたが、1週間前の時点でなんと45名になっていました。

ちょっと広すぎるけど、まあ狭いよりはいいよね!と思い、会場に連絡をしたところ、こんなやり取りが発生。

店長さん「45名!?!? 最初90名なんでOKしましたが、45名ではこの店の”最低保証料金”に足りないですが大丈夫ですか??

幹事さん「……最低…保証…料金……?なんぞや??」となった幹事様。

店長さん「今回予約をしてもらっている部屋ですが、130名も収容できる部屋で最低保証料金が発生します。
予約完了してもらう際に伝えたと思いますが、この店の最低保証料金は、80名5000円の40万円は最低保証としていただかないといけません。」

幹事さん「え……そう……なんですか……?? だったらキャンセルできますか??」

店長さん「キャンセルはできません。もう1週間前ですよ?キャンセルするなら、最低保証の全額はもらわないと。こちらも最初の電話でお伝えしてます。」

幹事さん「……やってしまった。」

ということで、この方は45名しか参加者はいないにも関わらず、40万円の支払いをせざる終えなくなり、”175000円”の大赤字を出してしまいました。

この事例については、毎年1件や2件の話ではなく、実は多数発生します。
特に初めて幹事をされることになった方は絶対に忘れずに最低保証料金の確認をしてくださいね!

絶対に必要なものから予算を使っていくこと

忘年会に絶対に必要なものの優先順位をしっかり把握し、その順番に予算を使っていきます。

忘年会に絶対必要なものの優先順位

①飲食
何も言わずとも理解していただけると思います。
会場と飲食がなければ忘年会はできません。

②景品
忘年会の参加率を上げるためには、やはり景品が目を引くものを準備してあげることが重要です。
ただ買うということではなく、ある程度予算をかけてあげるようにしましょう。

③ゲーム備品
ただ飲むだけの忘年会にならないよう、ゲームは必ず入れるようにしましょう。
できる限り100均やディスカウントショップを駆使することを忘れずに!

④誕生日・結婚祝いなどサプライズ予算
予算に余裕があるようであれば、誕生日の社員や近々結婚する社員、今年入社した新入社員などをピックアップしサプライズを!
予算がなくてもサプライズを行うことはできるので、ぜひ検討してみてください!

⑤装飾品
会場の飾りつけや、コスプレ衣装などは「予算が余ったら」でOKです。
装飾があればベストですが、装飾を楽しみに忘年会に参加する社員はほとんどいません。
なので、優先順位は一番最下位です!

このような順番が理想です。
まずは参加者全員にとって必要になるものから順番に予算を使ってくださいね!

幹事の自腹はダメ絶対!

参加者が知らないうちに追加オーダーをしていたり、飲食代は税込みだと思っていたのが実は税抜きだったり……
予想外の出費で忘年会幹事が焦ってしまうことはよくあります。

忘年会は一緒に仕事した者同士が楽しく集まるもの。
だからといって、「水を差さないように」と気を遣って自腹を切る幹事さんもいますが、それでは幹事さんがあまりに大変です。

・追加料金が発生するものは先に周知しておく

予算オーバーを防ぐために、あらかじめ飲み物やデザートで追加料金が発生する場合は参加者にお知らせしておきましょう。
追加料金は各自支払いが発生する旨も伝えておくことを忘れずに!
そうすれば、「お金がかかるならやめておこう」と判断できますし、注文した人は「追加分を支払わなきゃ」とわかってくれます。

・上司にこっそり相談する

お会計したら「どうしても数千円足りない!」と予算オーバーしてしまった時は、上司やエライ人に頼ってみましょう。
「実は○○円ほど予算オーバーしておりまして…申し訳ないんですが、ちょっと手伝っていただけませんか?」とこっそり相談してみます。
役職が高い人は、ある程度覚悟しているものですよ。

・可能であれば後日請求書精算にする

これはお店にもよりますが、会社の行事として行うものなので後日請求書対応をできるならそれがベスト。
自分がその場でお会計をする必要をなくしてしまえば、必然的に幹事が自腹を切るなんてことは起こりません!
また参加者にも事前に「後日会社に請求書が届くので、勝手にオーダーするとバレます」と周知することで、予算オーバーになることも未然に防ぐことができるでしょう。

その逆もしかり!会場へ事前支払いをしお勘定を済ませておく。

後日請求書のお話をしましたが、会場へ事前に支払いを済ませておくのも一つの手。
会社の経理を経由し振り込み対応、もし自身が立て替えられる余裕があるのであれば立て替えをし、決まった予算分だけを先に支払います。
事前支払いをしておくと、当日もし追加でオーダーする際は、各自バイオーダーで注文が可能になるので、満足度も高くなるかもしれませんね!

これがイベモン!イベントのプロだからできること3つ

・準備は丸投げで幹事さんも楽しめる!

予算はオリジナルゲームや景品、会場探しまですべて込みで1人予算7000円~1万円ほど。司会も幹事さんではなく、イベモンが芸人さんを手配することもできます!予算・日程・人数を決めたら後はイベモンに丸投げOK!
絶対に気を付けなければいけないお店の最低保証料金はもちろん、何かあったときのリスク管理についてもサポートしてくれます。
初めて幹事をされる方にとっては、強い味方になること間違いなしです!

・予算内で高品質なイベントをお約束できるのはイベモンだけ!

イベモンは、もともと結婚式プロデュースの「スマ婚」や結婚式2次会代行サービス「2次会くん」を運営する株式会社メイションから誕生しました。
結婚式の2次会で使われるような音響や設備の整った会場は、実は忘年会会場にうってつけ。
イベモンは何千店もの提携会場があり、日頃からのつながりがあること通常よりもリーズナブルに利用できるお店があることも!
結婚式2次会で利用している景品を忘年会でも利用することで安く仕入れることもでき、普通では予算オーバーとなるような内容の景品も予算内でご提案できます。

司会や音響、スタッフも外注ではなくメイション専任のため、サービス品質も安定しています。
「予算内に収めたい…でも素敵な忘年会にしたい!」という幹事さんは、ぜひイベモンに頼ってください。

・イベントを知り尽くしたイベモンはノウハウ満載!

「ブライダルの会社が忘年会!?」と思われがちですが、ブライダルに関わってきた会社だからこそできるノウハウがたくさんあります。
結婚式といえば人生の一大イベント。新郎新婦と二人三脚で、サプライズや感動がある、一生に一度の2人だけの大切な思い出作りを何百件もお手伝いしてきました。
そんなブライダルの経験を持つスタッフが集まることで、その会社でしかできないようなオリジナリティ満載の忘年会づくりをサポートします。

気になる方は、ぜひイベモンにお問い合わせください。

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