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内定者フォローをオンラインで行う方法とは?人事必見!

近年、内定者の内定辞退の増加が深刻な問題となっています。

新型コロナウィルスの終息の兆しもなく、オンラインでの面談が増加しているのも要因の1つです。大学の授業、企業の面接、入社後の新人研修でさえもオンライン化が進み、すべてPC一つで済んでしまう今、求める人材を確実に入社へ繋げるためには、内定者フォローはするに越したことはありません。内定者フォローは入社意欲を高めたり、社会人になるためのマインドセットを行えたり、入社後のギャップを減らしたりする役割もあり、多くの企業が導入しています。2023年は、企業全体が人材確保のため新卒採用を増加させる見込みもあります。内定者が「ぜひ御社に入社したい」と思えるよう、積極的なフォローが必要です。

今回は、内定者を辞退させないための「オンラインで行えるフォロー施策」をご紹介します。

 

内定辞退がもたらす悪影響

採用した内定者に辞退されると、採用活動にかけてきた時間とコストが無駄になります。

「採用担当者の人件費」「面接時にかかった交通費」「求人メディアへの掲載費」「会社案内やパンフレットの製作費」などが挙げられます。また、辞退する方が複数人出た場合は、人員が計画通りに進まず事業に影響が出てしまい、結果的に企業全体の目標達成も困難になります。企業が優秀な人材を確保していくためには、限られた予算で効率的に採用活動を行わなければなりません。

費用対効果の高い採用活動を行うためにも、フォロー施策は必須です。

では次に、「どのようなフォロー施策が効果的であるのか?」についてご説明いたします。

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効果的な内定者フォロー施策とは?

優れた内定者フォロー施策には特徴があります。

・”内定者”の望みを叶える
・”企業側”の課題を解決する

上記2点を正確に捉えていることです。また、今の情勢を踏まえると、コロナ対策としてオンラインで行うことも重要です。オンライン化が進んでいる昨今、「①内定者が望んでいること」と「②多くの企業が抱えている課題」を見てみましょう。

 

①オンライン化において、内定者が企業に望んでいること
・同期と交流を深めたい
・スキル、知識を向上したい
・入社先企業に対しての不安をなくしたい

②オンライン化において、人事担当者が内定者に対して抱えている課題
・内定者同士の交流不足
・内定者のモチベーション維持
・テレワーク下での評価が難しい

 

①と②に関して、様々な側面から深堀りをしていきます。

 

<業務面>
内定者が感じている会社で働くメリットとして、「自分の成長」「スキルアップ」という項目が上位にあります。

入社前に研修や課題が無い企業もあるようですが、「スキルアップをしたいから入社を希望している」方も多くいます。個の成長が企業全体の成長にも繋がるため、従業員が最大限自分の力を発揮できるように、一人ひとりの能力を伸ばせる環境を整えることが重要になります。やる気のある人材を育てるためにも、入社後の即戦力となるためにも、事前に業務に役立つ研修を取り入れることが、内定者・企業双方に良い影響を与えると思われます。

そして、多くの企業がテレワークに切り替え、アフターコロナの世界でも在宅勤務が多くなると言われています。
働き方が変われば人事評価制度も変わってきます。勤務態度が見えない、成果につながる行動が把握しづらい、勤務時間を正確に把握できない等があり、評価制度の見直しの必要性が高まっていると考えられます。内定者はスキル・知識を向上したいと思いますし、企業はそれを評価したいと思っているのです。

 

<精神面>
必死の思いで内定を獲得しても、不安を抱いてしまう方は多くいます。

先のことを考えすぎてしまう人や優柔不断な人、憧れや理想だけを見ている人は特に不安な気持ちを抱きやすい傾向にあるようです。コロナ禍もありオンライン化が進んだことで、実際に会社に足を運んで情報を得ることが出来ないため、不安が払拭されない、会社内で働いている様子を目で見てみないと実感が湧かず、モチベーションが下がるといった声も多く聞かれます。インターネット上で検索をしても、実際にどんな人が働いてどう思っているのかなど把握するのは難しいです。

企業によってフォローの方法は異なりますが、フォロー頻度が高く有意義な内容だと内定者は安心し、
愛社精神も向上します。

内定者は不安をなくしたいと思いますし、企業はそれを実現し、モチベーションを維持したいと思っているのです。

 

<人間関係>
オンライン化における”社会人のメンタルヘルス問題”の最大の原因は、「テレワークによるコミュニケーション不足・孤独感」だと言われています。

上記の<業務面>も<精神面>も、コミュニケーションが密に取れていれば解決に導けると思われます。
スキルアップしたいが言うタイミングがない、業務報告以外での会話がない、勤務態度が見えないので評価が出来ないなどは、意見交換、話し合いの時間を設けることで大幅に改善されます。
頑張っても評価されなければモチベーションは下がり、会社に不満を抱いたままの業務では人間関係の悪化にも繋がります。内定者も企業側も、そして既存社員もみな、交流を求めているのが現状です。

できるだけ多く交流の時間を設け、内定者の不安を払拭出来れば内定辞退も減り、モチベーションの維持にも繋がります。

 

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オンラインで出来る内定フォロー施策とは

2022年新卒で「内定辞退したことがある」と答えた方は61%を超えるというデータもあります。

つまり、1人あたり3社内定を受け、2社は辞退しているというのが現状です。その辞退される側の企業にならないよう、課題を解決し、内定者の希望が叶うような、オンライン化でも内定辞退を防止出来る施策を3つご紹介いたします。

 

内定フォロー施策

 

1.オンラインで研修を行う

概要)
・仕事に必要なスキル習得の勉強会を行う
・資料や動画等を共有し、ビジネスマナーを身に着けてもらう
・ただ業務を行うのではなく、個人が望むスキルを向上させるような内容にする

 

オンライン化が進み、インプットする機会はたくさんあるが、アウトプットする機会が少ないというのが現状です。研修は一方通行になりがちですが、双方向のやり取りが出来るような仕組みを作りましょう。

ZOOMを使用した研修であれば、挙手ボタンやチャットはもちろん、自由に発言出来る「質問コーナー」を設けたり、研修の最後に「クイズ形式」で振り返りを行ったりすると、インタラクティブな研修が実現します。オンライン上で実施できる「早押しアプリ」を使うのもお勧めです。

1人ひとりのスキルアップのためにも、向き不向きを考慮しつつ、業務に取り組みやすい環境を作りましょう。研修はインプットとアウトプット、双方の時間を作り、身に着くような仕組みを意識することが必要です。

→オンライン研修を行うことで、内定者は、個人のスキルアップをしながら業務内容を把握することができ、自身の働くイメージが膨らみます。また、研修を踏まえることで、企業の一員になる自覚を芽生えることにより、覚悟感の醸成に繋がります。

 

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2.オンラインで定期的に連絡を取る

概要)
・情報発信ツールで入社前の不安の払拭に役立てる(企業側からの発信)
・匿名質問箱を設置し、内定者の意見を収集する(内定者からの発信)
・気軽に相談できる環境を整備する(双方向)

 

SNSやメルマガ等、もしくは企業専用の発信ツールがあれば企業の情報を積極的に配信しましょう。
誰もが検索して知り得る情報だけでは満足度は上がらず、閲覧数・開封率も下がるため、ちょっとしたお得情報や小ネタをプラスするとエンゲージメントも向上します。

例えば会社周辺のオススメランチや、先輩社員の特技など、今後の交流にも役立つことがオススメです。内定者だけでなく、親御さんに向けた発信をしている企業もあり、家族や有人に自慢したくなるような企業情報があれば発信していきましょう。

「内定者がどのような情報を求めているのか」を実際に聞くタイミングが無いのであれば、いつでも声を収集できるようなフォーマットを作っておきましょう。
返答が必要なものならば内定者専用の情報発信ツールで返信をしたり、返答が必要でないものも、コメントを返すことで「見てくれている」という安心感に繋がります。業務内容の連絡以外でも気軽に相談出来る場があるだけで、企業に対しての不安感は格段に減ります。双方向の交流の場を設けることで、人間関係の構築をしながら安心感を得ることができ、業務にも高いモチベーションで臨むことに繋がります。内定者同士でも「〇〇からは連絡が来て安心する」「〇〇からは連絡がなく放置されている」という情報のやり取りもあるため、口コミによる企業イメージの影響に差が出てきます。

→オンラインで定期的な連絡を取ることで、モチベーションを維持させながら不安を払拭することが可能になります。また、”複数内定保有”の時代だからこそ、発信内容により他社との差別化が可能です。

 

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3.オンラインで懇親会を開催する

概要)
・内定者同士の時間を設ける
・既存の直属社員の把握をしてもらう
・既存社員と内定者の時間を設ける

 

懇親会といっても、ただ大勢を集めるだけでは良い効果は生まれません。まずは内定者同士を集め、少人数での懇親会をお勧めします。

企業全体の大人数での懇親会ですと、誰と話せばいいのかと孤立してしまったり、企画のない集まりでは内定者の疎外感を感じさせてしまったりする可能性が高くなります。せっかく交流の場を設けてもうまく交流出来なかった場合、「他の内定者との雰囲気が合わない」「他の内定者と相性が悪い」と逆効果になってしまいます。

ZOOMのブレイクアウトルーム機能では、指定したメンバーを同じルームにすることも可能なため、まずは少人数で内定者同士の相性を考慮したグルーピングをし、懇親会を行いましょう。すると、「同期と話すことで入社意欲が高まった」「サポートし合える仲間が出来た」と良い効果がうまれます。参加者自信がルームを選択する機能を使えば、趣味別、出身地別のルームを作成して仲間意識を構築することも可能です。ファシリテータ役を入れて会話が途切れないように進行するのも、参加者の満足度に繋がります。

その後、直属の上司を把握してもらえるような時間を設けましょう。
どんな人と働くことになるのか、その人がどんなタイムスケジュールで働いているのか、必要な資格や今のうちに準備しておいた方がいいことなど、リアルな話を聞ける時間は内定者にとって安心材料となり、企業を決めるきっかけにもなります。これから緊張しないで仕事が出来るように、働きやすい空気を伝えられるとよいでしょう。そこで、直属の上司の他にも、勤続年数が長い方、転職してきた方、前年度入社した先輩などから企業の将来性・安定性や、給与・昇進・昇格などの待遇面など、リアルな情報を得られると、入社への意欲が湧き企業への信頼感を醸成できます。

→オンラインで懇親会を開催することで、同期・先輩社員・上層部・配属外部部署との繋がりで不安を払拭することができ、関係性を構築し、入社しやすい環境をつくることができます。

 

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最後に

以上、オンラインで出来る内定者フォロー施策でした。
内定者フォローは入社意欲を高め、社会人に向けてのマインドセットが出来ます。
複数の内定を獲得している学生が「入社したい」と思えるよう、積極的なフォローを行いましょう。

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