入社式や、内定式、表彰式、そして懇親会など、社内のイベントは会社全体で行うものから、部署や少人数で行うものもあります。どのようなイベントだとしても、必要なのは「企画」になります。
今回は参加者が喜ぶ企画ポイントについて解説いたします。
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本題に入る前に…
社会情勢も以前に比べ落ち着いてきており、中止してきた社内イベントも少しずつ開催されるようになってきています。働き方もリモートワークなど様々な方法でできるようになった今、改めて社内イベントのあり方が見直されているのではないでしょうか。イベントを開催して、参加者が感じるのは、「参加して良かった。」「モチベーションが上がった。」「会社への理解が深まった。」などで、社内コミュニケーションが活性化し、イベントが企業全体の発展に繋がっていくきっかけとなれば、大成功です。そんなイベントを開催できたらいいな、と思われる担当者の方も多いと思います。
しかし、以前ほど終身雇用が保証されている、会社に何十年も勤続する、ということが当たり前ではなくなり、仕事は仕事、プライベートはプライベートと境界をはっきりと分けている社会人も多い現代、そもそも、そのイベントに行きたくないという声が意外と多いのです。新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、社内イベントが軒並み中止になり、ほっとしている方も少なくないと思います。ここで1つの疑問が・・・。
なぜ従業員は「イベントに参加したくない、行きたくない」のでしょうか？
理由はいくつかありますが、その根底にあるのは、「社内イベントに参加するメリットを見い出せない」という点です。これまでのように、「会社のためだから」と言っても参加者は増えませんし、会社のプラスにもなりません。参加者が「参加してよかった！」と思える企画、社内が活気づくような企画とはどのようなものなのか。これからそのポイント11選をご紹介します。
イベント企画のポイント11選
①イベントの目的を明確にする
『なぜ、このイベントを行うのか。』
イベントの目的が具体的でなかったり、多く設定しすぎてしまったりすると、企画準備が進みづらくなってしまいます。「なぜ、このイベントの開催が必要なのか。会社の現状を見つめ、今後どう発展していきたいのか」と考え、はっきりとした目的を設定し、提示する。目的が明確に設定されていると、イベント内容の見通しがつき、企画を進めやすくなります。
ここ近年多く見られる目的の例に、「従業員の交流を促進してエンゲージメントを向上させる」というものがあります。リモートでの勤務や社内イベントの中止などにより、従業員それぞれが交流する機会が減り、新入社員の顔と名前を知らないという企業が多いのが現状です。そのため、「社内全体のモチベーションも上がりにくく、エンゲージメントも低下している」と感じている企業のお声をよく聞きします。
そのような『課題』を目的に設定し、イベントを解決する手段の1つとして捉え、企画を進めることが大切です。
②イベントの対象者を明確にする
『誰に参加してほしいイベントなのか。誰に向けたイベントなのか。』
従業員を対象にするにしても、『新入社員なのか』『役職のある人なのか』『表彰、役職、部署関係なくすべての従業員に向けてなのか』で、内容も大いに変わります。ターゲットを明確にすることは、後述の「イベントで出したい効果」をイメージしやすくすることに繋がるため、必要不可欠です。対象者の具体例として、懇親会の場合は『全従業員』、新入社員にスポットを当てる目的があれば『新入社員と従業員』、表彰式の場合は『表彰対象者』と『非対象者』があります。
このように、『中心となる対象者』と『他の参加者』を明確に分けておくことで、イベントの目的からブレずに内容を考えることができます。
③対象者に与えたい効果
『対象者を目的の状態までもっていくために必要な効果は何か。』
対象者がどのようになると目的達成に繋がるのかを考えます。イベントで『特別感や期待感が持てる』や、『交流が促進する』などがよく求められる効果です。効果が決まれば、次に「その効果引き出すためにはどのような演出が有効的か」を考えることができます。例えば、前述の効果を引き出す演出としては「映像による演出」、「仲間からの賞賛」、「ゲームなどを通して協力する」などが挙げられます。
効果を得るために実施内容を検討することで、イベントの目的達成に繋がります。
④開催する時期・曜日・時間帯
『参加しやすいのはいつなのか。』
繁忙期に開催しても、通常業務が気がかりとなり、参加するモチベーションは上がりにくいでしょう。平日開催は「翌日の勤務に差し障りがないか」、休日開催は「午前中のみか、午後のみか、それとも1日使うか」というように、『どの程度プライベートの時間を費やせるか」が大事です。
従業員の声を上手く拾い、配慮に入れることで、よりイベントへ参加しやすくなります。
⑤目的に合ったコンテンツ
『目的を達成させるためにどんなコンテンツが必要か。』
会場、開催方法によって実施可能なコンテンツは数多くあります。メインの目的を軸に、それぞれのコンテンツにも目的を持ち、達成させるためにどんなコンテンツを行うと良いかを精査することが大事です。また、「どんな属性の人が参加するのか」を考慮することも、忘れてはならないポイントです。
⑥開催する場所
『参加しやすい会場はどこか。』
当たり前かと思いますが、平日の就業後の開催であれば、会社から近い会場が参加しやすいと言えます。また、「その ”近い” はどこまでの範囲なのか」を考えることが必要です。休日の開催であれば、アクセスしやすさを考慮して決定します。イベント参加に前向きでない声もある中で、従業員は”行きやすい場所”でなければ参加しようという気持ちになりにくいです。実際、開催場所次第で、イベント参加率が大きく変動することも稀ではありません。
アクセスの他にも、「会場の雰囲気をイベントの世界観に合わせて選ぶこと」も欠かせません。この点を徹底することで、参加者の期待感、満足感を刺激することができます。
⑦参加者にとってのメリット
『参加することで何が得られるのか。』
イベントの目的を理解できたら、次に着目するのは内容です。
「参加したい」「参加して良かった」と思えるのは、イベントに何か得られるものがあるかどうかではないでしょうか。得られるものがイメージできれば、参加への意欲がわき、参加した後の満足度も上がります。『記念品』、『抽選会』など形として得られる物の他、『 ”自分の時間を割いてでも 参加した意味がある” と感じられる体験』を用意することが重要です。そして、そのメリットが事前にわかりやすく提示されていることで、イベント参加率は大きく向上します。
⑧会社のオリジナル要素をいれる
『このイベントに参加したいと思わせるものはあるか。』
イベントの中に一つでも良いので「独自性のある要素」を入れます。コンテンツ内容でも、会場でも、映像でも、どこかにオリジナル要素があると、イベントの特別感が増して、会社への愛着心、帰属意識の醸成に繋がります。例えば、クイズコンテンツに『自社オリジナルの問題』を入れることで、自社の理解を深めることも可能です。他の例としては、『来期のスローガンをイベント実施前に募集し、当日の投票で決定する』や、『従業員で1つの作品を作り上げ、イベント後社内に展示する』などが挙げられます。
⑨担当者・協力者・関係者をはっきりと決める
『開催に関わる人は誰なのか。』
通常業務と合わせて、その人が無理なくイベントを担当できるかどうか。業務以上の負担となってしまうと、担当の方が企画に前向きに取り組みづらくなってしまいます。イベント内容によって、「コンテンツに協力する人」「コメントする人」「司会する人」など、イベントの運営に関わる人が必要になります。『それぞれいつまでに何を準備すればよいのか』、『当日はどのようにしたらよいのか』等を企画の段階で細かく決めておくと、当日の運営もスムーズになります。
従業員が多忙の場合や、従業員に業務へ集中してほしい際は、イベント会社へ依頼することを検討してみてはいかがでしょうか。依頼をすることで、イベント担当者（幹事）の負担も減り、通常業務を遂行しやすくなります。
⑩進行の方向性を決める
『参加者が楽しめる進行はどのようなものか。』
考えた企画を一層輝かせるためには、「進行の方向性」が重要となってきます。「自然な流れ」「飽きさせない工夫」「所要時間」を考えながら企画を進めることで、参加者の満足度を上げることが可能です。また、プロの司会者に依頼することで安定したイベント進行ができるため、『司会者の依頼』は得策と言えます。
また、プロの司会者と共に、従業員の方が進行する『ダブル司会』にすることで、参加者が親しみやすくなり、アンケート結果が高まる傾向にあります。
⑪予算の確保
『イベントに対してどれくらい予算をつけられるか。』
イベント会社への外注の有無に関わらず、イベントの開催には費用がかかります。そのため、『イベントのどの要素に最も予算をかけたいのか』を考え、取捨選択をすることが必要です。「企画内容と予算のすり合わせ」を初期の段階で済ませることで、急な企画変更をせずに企画を進めることができます。
以上、紹介した11個のポイントはいかがでしたでしょうか。イベント後は「全体を振り返り、イベント後にどうつなげていくか」も大切なポイントです。例えば、『アンケートを取り、良かった部分や改善点をまとめ、次に活かせるよう記録に残す』や、『イベントを通して知り合えた人との新しいプロジェクトを発足する』、『アイデアの具現化、新たに見えた課題についてのミーティング』など、実施したイベントを次に繋げていくことが必要です。
まとめ
会社に良い成果が生むためには、「会社の熱意」が原動力となります。その熱意を生む場が「イベント」です。イベモンは「組織課題の抽出」から「イベント後の効果測定」まで、一気通貫でお手伝いいたします。イベントに関するお悩み、疑問点などございましたら、下記のボタンよりお問合せください。御社のお力になれれば幸いです。
