働き方の多様化、社会情勢、こういった面から、社内イベントをハイブリット型で行うということが世の中に認知され、実施する企業が増えてきています。
今回の記事では、「ハイブリット型のイベントを企業イベントにどのように活用したら良いか。」という疑問にお答えできる記事にいたします。
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「ハイブリット型イベント」とは？
ハイブリッドイベントの認識として、
「どのイベントのことか分からない」
「何となくは分かるけど、どのように実施するのかわからない。」
という方もいらっしゃるかもしれません。
この章では、上記のような疑問を解消できれば幸いです。
ハイブリッド＝「オンライン×対面」
ハイブリットイベントとは、「オンラインイベント」と「対面イベント」を組み合わせた実施方法です。
オンラインイベントは、接続環境が整っていれば、どこからでも参加でき、場所を選ばない気軽さがあり、対面イベントは、参加者同士の熱量を直に感じ取れたり、五感を使った体験ができたりします。
ハイブリッドイベントは、上記の双方の利点を兼ね備えている点が強みです。
最近の企業イベントの依頼では、”社会情勢” と ”参加者との距離感” 、それぞれを加味して、「ハイブリット形式」を希望される企業様が増えています。
コロナの情勢に適した開催方式
コロナ感染拡大防止のため、これまでのイベントを中止されてきた企業は多いと思います。
中止したことによって、改めてイベントについて考える機会となった企業も多いはず。
リモート勤務などで、社員同士のコミュニケーションが少なくなり、社内イベントは必要だと考える企業、これまで社内イベントを実施いしてきていたのでそろそろまた実施したいと考える企業。
イベントの捉え方は様々ですが、社内のコミュニケーション促進やモチベーション向上を目的にイベント開催依頼を受けることが多くあります。
そんな中、開催したい気持ちはあれど、悩ましいのは感染状況です。今は比較的感染者数が少なくて良いかもしれないが、開催する３か月後、半年後はどうなっているかわからない。
社会状況の先行きが見えないので、オンラインで開催すべきか、リアルで開催できるのか、企業側も依頼を受ける私たちもどちらが良いとは言い切れないのが現状です。
そこで、状況を見ながら、柔軟に対応しやすく、開催につなげられるハイブリット型イベントを提案させていただいています。
ハイブリットイベントはオンライン、リアル両方の準備を進めていくので、イベント直前にコロナの情勢が変わっても、ハイブリットからオンラインへ変更することできます。
ハイブリッドイベントの作り方
それでは、ハイブリットイベント開催の手順を紹介していきます。
作り方① 参加人数の推定
まずは参加者数の把握です。
全体の人数はもちろん、「オンライン参加」「リアル参加」それぞれの人数を確認します。
通常の懇親会のように全従業員対象のようなイベントは、参加者の希望で確定できます。
表彰式や入社式など、対象の従業員とそうでない従業員がいる場合は、概ね対象となる「従業員がリアル参加」「そうでない従業員は、リアル参加 or オンライン参加、コロナの情勢によってはオンライン参加のみ」にすることが多いです。
このように、「イベントの目的」や「コロナの情勢」を加味して事前にどちらに参加してもらうか決めていきます。
作り方② 会場選び
次に、会場を選びます。
リアル参加の人数が収容できるかどうか、また、余裕ある広さかどうか、通信環境の整備が整っているかどうかなど、確認が必須な点は多いです。
他にも、有線の有無、機材等のレンタルが可能か、機材を借りる場合はレンタル料の確認。
設備面では、スライド投影のスクリーンの有無や、機材の設置スペースの確認が必要になります。
作り方③ 配信機材の準備
さらに、ハイブリットイベントに欠かせない配信機材の準備です。
まず必要になるのはカメラです。その他配信用のパソコン、マイク、照明など配信のクオリティを求めれば準備する機材も増えます。
一つ一つ決して安いものではないので、購入するのか、レンタルするのかを決めることが必要です。
会場が自社ではない場合、それらの機材をどう運ぶのか。会場でその機材は使えるのか。これらは、早めに決めて確認しておくことをお勧めします。
作り方④ 役割分担
実は、ハイブリット開催となると、運営陣の役割は多くなります。
それぞれどのような役割が必要なのか紹介します。
・イベント当日のディレクション：当日の現場監督
・音響：配信の音声、音質、BGM等を担当
・照明
・カメラ撮影：配信映像の撮影、会場のイベントの様子を撮影
・配信テクニカルスタッフ（スイッチャー）：配信映像の切り替え操作
・配信ツール操作者：配信ツール（zoom等）の操作
・会場受付、誘導
・イベントプランナー：イベントの企画
・映像制作者：イベント映像を制作
・司会者：イベントの進行
などです。これは役割によって複数人数必要な場合もあります。
作り方⑤ インタラクティブ要素の組み込み
ハイブリットイベントを開催する際、気を付けておくべきことがあります。
オンライン参加者とリアル参加者の温度差です。これは、ハイブリットイベントの課題として良く上がる事項です。
考えられるケースとしては、会場ばかりが盛り上がり、オンライン参加者を置いていっていってしまったり、反対に、オンライン参加者の声ばかり拾ってリアル参加者への対応をおざなりにしてしまったりです。
プログラムの内容、進行の仕方、この部分のクオリティを高めないと、どちらかが白けてしまい、イベント自体が失敗に繋がりかねません。
両参加者の一体感をどう生むかという点がハイブリットイベント開催の肝であり、そのための企画・演出・プログラム構成（休憩など含む）などを熟考する必要があります。
作り方⑥ イベント開催の目的を明確にする
イベント全体のゴール設定に加えて、「なぜハイブリット開催にするのか」を運営側として明確することをお勧めします。
オンライン参加者とリアル参加者は同じ参加者ではありますが、状況が違うので両者を平等に扱うことは難しいです。
ハイブリッドイベントでは、それぞれの参加状況の特性を活かし、「どちらで参加しても良いイベントだった」と思ってもらうのか、それとも敢えて会場参加の方が面白くなるよう設計し、「来年は会場に足を運ぼう」と思ってもらえるようにするか、と目的によって企画を変えることが必要です。
そうすることで、後のプログラム内容が決めやすくなり、イベントの企画が円滑に進むようになります。
外注業者を上手く使ったハイブリッドイベントの作り方
ハイブリットイベントは、オンラインイベント、リアルイベントそれぞれの良さを兼ね、社会状況にも柔軟に対応しやすいイベントです。
しかし、上記の作り方を読んで、お分かりいただけると思いますが、２つのイベントを同時に準備するようなものなので、運営は煩雑になりやすく、それぞれに配慮も必要で入念な準備が必要になります。
通常業務と合わせて、イベントの準備も行うと想像すると、たじろいでしまう方もいらっしゃるかもしれません。
せっかくのイベントを実施させたい、社会状況、従業員の考えに添ったもので尚且、イベント担当者の負担を軽くしたい。
そうなった場合は、外注をお勧めいたします。「餅は餅屋に」です。
そこで、どんな外注方法があるかをご紹介します。
題して「外注を上手く使った作り方」です。
①配信代行業者
企画やイベント全体の運営は社内の担当者で受け持ち、機材や専門知識を必要とする配信に関しては専門の業者に任せる。
機材購入やその後の管理、配信についての専門知識を有している。これらを自社で既に有しているというのであれば話は別ですが、
そうでない場合色々揃える予算、時間を考えると外注することをおすすめします。
②イベントスタッフ派遣会社
ハイブリット開催となると、先に挙げたように運営に関わる人数が多く必要になります。
通常業務もある中、あまり人員を割けない場合、運営スタッフを派遣会社に派遣してもらうことができます。
③イベントプロデュース会社
イベント担当になったとはいえ、企画運営に不安があるのなら、企画から一緒に考え、当日の運営、さらにアフターフォローまでそろっているイベントプロデュース会社にお任せする方法もあります。
例えば、イベモンではイベントの目的をヒアリングし、目指すゴール達成に向けた企画の提案、配信機材スタッフもそろっており、当日運営もすべてお任せいただけます。
担当者の業務負担を減らせる他、イベントそのもののクオリティアップにも繋がります。
最後に
いかがでしたでしょうか。
今回ご紹介したハイブリットイベントは、ほんの2,3年前にはほぼ無かったイベント開催方法です。
コロナによる社会状況の変化、働き方の多様化、インターネットの普及により、企業イベントの開催方法も日々進化しています。
今の状況下で、
「どんなイベントが有効か」
「どんなことができるか知りたい」
「イベントを開催したいけど、やり方がわからない」
「イベント開催に予算はどれくらいかかるものなのか」
などなど、イベントに関してのご相談もイベモンは受けつけております。
どうぞお気軽に、下記のボタンよりお問合せください。
