コロナ禍の中、「社員総会をオンラインイベントでプロデュースしてほしい」といったご依頼をいただくことが増えてきました。その中で、実際に行なった社員総会の事例をご紹介いたします。
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イベント概要
まずはじめに、イベントの概要をお伝えいたします。
形式：オンライン（ZOOM）
背景：社名の一新、例年のイベントの期待を超える
目的：会社方針の共有・一体感を持たせる
参加人数：約400名（全社員）
こちらのIT企業様は、社名を一新した節目ということもあり、昨年度を上回る社員総会（キックオフイベント）を開催したいと仰っていました。
そこでイベモンは、お客様との協議の結果、目的達成のため次のプログラムの作成しました。
社員総会のプログラム
- オープニング映像
- 開会挨拶
- 社長講話
- 内定者紹介
- 表彰
- 休憩
- 懇親会（ゲームコンテンツ）
- エンディング映像
次のセクションにて「上記のプログラムを設計した際のポイント」をお伝えいたします。
各プログラムで意識したポイント
プログラム項目にはそれぞれ組み込む意図があり、その積み重ねが結果としてイベントの満足度向上に繋がります。
各プログラムで意識したポイントを記します。
１．オープニング映像
今回の社員総会の目的として「前年度の期待を超える」というものがあったため、前回のイベントには無かった「カウントダウン」をオープニング映像の前に組み込みました。
開会15分前からカウントダウンを流し、カウントが0になった時点で「オープニング映像」を流しました。
オープニング映像には、豪華さ・イベントへの期待感を煽られ、参加者の参加意欲を増進させる効果があります。
社内イベントの一般的なイメージで「固い」「業務の一環」といったものがあるかと思います。そのため、イベントスタート時のオープニング映像によってこのイメージを払拭することにより、「なんだか楽しそう」「今回のイベントは違う・・・！」という気持ちを持っていただくことができます。
今回は、イベントに込めた想いを熱い演出とともにお届けし、参加者の注目を集めることができました。
２．開会挨拶
開会挨拶は、「司会者による自己紹介」や「イベントの注意事項の説明」をするために必要です。
「イベントの注意事項」に関しては、情報を確実に届けることを重点を置き、スライド画面を投影し行いました。
３．社長講話
イベントの主旨である「会社方針の共有」を成すための最も重要なプログラムです。
この場面では、「社長による熱量」と「共有事項」を同時に伝える必要があると考え、投影スライドの右上に社長の姿をワイプにて表示しました。
４．内定者紹介
企業様のご希望で内定者の紹介をこちらに組み込ませていただきました。
今回は、自己紹介スライドを投影した後に、内定者ご本人によるコメントを頂戴しました。
「社長講話」により変革の兆しを感じさせ、「内定者紹介」により時代の切り替わりを認識させることで、本イベントのメッセージ性を強くすることに成功しました。
５．表彰
次に、前年度のMVP表彰を行いました。
受賞者への賞賛の意味を込めつつ、会社の発展に繋がったナレッジの共有をしてもらい、非受賞者のモチベーション向上にも繋げました。
会社が一体感を持つための欠かせないプログラムの1つとなりました。
６．休憩
次の懇親会との切り替わりを演出するため、休憩を挟みました。
本番では「休憩中スライド」の表示とBGMを流しました。
「従業員へメッセージを伝達するフェーズ」と「リラックスして楽しむフェーズ」を休憩にて分けることにより、参加者が気持ちを切り替えられるようプログラム設計をしました。
７．懇親会（ゲームコンテンツ）
今回は「一体感を高める」といった目的があったため、参加者同士が協力して臨めるゲームコンテンツを用意しました。
コンテンツ選びの際にも明確な意図をもって選ぶことで、イベントの完成度は高まります。
コンテンツ選びを怠るとイベントが失敗する恐れがあるので注意が必要です。
９．エンディング映像
懇親会終了後、司会から閉会の挨拶を行います。
その後、イベント風景を実際に撮影し作成した「エンディング映像」を上映しました。
映像に「社長や内定者の話す姿」などのイベントの表面側のみならず、「イベントのセッティング風景」や「イベント実施前の運営陣の緊張した姿」などを組み込むことで、『作りこまれたイベント』であることを参加者に伝えました。
会社が従業員へかけた想いを映像にて伝えることで、参加者の皆様に会社への愛着を持ってもらえるよう意識しました。
最後に
社員総会をはじめ、様々なイベントを成功へ導く秘訣は、目的を明確にし、それに見合ったプログラム構成をすることにあります。
もし、イベントの幹事を任されている方がいらっしゃいましたら、”従業員を想う気持ち”をイベントで1つ1つ表現することを意識されてみてはいかがでしょうか。
何かお悩みの点がございましたら、下記のボタンよりお問い合わせください。
