社内イベントの幹事が悩む代表格といえば「企画の内容」です。
懇親会や表彰式などタイトルは決まっていても、企画内容については幹事の腕の見せ所。イベントの目的に合わせて、参加者が楽しめるイベントを企画して、大いに盛り上がりたいものです。
今回は、社内イベントの企画のコツをはじめ、スポーツ系・サプライズ系・ゲーム系に分けて、おすすめのイベントを10個をご紹介します。
コンテンツ
幹事のお仕事
会社のお金を使ったイベントの幹事ですから、プレッシャーを感じるかもしれませんが、一つ一つクリアしていきましょう！
①幹事になったら確認すること ・予算
・予算
・参加人数
・イベント日時
・会場＆エリアの指定
・イベントの内容
いつ、どこで、誰が、何を、いくらで。 これが最初のポイントです。 この5項目を確認したら、次にやらなければならないことがあります。
②会場探し
会場さえ決まってしまえば、少なくともイベントを開くことができます。 会場探しの注意点をいくつか挙げさせていただきます。
・イベントシーズンは早めの予約を
入社式や内定式が一斉に行われる4月1日や10月1日、また忘年会シーズンとなると、他の会社でも会場探しを行っていることから、会場が見つからないといったケースが多々ございます。 また、複数の宴会場やホールを有するホテルやイベント会場の場合、空きがあっても競合企業の予約が重ならないようにお断りとなるケースもございます。 日程がすでに決まっている場合も、会場が決まったら日程を決めるという場合も、会場探しは早めの対応が必要です。
・できるだけアクセスの良い会場を
フォーマルな式典の場合、場所を変えて飲食を伴う懇親会を行うケースがございます。 記念パーティーの場合には、外部からお客様を招いたり、女性がドレスアップして参加したりすることもございますので、駅から徒歩圏内やタクシーでワンメーター程度で移動できる方が参加者の負担も少なくなります。 忘年会の場合は、一次会で帰る人にとっても、二次会に参加する人にとっても、できるだけ駅に近い方がありがたいですよね。 アクセスの良い会場は、参加者の満足度アップに直結します。
・会場費用にご注意を
幹事が最初に確認することとして「予算」を挙げましたが、初めて幹事を任された方は予算額が多く少し驚かれるかもしれません。 プライベートで居酒屋の忘年会コースを予約する場合と比較すると、発生する費用が異なります。
例えば、忘新年会やパーティーなどで飲食店を貸し切りにしたり、ホテルの宴会場を借りたりする場合、会場費や設営費用、マイクやプロジェクターなど音響機材のレンタル料等が発生することがあります。 飲食が無かったとしても、会場費用やレンタル費用は必要なのです。 消費税の他にサービス料がかかることもございますので、必ず「税込み・サービス料込」の金額を確認するようにしてください。
また、レストランを貸し切る場合には、飲食料で最低この金額を超えてください、という最低保証料金が設けられていることもございます。 参加人数とコース料金で最低保証料金を超えない場合には、お料理のランクを上げてもらうなどの方法がございます。
・会場利用時間は本番の前後1時間を目安に
パーティーを18時から21時で開催する場合、会場の飾りつけや受付の時間、後片付けや退出の時間を考慮する必要があります。 参加人数によりますが、会場を借りる時間は本番の時間プラス前後1時間程度が目安となります。 準備や撤収の時間についても会場費用は発生しますので、会場費用には注意しておきましょう。 なお、2日間に渡って同じ会場でイベントを行ったり、前日の夜に準備して朝から本番を迎える、という場合には、夜間も会場費が発生しますので、その点もご注意ください。
・収容人数にご注意を
感染症対策として、収容人数を減らしている会場がほとんどです。 昨年と同じ会場に頼もうと思っていたら、収容人数の関係で断られてしまった、あるいは広い会場に変更することになり予算が不足してしまった、というケースもございますので、いくつか候補を挙げておいた方が無難です。
さぁ、無事に会場が決まりました。次はイベントのコンテンツを企画しましょう。
③コンテンツ企画
イベントによって、すでにテーマや流れがある程度決まっているものがあります。 例えば入社式であれば、入社を祝い、新入社員が決意表明をする、辞令を渡す、という流れが一般的です。 忘年会であれば社員を労い、新年会であれば社員全員で新たなスタートを切る、といったテーマがあると思います。
このテーマや一般的な流れに、プラスアルファをもたらすのがコンテンツ企画です。 イベントごとに、コンテンツの一例をピックアップします。
・入社式＋記念品贈呈
ネーム入りのボールペンを贈呈することで、会社の一員としての自覚を促したり、帰属意識の醸成が期待できます。
・忘年会＋年末表彰
社員が揃う機会であり、表彰式を兼ねることで翌年へのモチベーションアップにも繋がります。 表彰式を大々的に別の機会で行う企業もありますが、表彰の機会がない企業にとって絶好の機会となります。
・ムービー作成
オープニングムービーはイベントの期待感を膨らませ、エンディングムービーは伝えたいメッセージを参加者に浸透させるために有効です。 また、表彰の場面では受賞者のお世話になった上司や恩師からのメッセージを流したりすることで、感動を演出することも可能となります。 緊張してうまく話せないという方にも有効です。
・ゲームコンテンツ（団体戦・個人戦）
社員数が多い企業やグループ会社合同のイベントでは、団体戦でのゲームコンテンツが選ばれることが多いです。 これは、従業員同士のコミュニケーションの促進や、一体感を醸成するのに効果的な内容です。 一方、個人戦は盛り上がりを演出して多くの人にゲームの景品が行き届くようにすることで、毎年の社内イベントに期待感を持たせ、個々の帰属意識を高めるのに効果的と言えます。 団体戦、個人戦どちらも、従来行われていたビンゴゲームやクイズなどをアレンジすることでマンネリ化を防ぐとともに、景品渡しで時間をロスしていた部分の見直しにも繋がります。
・タイムスケジュール作成
コンテンツは少なすぎても盛り上がりに欠けてしまい、詰め込みすぎるとグダグダ感が出てしまいます。 歓談時間、飲食時間も計算して、全体のタイムスケジュールを作成しましょう。
ここで挙げたのは一例です。イベントごとにコンテンツを企画するのも幹事の大変な役割であり、醍醐味でもありますので、ここまで来たら幹事の仕事を楽しみましょう。
④事前準備
会場もコンテンツも決まったところで、ここから当日に向けた具体的な準備が始まります。
・挨拶依頼
式典で挨拶をする方や乾杯の音頭を取る方には、事前にお伝えしておくのが礼儀です。
・記念品やゲーム景品などの物品手配
記念品は、会社ロゴを入れる場合には印刷会社などに発注する必要があります。 印刷に日数がかかったり、印刷会社も在庫がなく発注のためにさらに日数がかかるといったケースも考えられるため、問合せだけでも早めにしておく必要があります。 ゲーム景品は、実用的なものからバラエティ的なもの、高級食材や家電製品など様々なものを用意する方が参加者も盛り上がります。 発注先も多くなってしまうため、発注状況の進捗管理が必要になるのと、景品の配送をどうするかがポイントです。 全ての景品を会社に保管しておいて、イベント当日に会場に運ぶことは大変な手間と労力となります。 会場が許可してくれれば、当日時間前に到着するように手配しておく方法もありますので、ご相談してみてください。
記念品であれば予算が明確になっていますが、ゲーム景品は予算オーバーしてしまうこともあります。 会社によっては、役職者の方が特別賞を出す忘年会もあるようですが、予算配分には気を付けましょう。
・司会者
司会進行をお願いする方を決めましょう。 社内忘年会であれば、会社のムードメーカーや人事部で社内に顔が広い方に任せることが多いかと思います。 また、フォーマルな式典など、イベント内容によってはプロの司会者やフリーアナウンサーに依頼するケースもございます。 幹事は会場のスタッフとのやり取りやタイムスケジュール管理などもあり、司会者を兼ねるのは難しいため、あらかじめ司会者は決めておきましょう。
・下見
下見が不要なケースもあります。 レストランなどを貸し切って行うパーティーなどであれば、当日早めに会場に入り、設営を指示することができます。 しかし、参加者が多いイベントであれば設営にも時間がかかるため、下見は必須です。 ホールの外に受付を設けることも多々あり、会場のスタッフとの事前打ち合わせはしておくべきです。
・告知
イベントの日程と会場が決まったら、告知をしましょう。 メールでお知らせする方法が一般的だと思いますが、趣向を凝らして一人一人に招待状をお渡ししてみてはいかがでしょうか？ また、イベントの告知動画を制作するという方法もございます。 社内イベントは社員のために行うイベントですから、スルーされず多くの社員に参加してもらえるように、ぜひ工夫してみてください。
これで、事前準備はこれで終了です。 残すは本番当日、タイムスケジュール通りにイベントが進むようにコントロールしていきましょう。
【企画の準備】社内イベントを成功させるポイント
イベントの目的を明確にする
イベントの目的を明確に決めることで、企画全体に一貫性が生まれます。参加者が楽しめるような企画をイベント内に組み込む際も、目的達成に近付くようなコンテンツを選ぶことができるようになります。また、社内イベントでありがちなのが「毎年同じものばかり企画している」というマンネリ化です。定期的に行う社内イベントでも、その都度イベントの目的を設定することで、企画内容も様変わりし、参加者の満足度も向上します。具体的な目的例としては、
「他部署の人と親睦を深めてほしい」
「上司と部下の垣根を越えて仲良くなってほしい」
などがあります。「今、社内の課題は何だろうか。」と会社を見つめ直し、目的を定めることが大事です。目的が固まると、その後の企画内容の決定が段違いに進みやすくなります。
社内イベント企画の進め方
社内イベントの目的を明確にしたら、次に「日時とイベント内容」を決めます。その後、イベントが開催できる設備が整った会場を探します。会場は時期によって取りにくい時期もあるため、予約はできる限り早く済ませることが賢明です。また、会場はかならず下見してから決めましょう。
会場が押さえられたら、次は「告知」です。方法は、イベントの情報を記した案内文を社内メールで一斉に送信します。「〇月〇日までに参加の可否をご返信ください」と期日を設けることも重要です。それぞれ仕事やプライベートの兼ね合いもあるため、遅くとも2週間前までには案内メールを送信します。
社内へのイベント開催通知と同時に進めたいのが「イベント準備」。イベントの実行委員と話し合い、当日のプログラムを組み立てます。手間と感じても、マニュアルを作って共有することが大事です。
プログラムの大部分が決まったら、「小道具や音源の準備」に入ります。社内イベントといえども準備は大切。幹事さんは通常業務と並行して進めることになるため、イベントの準備で慌ただしくなりますが、当日の成功をイメージしながら円滑に進めていきましょう。
社内イベントを企画する際に心掛けること
社内イベントの多くは、「社員同士の交流を深め、モチベーション・エンゲージメントを高めること」が目的として挙げられます。最初にご紹介したように、社内イベントの目的を明確にすることを忘れないようにしましょう。また、社長や役員の挨拶のみの一方通行な社内イベントも避けたいもの。もちろん挨拶も大事ですが、時間を多く割いてしまうと従業員は受け身になりますし、せっかくの交流機会も減少します。
【企画】スポーツ系の社内イベント
①卓球大会
卓球は、運動が苦手な人も一緒に盛り上がれるイベントです。個人戦で行うのもいいですが、社内の親睦を深める目的であればダブルスで対戦するのも面白いでしょう。卓球経験者は利き手ではないほうでラケットを持つと、公平性が保たれて楽しむことができます。また、スリッパやうちわといったラケット以外のものを使用することで、難易度が上がり、非日常感も演出できるためお勧めです。
②ダーツ大会
卓球と同じく、運動が苦手な人でも楽しめるのがダーツのいいところ。チーム戦にして総合点を競うイベントにすれば、一体感も高まります。ダーツを知らない人にルールや投げ方を教えるのも、コミュニケーションの1つになります。せっかく大会形式にして競うので、優勝チームには景品をプレゼントするとさらに盛り上がるでしょう。ダーツの設備がある飲食店も増えていますので、飲み会を兼ねて気軽に楽しむことができます。
③プロレスのように盛り上がる表彰式
営業マンたちを表彰する際におすすめなのが、プロレスのような勢いをもたせた表彰式。音楽もプロレスの試合で使われる曲にし、司会者もリング上を連想させるようなフレーズで参加者を煽ります。従業員にはタオルを配り、
「よっしゃーーー！！」
「待ってましたーーーー！！」
とプロレスのノリで振り回してもらうとより盛り上がるでしょう。イベント名も、プロレスを意識した「株式会社〇〇〇〇 セールスタイトルマッチ2023」などにすることもお勧めです。受賞者には表彰状ではなく、チャンピオンベルトを贈るとさらに雰囲気が盛り上がります。
【企画】サプライズ・感動系の社内イベント
④社長や重役がアレに変身！？意外過ぎる爆笑企画
懇親会や忘年会など、盛り上がりたい会社イベントでおすすめなのが「トップ層の大変身」。会社ではお堅い雰囲気の社長や重役からは想像できないような、派手な変身で会場は大盛り上がり。変身するのは、レディー・ガガさんやサンシャイン池崎さんなどの見た目が特徴的な人がお勧めです。わかりやすい“変装”を選ぶことで、見ている人が反応しやすくなり、会場は盛り上がります。ヒットソングの熱唱や知名度の高い一発ギャグを披露すると、更に盛り上がることでしょう。ポイントは、中途半端にしないこと。社長や重役に“恥”を捨ててもらい、しっかりと真似してもらえるよう徹底的に仕込みます。
⑤両親からのメッセージ動画
表彰式でお勧めなのが、従業員のご両親によるサプライズのメッセージ動画。イベント従業員は仕事が忙しく、帰省できていない人も多いのではないでしょうか。本人に内緒でこっそりご実家へお邪魔して、お祝いメッセージを撮影します。受賞のタイミングでご両親からのメッセージ動画を流せば、本人は嬉しさや恥ずかしさ・驚きが混ざって感動を呼ぶことができます。ご両親にとっても、子供が会社で受賞するのは誇らしく嬉しいものです。両親の大切さを噛みしめ、さらにサプライズのメッセージ動画を準備してくれた会社メンバーも、感謝の気持ちが湧いてくるでしょう。結果として、帰属意識やモチベーションの向上につながります。
⑥上司からのメッセージ動画
従業員のご両親が難しい場合は、上司からのメッセージ動画もサプライズ演出におすすめです。同じ表彰式会場にいるはずの上司からのメッセージに、受賞者もきっと驚くことでしょう。普段は厳しい上司からお祝いの言葉をもらうと、部下は「認められた感覚」を抱き、非常に嬉しい気持ちになります。メッセージ動画を見ている他の人も「いつか自分も！」と、仕事へのモチベーションへ繋げることが可能です。
⑦まるで結婚式！ダイジェストエンドロールの上映
結婚式の締めくくりの定番でもあるダイジェストエンドロール。結婚式当日にその場で編集し、最後に流すダイジェストエンドロールは、社内イベントでも活用できるコンテンツです。エンドロールで自分の顔が少しでも映れば、従業員も主役感を感じて満足感が高まります。エンドロールの内容は、結婚式と同じく、会場に入る様子からイベントで盛り上がる様子まで、一連の流れを撮影し、編集します。ダイジェストエンドロールはとても思い出に残るため、後日従業員にプレゼントすると喜ばれます。その映像をご自身の結婚式で、「会社紹介」として活用する人もいます。
【企画】全員参加型のゲームイベント
⑧サバイバルゲーム
身体に当たっても痛みを伴わないBB弾を使い、チームで対戦するサバイバルゲームは、最近社内イベントとしても人気が高まっています。作戦を立てる人や攻める人、陣地を守る人など分担して戦うことで盛り上がることができます。チーム対抗戦のゲームなので一体感が高まり、社内の人間関係にも良い影響を与えてくれます。「意外と策士なんだな」と、従業員の意外な一面を発見できるかもしれません。
⑨宝探し
ショッピングモールなどでも開催されている宝探し。地図を用意して全員に配り、謎を解きながら会場に隠された“お宝”を探していくイベントです。社内の人しか分からない問題を盛り込むなど、会社のオリジナリティも発揮できます。お宝を見つけた瞬間は、みんな声を上げて喜ぶでしょう。謎を解けたり宝を見つけたりすると、達成感があり、チームワークも高まります。「この問題わかる人いる？」など自然とコミュニケーションが生まれるので、親睦を深める際にお勧めのイベントです。
⑩謎解きゲーム
宝探しより手軽にできるのが謎解きゲーム。謎解きには社長や社内の人を登場させることで、オリジナリティが生まれます。謎解きはみんなで案を出し合いながら答えを導き出すチーム戦。自然とコミュニケーションが増え、普段生まれないような盛り上がりを見ることができます。さらに優勝チームに景品をプレゼントすることで、「あの商品が欲しい！」とさらに謎解きに夢中になります。イベントが終わった後は、それまで以上に仲が深まっているでしょう。
よろしければ、下記のコラムも是非お読みください。
▼【保存版】100人超でもOK！会社のみんなが楽しめるゲーム・イベント15選
イベモンのイベントプロデュースの流れ
イベモンのイベントプロデュースの流れをご紹介いたします。
下記、イベントプロデュースの流れをご覧ください。
このように1～8の項目でイベントをプロデュースしております。
ここから、重要なポイントをいくつかピックアップしてご紹介させていただきます。
１．課題ヒアリング
まず一番始めに行わせていただくのが、この課題ヒアリングです。
先に述べたようにイベントは企業の課題を解決するためのツールの一つです。
この課題ヒアリングでは企業の課題から、何が原因なのか、現状はどうなのか、そして未来の姿をヒアリングさせていただきます。
これによって課題を解決する為に、どこにどのようなアプローチをする必要があるのかを見極めます。
２．イベントテーマ決定
課題を明確にできたら、次はイベントテーマ決定をします。
これはイベント全体がぶれないようにするために設定します。例えばエンゲージメントを高めるという目的のイベントであっても、
テーマが一体感と感動では企画する中身が全く変わってきます。（例：一体感であれば全員でギネス記録に挑戦！感動であればサプライズ要素を企画に盛り込むなど）
イベントを企画する際には複数の人が関わってきます。
このようにテーマを設定して進めることで、全員が同じ方向を向いてイベントをより良いものにするよう円滑に話し合いができるのです。
３．イベントの振り返り
最後はイベントの振り返りです。
イベモンではイベント当日だけでなく、その後にしっかりと効果が表れているのか、という点を大事にしております。
もちろん一回のイベントで企業の課題が全て解決できればそれに越したことはないのですが、企業の課題を解決するというのはそう簡単なことではございません。
だからこそ、イベントの振り返りを行い、次にターゲットとする場所や課題を再度洗い出し、長い目で企業の課題と向き合っていきます。
「社内イベントを面白くしたい！」そんな時はイベモンが力になります
社内向けといっても、イベントの準備は大変なものです。プログラムを考えて会場を押さえたり、小道具や曲を準備したり・・・。「忙しくて間に合わない！」「でも面白いイベントにしたい！」という際は、イベントのプロに外注するというのも1つの方法です。
社内イベントを面白くしたい！という方は、ぜひイベモンまでご相談ください。
