年末が近づき、忘年会や新年会の企画、準備を始める時期になりました。 依然として新型コロナウイルス「第8派」への懸念はあるものの、政府は11月上旬に現状「新たな行動制限は行わない」との基本姿勢を強調しました。この方針を受け、久しぶりにイベント開催を検討されている企業様も多いのではないでしょうか。
さて、「社内イベント」と検索すると、「参加したくない」「断りたい」「参加しなかったら会社の評価が下がるのではないか」といったネガティブな意見を目にする機会があると思います。2020年にリリースされたAdoさんの楽曲「うっせぇわ」の歌詞の中にも、飲み会での気遣いの強要に関する不満が表現され、若者の共感を呼んだのも記憶に新しいところです。 企画する会社側も、参加者にとって「社内イベントは何が最適か」というのは気になるところかと思います。
そこで今回は、開催側として社内イベントにどのように配慮して参加を募るべきなのか、また参加者側としてどのような対応を取ればマナー違反にならないのかを解説いたします。
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社内イベントとはどんなもの？？
まず、会社の「社内イベント」にはどのようなものがあるのでしょうか。会社のイベントとして、「業務内」に行われるイベント・「業務外」に行われるイベントの2種類にわけて解説いたします。
強制参加の社内イベント
強制参加の社内イベントは、会社の業務にかかわるイベントで社員総会・決起会・研修などが該当します。
会社からの命令で「業務」として判断されるイベントは「不参加＝業務をしない」となり、評価やその後の関係性にも影響がでます。ただ、会社側もすべてを強制参加にすると、不満が出たりパワハラと言われかねません。従業員が納得して参加できるよう、イベントの目的を明確にすることが重要です。
・会社の業績、方針、新事業などの共有
・社員の功績の表彰
・全社での懇親・交流会
など、事前にイベントの明確な目的を周知するようにしましょう。また、業務時間外に開催する場合は、残業代を支給する必要もあるため、時間設定にも注意が必要です。
任意参加の社内イベント
任意参加の社内イベントは、交流を目的とする忘年会・新年会・懇親会・ファミリーデーといったものが該当します。このような交流を目的とするイベントは、休日や業務時間外に行われることが多いため、任意参加となるケースが多いのではないでしょうか。 交流系のイベントは参加者個人の気質によって好き嫌いが分かれ、内向的な人にとっては苦痛を感じることもあるようです。
また、最近の若手社員は、仕事とプライベートを区別する意識が高く、業務時間外の社内イベントへの抵抗が大きい傾向にあります。 会社側は参加を強制せず、参加者側が参加・不参加を選ぶことができるようなイベントにしましょう。
どうして社内イベントに参加したくないのか？
せっかく社内イベントを開催するのですから、気持ちよく参加してほしいものですが、「参加したくない」「断りたい」と感じる従業員は一定数いるものです。 なぜ「参加したくない」「断りたい」と感じるのでしょうか。その理由を3つに分けてご説明します。
①時間がもったいない
業務内の開催であれば、業務が滞ってしまい、最悪残業になってしまうケースも発生します。また、業務外の開催であれば、プライベートの時間が削られ、自分の時間を大事にしたい社員にとっては不満に感じられることでしょう。企画内容も魅力を感じなければ、それこそ時間の無駄ではないかと感じてしまします。だからこそ「参加する時間がもったいない」と感じてしまい、参加意欲の低下・参加率の低下に繋がっていくのです。
②お金がかかる
社員総会や式典などのかしこまった社内イベントは、会社負担で実施されるためお金がかかることはあまりありません。しかし、歓迎会や忘年会などの懇親を目的としたイベントでは、一部会社の経費から落ちることがあっても、個人の金銭負担が生じることもよくあることです。賃金の伸び悩みや物価の上昇により金銭的に余裕がない社員にとっては、個人の金銭負担は受け入れがたいものがあります。また、気分がのらないイベントほど費用負担があるとさらに参加意欲も低下していきます。
③人間関係に負担がかかる
多くの人が集まる社内イベントでは、普段接しない人との交流も生じます。社交的な性格ですと、その交流が楽しいと感じることでしょう。しかし、内向的な性格だと、話題が見つからずに苦労することもあるかもしれません。また、冒頭でご紹介したAdoさんの楽曲の話にも通じますが、人が多く集まるイベントでは暗黙のルールのようなものがあり、特に若手社員が気遣いを強要されるシーンが多くあります。飲み会でのお酌や注文のとりまとめなど、上下関係や気遣いに精神的な負担を感じる方は多いでしょう。コミュニケーションを重要視するほど、それが負担になると感じてしまう人も多く出てしまうのです。
社内イベントのメリットデメリット
ここまで、社内イベントはどのようなものか、なぜ参加したくない社員がいるか、について言及しました。それでも、社内イベントを開催する、参加するメリットもあります、一方で注意が必要なデメリットもあります。
ではいったいどのような内容なのでしょうか。下記にて紹介いたします。
社内イベントのメリット「コミュニケーション促進」
開催する側にとっての最大のメリットは、社員同士のコミュニケーションを深め、一体感を醸成できる、ということです。業務外での繋がりを作ることで、相互理解を深め、業務の円滑化を図ることができます。また、それは参加者にとっても同様にメリットになります。困ったときに助けてもらえる人脈作りは、スムーズに仕事をするうえで重要です。一緒に働く社員の姿を直接確認し、相互理解を深めるということは、本人のモチベーション向上にも繋がります。
社内イベントのデメリット「開催側と参加者側の負担」
開催する側にとって、社内イベントの企画・準備は煩雑で時間のかかるものです。通常業務以外の作業が増え、負担を強いられます。また、参加する側は、時間・お金を犠牲にして参加することもあり、モチベーション低下に直結してしまう、という最悪のケースも考えられます。開催する側、参加する側、どちらにとっても負担にならないよう配慮が必要です。
それぞれの考えるべきポイントとは
では、社内イベント開催にあたり、開催側と参加者がそれぞれ考えるべきポイントはどのようなものでしょうか。
開催する会社・幹事が考えるべきポイント
開催する側にとって重要なことは、参加者にとって負担がなく、メリットがあるイベントを企画し、参加者にきちんと周知することです。
①参加は強制なのか、任意なのかはっきりさせる
社内イベントが、「業務内」なのか「業務外」なのかをはっきりと参加者に通知しましょう。業務内なのであれば「なぜ仕事として参加しなければならないのか」を参加者に伝えるように意識が必要です。業務外であれば、「参加しなかったら、評価に影響が出るのではないか」「人間関係に影響が出るのではないか」といった雰囲気にならないようにも配慮も必要です。
②参加した場合のメリットを事前に提示
イベントの目的や意義を事前に周知しましょう。具体的には、会社からの重要な発表がある、来期の人事発表がある、表彰がある、懇親目的のゲームがある、など参加することで享受できるメリットを事前に明示します。参加者側は納得して参加できるようになり、内容によっては期待感をもって参加してもらえるかもしれません。
③不参加の場合に、断りやすく
出欠確認で、断りやすい雰囲気づくりも大切です。断り切れずに仕方なく参加し会社への不信感につながる、といったネガティブな感情に繋がることは避けたいところです。手軽なアンケートフォームの活用や、他の人に回答状況がわからないよう一人ひとりへメールするなど、配慮が必要になります。
参加者が考えるべきポイント
では、参加者側が考えるべきポイントは何でしょうか。会社や幹事が企画したイベントには、何かしらの目的があって企画されています。「なんとなく行きたくない」は失礼になることもあり、慎重に考えましょう。
①参加が強制なのであれば業務として割り切る
強制参加のイベントは、会社にとって社員に必須・重要な内容がほとんどです。仕事・業務の一つと考えて、割り切って参加しましょう。強制参加のイベントは「業務」であり、明確な理由なしに欠席すると「業務の調整ができていない」という評価に繋がることもあります。任意参加であれば、イベントの目的を理解し、「参加したい」「参加したくない」で選択してもマナー違反にはなりません。
②断るのであれば表現は丁寧にするのがマナー
参加を断る連絡を入れる場合、内容・文章・表現が失礼だと、今後の関係性にも影響します。相手も同じ社員なので、「頑張って企画したのに・・・」といった残念な気持ちになってしまいます。「せっかく企画してくださったのに申し訳ありませんが・・・」といった具合に、相手の労を労って断るのがよいでしょう。
③イベントの共有があれば確認する
イベント後に内容の共有があれば必ず確認しましょう。重要な内容があったり、実は思っていたより楽しそうなイベントだった、実は景品があったなどの可能性もあります。もし「社内イベント＝面倒くさいから参加しない」と思っている方がいましたら、固定観念にとらわれずにきちんと確認することをおすすめします。
参加率を向上させたいときは
参加側にも様々な事情や思いがありますが、開催する会社側の意見としては、やはりせっかく企画するので参加してほしいという想いも強いかと思います。 そこで、参加率を向上させるためのポイントを４つご紹介します。
①目的を明確に
社内イベント開催の目的を計画段階から明確に設計し、事前に参加者に提示するようにしましょう。なぜこのイベントが必要なのかが伝われは、参加者側も参加する意義を感じることができ参加率向上に繋がります。
②参加しやすい日程を設定
参加者にとって休日や業務時間外はそれぞれのプライベートもあり負担になります。特に昨今は「ワークライフバランス」や「働き方改革」など多様な働き方を整備する中で、プライベートの犠牲は忌避される傾向があります。多くの人が参加しやすい日程になるよう配慮しましょう。参加者を尊重する意味でも、日程を調整するだけでも反応は違います。
③交流が負担にならないコンテンツ作り
懇親目的のイベントでは、内向的な性格の参加者にとって負担となるコンテンツもあるかもしれません。誰でも負担なく、参加しやすいコンテンツを考えることも重要です。
④本当にイベントでないとできないのか考える
目的によっては日々の業務に盛り込むことができる場合もあります。懇親会を社内SNS内での活発な交流に置き換えたり、表彰式は動画にまとめて配信にしたり、と内容や目的次第で様々な工夫も可能です。今まで当たり前に実施していた社内イベントを一度見直してみるのもよいかもしれません。イベント開催にこだわらず、参加者へ伝えたいことが伝わるような方法を選択してみましょう。
時代に合わせたイベント提案が必要
時代の移り変わりとともに価値観も変化し、社内イベントに参加する意識も変わっています。イベントを企画する側も、参加する側も、社内イベントにメリットを感じ、負担なく参加できるイベントが理想的です。 イベモンでは、様々なコラムで社内イベントのお役立ち情報をご紹介しております。各イベントに合わせた情報を解説しておりますので、ぜひご覧ください。 https://evemon.jp/column また、弊社イベモンでは、対面・オンライン問わず、社内総会、表彰式、入社式・内定式、懇親会などの社内イベントのプロデュース実績が多数ございます。幹事様のご負担を軽減し、また参加者が楽しめるイベントのご提案が可能です。 お気軽にお問合せください。
