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社内イベントの会場の選び方とは?プロ考案5step

新年度が始まり3か月が経過しようとしております。

コロナ禍が続き、総会や研修に社員を一堂に会すことも難しく、
社内に風を通すのも何か考えが必要です。

昨今取られている手法として、
オンラインと催事会場をつないだ
「ハイブリッド型イベント(オンライン×対面)」が注目を集めています。

今回のコラムでは、
社内での催事や研修などのイベントを開催するにあたり、
適した会場を選ぶ際のポイントを解説いたします。

※オンラインイベントでは「配信スタジオ」となるため、
検討中の幹事様は必見のコラムです。

 

1.イベントの趣旨を決める【ゴール設定】

ゴール設定,企画設計,目的

入社式、社員研修、総会、懇親会……
オンラインイベントは多様で、開催する目的も様々あります。

ゴールを設定したのち、「参加者へ与える効果」を考えることで、
会場に必要な設備や広さなどを考慮することができます。

第一ステップは「ゴールを設定すること」です。

下記より「イベント会場選定までのフロー」を
3つのイベントをピックアップし記載いたします。

今回は”ハイブリッドイベントを開催する”と仮定し、例を挙げます。

幹事様のご参考になれば幸いです。

 

▼「1. ゴール設定」の例

①入社式
1.ゴール:新入社員にこの会社に入って良かったと思ってもらう

②社員総会
1.ゴール:社員全員と情報を共有しつつ、エンゲージメントを向上させる

③表彰式
1.ゴール:社員たちの普段の努力を労いモチベーションを上げる

 

2.ゴールのための企画概要を考える【イベント構想】

イベントのゴールが設定できたら、
次にイベントの概要(大枠)を考えます。

この時点でイメージを明確にしておく必要はありません。

 

▼「2. 企画概要」の例

①入社式
1.ゴール:新入社員にこの会社に入って良かったと思ってもらう
2.企画概要:自社の良いところや新入社員への期待と激励を伝えるオンラインイベント

②社員総会
1.ゴール:社員全員と情報を共有しつつ、エンゲージメントを向上させる
2.企画概要:熱量をバーチャル背景を使ってプレゼンターの映像を使いながら配信

③表彰式
1.ゴール:社員たちの普段の努力を労いモチベーションを上げる
2.企画概要:受賞者のみを会場に呼び、会食付きの授与式を配信するハイブリッドイベント

 

3.ゴールのための企画内容を決める【演出プランニング】

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設定したゴールの達成を助ける要素を考え、
それに沿った企画の内容を考えましょう。

ある程度アイディア出しを終えたら、
1つ1つゴールへの道筋に沿っているか精査しましょう。

 

▼「3. 企画」の例

①入社式
1.ゴール:新入社員にこの会社に入って良かったと思ってもらう
2.企画概要:自社の良いところや新入社員への期待と激励を伝えるハイブリッドイベント
3.企画内容:自社の良いところや新入社員への期待を映像化し配信

②社員研修
1.ゴール:情報の共有を社員全体で行う
2.企画概要:取締役・各部署の代表者による半期の報告が行われるハイブリッドイベント
3.企画内容:バーチャル背景を使い、プレゼンターの映像を用いながら配信

③表彰式
1.ゴール:社員たちの普段の努力を労いモチベーションを上げる
2.企画概要:受賞者のみを会場に呼び授与式を行うハイブリッドイベント
3.企画内容:会食付きの授与式の様子や、授与が行われる模様をオンライン参加者へ届ける

 

4.イベントに必要な設備を考える【会場設備の設定】

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演出が決まれば、それに必要な設備・機材をピックアップしてみましょう。

使い慣れていないものを使用する際は、
入念に調べたり試しに使ってみたりする必要があります。

この工程が済めば会場選定は目前です。

 

▼「4. 必要設備」の例

①入社式
1.ゴール:新入社員にこの会社に入って良かったと思ってもらう
2.企画概要:自社の良いところや新入社員への期待と激励を伝えるハイブリッドイベント
3.企画内容:自社の良いところや新入社員への期待を映像化し配信
4.必要設備:動画配信を快適に行えるオンライン環境

 

②社員研修
1.ゴール:情報の共有を社員全体で行う
2.企画概要:取締役・各部署の代表者による半期の報告が行われるハイブリッドイベント
3.企画内容:バーチャル背景を使い、プレゼンターの映像を用いながら配信
4.必要設備:グリーンバックが使用可能な広めのスタジオ

③表彰式
1.ゴール:社員たちの普段の努力を労いモチベーションを上げる
2.企画概要:受賞者のみを会場に呼び授与式を行うハイブリッドイベント
3.企画内容:会食付きの授与式の様子や、授与が行われる模様をオンライン参加者へ届ける
4.必要設備:カメラ2~3台を置くスペース、会食可能

 

いかがでしょうか?

会場の設定には、1~4のstepを踏み、内容を明確にすることが必要です。
ようやく要点を押さえられたため、次に実際の会場選びに移りましょう。

 

5.実際の会場を決める【スタジオの決定】

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ここからは各会場の選定です。

上記のゴール設定から企画・演出まで決まったら、
会場の立地や予算感を加味して探しましょう。

ここまで決まったら、会場を探すツールを使う事をお勧めします。

 

▼オススメの会場探しツール

・会場ベストサーチ(https://kaijosearch.com/
・スタジオ検索ドットコム(https://studiokensaku.com/

 

<<会場選定のコツ>>
・ネットで検索した後でも、会場に問い合わせして詳しい情報を調べましょう。
・ホームページの情報などから会場の状態をイメージすることは難しいので、下見をしておくこともお勧めです。

 

<<ハイブリットイベントのためにチェックしておくこと>>
確認を怠ってしまいがちな事項をピックアップします

・ネット環境:有線LANを使えた方が安定して配信できます。加えて、配信用独自回線を用意している会場もあります。
・撮影環境:カメラが使える広さ、照明機材の確認
・プロジェクター:貸出があるかどうかの確認(スクリーンも含めて)

ここまでチェックした上で、見積もりの工程へ進みましょう。

 

 

 

 

いかがでしたでしたでしょうか。
オンラインでのイベント実行のために必要なもののイメージが湧いたでしょうか。

実際に会場を選び、当日イベントを行うためには数多くのハードルがあります。

弊社イベモンでは、オンライン・ハイブリッドイベントに必要なノウハウを蓄積し、
各会社様が掲げた「ゴール」へ向けたイベントをプロデュースしており、
大変ご好評いただいております。

会場の選定から、イベントの実施まで、弊社イベモンに全てお任せください。
下記のお問い合わせフォームより、お気軽にお問い合わせください。