幹事は進行表が命!進行表やプログラムを作る際の抑えるべきコツやポイント3つ

社内イベントの幹事に抜擢をされ、何をしていいか分からない方も多いと思います。

幹事にとって命と言っても過言ではないものは「進行表」や「プログラム」です。
進行表やプログラムが事前にしっかりと準備ができていれば、安心してイベント当日を迎えることができます。

今回は進行表やプログラムを作るときに抑えるべき3つのポイントやコツをご紹介します。

時間配分は「ゆとり」を持って作成する

進行表・プログラムは時間通りにスムーズに進行する、決められたイベントを漏れなく進行するためにあります。
スムーズにイベントを進めるためにも、時間配分はとても重要と言えます。

社内イベントは思った以上に時間がかかるという項目がたくさんあります。

例えば、

・社長や役員、上司からの挨拶が長引く

・酔っぱらいが続出で進行の妨げをされる

・景品が当たるビンゴゲームで、思った以上になかなかビンゴが出ない

・進行表にないこと(カラオケなど)を急にやりたい!と言われる

など、事前に用意をした進行表・プログラム通りに進まないことが多々。

各イベント“5分”の余裕を持たせる

何が起きても大丈夫なように、あらかじめ時間配分には5分ほどの余裕を持たせるようにしましょう。

例えば、上司からの挨拶など本来は3分で終わらせてもらいたいが、念のため進行表では“8分”程取るなどをしておくといいですね。

またゲームなどは、内容によっては大幅に伸びる可能性が出るので、10分ほど余裕を持たせても大丈夫です。

イベントは時間通りに進行が進むということは“ほとんどない”と考えておくといいでしょう。

「歓談時間」を必ず作る

幹事にとって“特にイベントごとがない歓談時間”は、参加者が飽きてしまうのではないか、つまらない時間になってしまうのではないかと思い、内容を詰め込んでしまいがち。

これは、大きな間違いです。

歓談時間は“必ず作る”と思っておいてください。

歓談時間をなくしてしまうと、多くのデメリットを伴うことが。

例えば

・お酒を飲んだり食事をしたりする時間がない

・他部署の人と話す時間がなく残念だった

・イベントの時間が押して、終わりの時間が延び終電を逃す社員続出……

など、参加者から不満が上がることが多くなりがちです。

歓談時間は大切なイベント

歓談時間も一つのイベントとしてとらえるようにしましょう。
参加者はお酒や食事を楽しみに来ている人もいますし、仕事ではあまり話すことができない人たちとの関わりを楽しみに来られる方もいます。

またイベントが押したときには、歓談時間で時間調整ができるので、誰にも迷惑をかけることなくスムーズな進行を行うことができるため、賢い幹事さんは必ず歓談時間を取ります。

全員集合写真は進行表の前半に入れ込む!

社内イベントでは定番の“全員集合写真”。

イベントの終わりに記念に撮影しよう!というのがよくある流れ。

ですが、お酒で顔も真っ赤になってしまっていたり、酔っぱらってトイレにこもりきりの人、時間の関係で先に帰宅した人など、進行表の最後に入れるとあまりよくない傾向に。

皆さんが元気で表情が明るく、全員が揃っているイベント前半部分に全員集合写真を入れるとベスト!

前半に入れることで、もう一つメリットが!

参加人数が80名くらいまでであれば、ポータブルサイズの写真印刷機を用意しておき、前半で撮影した集合写真をイベント中に印刷し、イベント終了後にその場で全員に配布することが可能になることも!

この日の思い出としてお土産に持って帰ることができるのもいいポイントですね。

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