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意外と知らない?イベント企画のポイント11選

入社式や、内定式、表彰式、そして懇親会など、社内のイベントは会社全体で行うものから、部署や少人数で行うものもあります。どのようなイベントだとしても、必要なのは「企画」になります。

今回は参加者が喜ぶ企画ポイントについて解説いたします。

 

本題に入る前に…

社会情勢も以前に比べ落ち着いてきており、中止してきた社内イベントも少しずつ開催されるようになってきています。
働き方もリモートワークなど様々な方法でできるようになった今、改めて社内イベントのあり方が見直されているのではないでしょうか。

イベントを開催して、参加者が感じるのは、「参加して良かった。」「モチベーションが上がった。」「会社への理解が深まった。」などで、社内コミュニケーションが活性化し、企業全体の発展に繋がっていくきっかけとなったら、そのイベントは大成功です。

そんなイベントを開催できたらいいな、と思われる担当者の方も多いと思います。

しかし、以前ほど終身雇用が保証されている、会社に何十年も勤続する、ということが当たり前ではなくなり、仕事は仕事、プライベートはプライベートと境界をはっきりと分けている社会人も多い現代、そもそも、そのイベントに行きたくないという声が意外と多いのです。

新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、社内イベントが軒並み中止になり、ほっとしている方も少なくないと思います。

なぜ、イベントに参加したくない、行きたくないのでしょうか。

理由はいくつかありますが、その根底にあるのは、社内のイベントに参加するメリットを見い出せないでいるということです。
これまでのように、会社のためなのだからと言っても、参加者は増えませんし、会社のプラスにもなりません。

参加者が「参加してよかった!」と思える企画、会社側としても社内が活気づくような企画とは、どんな企画なのか、これからそのポイントを11選をご紹介します。

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イベント企画のポイント11選

①イベントの目的を明確にする

 

なぜ、このイベントを行うのか。

イベントの目的が具体的でなかったり、多く設定しすぎてしまったりすると、企画準備が進みづらくなってしまいます。

なぜ、このイベントの開催が必要なのか。会社の現状を見つめ、今後どう発展していきたいのか」と考え、はっきりとした目的を設定し、提示する。目的が明確に設定されていると、イベントの中で何を行うかも見えてきて企画を進めやすくなります。

ここ近年多く見られる目的を例に挙げますと、「従業員の交流を促進してエンゲージメントを向上させる」というものがあります。
リモートでの勤務、社内イベントの中止などにより従業員それぞれが交流する機会が減り、新入社員の顔と名前も知らないという状況は、社内全体のモチベーションも上がりにくく、エンゲージメントも低下していると感じている企業のお声をよく聞きします。

そのような課題を目的に設定し、イベントを有用な解決策の1つとして捉え、企画を進めることが大切です。

 

②イベントの対象者を明確にする

 

誰に参加してほしいイベントなのか。誰に向けたイベントなのか。

従業員を対象にするにしても、新入社員なのか、役職のある人なのか、表彰される人、役職、部署関係なくすべての従業員に向けてなのかで、内容も大いに変わるのです。

ターゲットを明確にすると、後述の「イベントで出したい効果」が絞られ、実施するコンテンツ等が選びやすくなります。
対象者の具体例としては、懇親会の場合、全従業員。新入社員にスポットを当てる目的があれば、新入社員と従業員。表彰式の場合は表彰対象者と非対象者。

このように、「中心となる対象者」と「他の参加者」を明確にしておくことで、イベントの目的からブレずに内容を考えることができます。

 

③対象者に与えたい効果

 

対象者を目的の状態までもっていくために必要な効果は何か。

対象者がどのようになると目的達成に繋がるのかを考えます。

イベントで「特別感や期待感が持てる」や、「交流が促進する」などがよく求められる効果です。
そのような効果を引き出すためにはどのような演出が有効的か。

例えば、映像による演出や、仲間からの賞賛、ゲームなどを通して協力するなど、効果を得るために実施内容を検討することで、イベントの目的達成に繋がります。

 

④開催する時期・曜日・時間帯

 

参加しやすいのはいつなのか。

繁忙期に開催しても、通常業務が気がかりとなり参加するモチベーションは上がりにくいでしょう。

平日開催は、翌日の勤務に差し障りがなさそうか休日開催は、午前中のみ午後のみ、どの程度プライベートの時間を費やせるかが大事です。従業員の声を上手く拾い、配慮に入れることで、よりイベントへ参加しやすくなります。

 

⑤目的に合ったコンテンツ

 

目的を達成させるためにどんなコンテンツが必要か。

会場、開催方法によってできることが幅広くあります。メインの目的を軸に、それぞれのコンテンツにも目的を持ち、達成させるためにどんなコンテンツを行うと良いかを精査。

また、「どんな属性の人が参加するのか」を考慮することも、忘れてはならないポイントです。

 

⑥開催する場所

 

参加しやすい会場はどこか。

平日、就業後の開催であれば会社から近いところが参加しやすいと思います。その近いところはどこまでの範囲なのか。休日開催であれば、どこがそれぞれアクセスしやすいのかを考慮して決めます。

イベント参加に前向きでない声もある中、行きやすい場所ではなければ参加しようという気になりにくいと思います。開催場所次第で、イベント参加率が大きく変動することも稀ではありません。

アクセスの他に、会場の雰囲気も企画の世界観を実現化できるように選ぶことで、参加者の期待感、満足感を刺激することになります。

 

⑦参加者にとってのメリット

 

参加することで何が得られるのか。

イベントの目的を理解できたら、次に着目するのは内容です。

参加したい、参加して良かったと思えるのは、イベントに何か得られるものがあるかどうかではないでしょうか。得られるものがイメージできれば、参加への意欲がわき、参加した後の満足度も上がります。

記念品、抽選会など形として得られる物の他、自分の時間を割いて参加した意味があると感じられる体験も参加者にとってのメリットになります。そしてそのメリットが事前にわかりやすく提示されていることで、イベント参加率は大きく向上します。

 

⑧会社のオリジナル要素をいれる

 

このイベントに参加したいと思わせるものはあるか。

イベントの中に一つでも良いので、独自性のある要素を入れます。コンテンツ内容でも、会場でも、映像でも、どこかにオリジナル要素があると

イベントの特別感が増して、会社への愛着心、帰属意識の醸成に繋がります。例えば、クイズコンテンツに自社オリジナルの問題を入れることで、自社の理解を深めることも可能です。また、他にも来期のスローガンを事前に募集し、当日投票して決めたり、従業員で作品を作り上げ、イベント後社内に展示したりすることで、新たな交流を生むことができます。

 

⑨担当者・協力者・関係者をはっきりと決める

 

開催に関わる人は誰なのか。

通常業務と合わせて、その人が無理なくイベントを担当できるかどうか。

業務以上の負担となってしまうと、担当の方が企画に前向きに取り組みづらくなってしまいます。イベント内容によって、コンテンツに協力する人、コメントする人、司会する人などイベントの運営に関わる人が必要になり、それぞれいつまでに何を準備すればよいのか、当日はどのようにしたらよいのか、企画の段階で細かく決めておくと当日の運営もスムーズになります。

従業員が多忙の場合、イベント会社へ依頼することを検討してみてはいかがでしょうか。担当者も通常業務とバランスが取りやすくなります。

 

⑩進行の方向性を決める

 

参加者が楽しめる進行はどのようなものか。

企画内容が活かされるためには、進行が大切になります。

進行をイメージしながら企画を考えてみると、自然な流れ、飽きさせない工夫、所要時間がイメージしやすくなります。参加者の満足度を上げるポイントにもなります。プロに司会者に依頼すると安定したイベント進行となるので、プロの司会者に依頼してみるのも一つの手です。また、プロの司会者と共に従業員の方が進行するダブル司会にすることで、参加者が親しみやすくなり、実際のアンケート結果が高まる傾向にあります。

 

⑪予算の確保

 

イベントに対してどれくらい予算をつけられるか。

内省で開催するにしても、イベント会社にお願いするにしてもイベントを開催するとなるとお金がかかります。
イベントのどこに一番お金をかけたいのか、そして実際にそれは、どのくらいかかるのか。企画内容と予算のすり合わせは最初の段階でできると急な企画変更にならずに進行できます。

 

 

 

以上、紹介した11個のポイントはいかがでしたでしょうか。

イベント後はイベント全体を振り返り、イベント後のアクションにどうつなげていくかも大切なポイントです。
例えば、アンケートを取り、良かったところ改善点をまとめておいて、次回開催時に活かせるように記録に残す。イベントを通して知り合えた人との新しいプロジェクト、アイデアの具現化、新たに見えた課題についてのミーティングなど、イベントが終わったのでそこで終わりにせず、通常業務に繋げていくことで、イベントの目的達成となるでしょう。

 

 

まとめ

そもそも良い企画が生まれるためには、会社の熱意が原動力となります。その熱意を形にしたものの1つが「イベント」だと思います。

参加者の満足度を高めるために、「入念な企画づくり」は必須です。

”組織課題の抽出”から”イベント後の効果測定”まで、イベモンは一気通貫でお手伝いいたします。
お声がけ、いつでもお待ちしております。お気軽にお問合せください。