突然ですが、「社員総会のマンネリ化」と言われて心当たりのある方はいらっしゃいますでしょうか。
会社の方針・今期の動きなど会社からの通達が多いため、マンネリ化に悩まれる企業も多くなっています。そのため、社員の参加率低下や、理念浸透がされにくいといった影響もあります。そこで、「懇親会を織り交ぜることで参加率向上」や、「つまらない社員総会から意義のある社員総会へ変化させる」といった工夫をする企業も出てきています。
そこで今回は社員総会で行われる懇親会に適したトークテーマを目的別に紹介いたします。
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懇親会で得られる効果とは？
まずは、懇親会にて得られる効果を解説します。
① 社員間のコミュニケーション促進
懇親会をおこなう一番の理由としてよく上げられるのがコミュニケーション促進の効果です。
普段、仕事をしているときは部署内でしかコミュニケーションが取れていないのではないでしょうか。懇親会を行うことによって、他部署ともコミュニケーションを取ることができ、社員間のコミュニケーションがより円滑になります。
② 社内環境改善の促進
懇親会とは親交を深めることを目的としており、会自体もカジュアルに進行していきます。
参加社員もリラックスした状態で、普段は相談できない事を上司に話しやすい場でもあります。
相談された上司は「こんな風に悩んでいたのか。」と知ることができ、社内環境の改善にも繋がります。
③ モチベーションの向上
懇親会では普段は会えない社員同士の近況を聞ける場でもあります。
同期の近況を聞くことで、「負けないように頑張ろう！」と参加社員のモチベーションの向上に繋がります。
上記の様に、懇親会には社員総会のみでは得られないメリットがたくさんあります。社員総会こそ社員を一同に集められる交流の場となりますので、懇親会も合わせて開催をすることでより効果的になるのです。
懇親会を大成功させるために絶対やっておくべき5つのこと
① 役割分担を決める
誰が何を担当するかが非常に重要です。
役割分担が決まれば、各担当が必要なものを準備し始めるようになります。
では、社員総会や懇親会を行うために必要な役割を一覧にしてみましょう。
➊総合司会（1～2名程度）
全体の進行を担う司会者となります。平均して1名～2名で対応する企業様が多くなっています。
1名の場合は、全体の進行を管理していくためかなり熟練した技術が必要になってきます。そのため、2名体制として掛け合いを行い、テレビ番組のように進行していく場合も多くなっています。手配できる人数で変動させると良いかもしれません。
➋部分司会（1～2名程度）
総会と懇親会を同時に行う企業様も増えてきました。
そこで、総会と懇親会の2本立ての場合、「総会はパリっとした司会者」、「懇親会は盛り上げられる司会者」など分けることでメリハリがつき、参加者も楽しみやすくなります。どうしても人数的に手配が難しい場合は、総合司会者の衣装をチェンジするといった工夫で雰囲気を変えることも一つの方法としておすすめです
➌タイムキーパー兼総まとめ役（1名）
イベントの準備段階では、各役割の人が期日内に作業を完了させているかを管理します。重要な役目となってきますので、イベント企画の中心人物が担う場合が多いです。
当日は、プログラム通りに時間を進められるように時間管理、また各担当への指示出しをし、運営を行います。そのため、司会と連携しつつ全体を見る能力が必要になってきます。もちろん、会場との打ち合わせややり取りも担います。一番、準備～当日まで業務が多い役目と言えるでしょう。
❹受付（4名）
参加者の人数に合わせて、対応していきます。80人未満の場合は2名でも対応は可能です。
しかし、受付での配布物が多い場合（席札やノベルティ等）は、追加も検討すると良いでしょう。
❺音響操作（1名）
当日の音響操作の人員も忘れてはなりません。
当日までの準備は、音源準備もあります。当日の操作は、会場によっては会場側に依頼も可能です（別途費用発生が多い）。技術的にも難しい場合は、会場やプロスタッフに依頼することをおすすめします。
❻動画再生・スクリーン操作（1名）
音響操作がまとめて行う場合もありますが、もしもの場合に備えて別の担当を用意しておくと安心です。
パワーポイントなどのスライドショーを使用する場合、操作をする担当が必要になります。総会のプログラムで、何か発表するものはないかなどチェックして、人員を配置しましょう。
➐照明担当（4名）
会場の大きさにより人数は変動します。
主な操作としては全体照明の操作と、スポットライト操作になります。こちらも音響と同様に、技術が必要になってくるため会場やプロスタッフにお願いすることも検討すると良いでしょう。
❽誘導係（4名～）
プログラムによっては不要の場合もあります。
懇親会で余興がある場合、着替えの促し、舞台袖までの誘導や調整、表彰がある場合は、トロフィーの受け渡しや、受賞者の誘導が主な業務となります。プログラムを確認して、どれだけの人数が必要か確認しましょう。
❾各部門代表者（1名ずつ）
例えば、総会内のプログラムで表彰式を行ったり、パネルディスカッションなどを行ったりする場合は、各プログラムに対して1名代表者を立てておきましょう。代表者が中心となり、資料などを準備していくと当日も内容を把握しているためスムーズな進行が可能になります。
❿発注担当者（1～2名）
打ち合わせで決まったアイテムの発注を担当します。
会場の予約やトロフィー・景品などの発注・会場装飾物などの発注を一括して担当することで、抜け漏れを防ぐことが可能になります。発注者は「発注責任者」なので、発注自体を誰かに頼んでも問題ありませんが管理をしっかりと行ってもらうようにすることが大切です。会場への到着確認も忘れないようにしましょう。
⓫会計（1名）
予算の管理、予算内に収まらずどうしても発注が必要な場合にもすぐに判断が可能な社内の経理が望ましいです。
当日までの支払いの管理や、当日の会費の管理、会場への支払いなど、すべて一括で管理することで、全体の費用の動きも把握しやすくなります。
⓬カメラ・記録動画担当（1名～）
イベント当日の記録係は忘れてはなりません。その後の共有や、次回開催の際の資料などに役立ちます。
社内で、カメラ撮影に慣れたスタッフがいれば依頼しましょう。外注でカメラマン・ビデオカメラマンを発注する場合は、「どんなシーンを抑えてほしいか」、後日社内でどのように素材を使用するのかなどを指示するとよいでしょう。
ここで挙げた役割に合う人たちを選抜し依頼をしていきます。
役割が決まったら、幹事全員が集まりキックオフをかねてミーティングを実施し、当日までの仕事の依頼を行い、期日を設けて準備を進めていきましょう。
②会場の決定
社外の会場を利用してイベントを開催する場合は、早めに決定しましょう。
大人数の場合、会場はそう数も多くないうえに埋まりやすい傾向にあります。
日時とエリアが決定したら何よりも会場を早く探しましょう。
候補会場を3つほど仮予約した段階で、幹事に相談をすると決まりやすいです。
もしくは、気に入った会場がある場合は、先に会場に空き日程を伺い
その空き日程でイベント開催を決定するとスムーズになります。
特に金・土・日・祝日を希望する際は、1年以上前に決定している場合もあります。必ず早めに動くことが大切です。
③ 代表や社長へ話したい内容などのヒアリング
プログラムを組んでしまう前に、まず最初に代表や社長に話したいこと、所要時間を確認しておきましょう。
「きっと社長の話は10分くらいで終わるだろう」などと、勝手に思い込んでプログラムを作り、あとになってもっと時間が必要だと分かると、１から組みなおしになるケースも少なくありません。やはり総会ともなれば社長の話は重要です。絶対に省くことはできないので、先に手を打つようにしましょう。また、その際に資料を用意するのかなども確認しておきましょう。
資料投影の場合は、資料作成・当日の操作が必要になります。準備の段取りとして必要になってきますので早めに確認しましょう。
④ 社員への日時・場所の通知
ある程度プログラムが決まってから社員に伝えたい！という幹事さんも多くいらっしゃいますが、社員が全員集まらないと総会や懇親会を行う意味が全くなくなってしまいます。
営業マンであればアポイントの調整や、休日を取っている社員もいるかもしれませんので、日時と場所が決定したら早いうちに社員に落とし込みましょう。
社員総会は、会社の方針発表など全体に通知する内容が多いイベントです。全員がなるべく参加できるように、通知を早めに行うことが大切です。
⑤ 始まる前のリハ―サル
準備も完璧、プログラムもしっかりと組んだ！と安心してしまいがちですが、実際にやってみるとうまくいかないこともあります。
用意していた映像が流れない、スライドを流すはずだったPCがフリーズといったトラブルが発生することもよく伺います。そのため、前日や当日の開始前に入念なリハーサルを行うようにしましょう。本番さながらに、全体を通すように時間をかけて行うことで、スタッフの動きや操作する機材の確認、段取りなどが明確になります。
登壇者は当日の立ち位置も確認できるため、安心して話すことが可能になります。また機材不良などが発生しても本番までに代替機を用意できたり、スムーズに運営ができるように最終調整を行うことができます。スタッフ同士は連携をとるために、普段は使いなれないインカムを使用することも多いですが、慣れるまで時間がかかります。リハーサル時から練習をしておくと、本番で焦らず連携が可能になります。
懇親会のトークテーマ
ここからは、対面・オンラインどちらの懇親会でも活用ができる「トークテーマ」を目的別に説明します。
そもそもなぜトークテーマが必要かというと、社員全員のコミュニケーション能力が高い企業は少なく、上司関係や相手の心境を気にしてしまい、言葉に詰まってしまう人が多い傾向にあるためです。イベント中に「みんなで楽しく話すにはどうすればいいのか？」「交流ってどうすればいいの？」と頭を抱えてしまうと、コミュニケーションは滞ってしまいます。
そこで、話す題材を事前に決めてしまうことで、「この内容で話せばいいんだ」という安心感を持たせ、話やすい雰囲気を作ることができます。コミュニケーションが苦手な方でも、話す内容が決まっていることで、ハードルが下がるのです。
では、どのようなトークテーマが適しているのでしょうか？懇親会の目的例とともに、ご説明いたします。
目的例① 既にある関係性を強化したい場合
元々構築されている関係性を更に強化したい場合は、プライベートな一面に触れられるようなトークテーマを設けることが望ましいです。
例えば、
・子どもの頃の夢
・最近ハマっている趣味
・インドア派 or アウトドア派
などの、業務外でもなかなか聞けない事柄を設定することで、参加者同士が互いを深く知ることができます。普段の生活において、自分について語り、共感してもらう機会はそう多くはありません。リモート業務も増える情勢では尚更少ないかと思われます。
社員同士の理解度を深めることで、会社への居心地の良さを感じていただくことにも繋がります。
目的例② 日々の業務に主体性を持たせたい場合
社員に主体的な目線を持ってほしいと考えている場合は、トークテーマに自社の課題を取り入れることをオススメいたします。
ただし、この場合はネガティブなワードを設定しないようにすることがポイントです。
例えば、トークテーマを「自社の改善をしてほしい点」としてしまうと、会話全体がネガティブなイメージに包まれ、快い交流の実現が厳しくなってしまいます。社員総会後の懇親会は、雰囲気を和らげる意図が含まれることが多いため、トークテーマの設定は慎重に行いましょう。
例を挙げるならば、
・部署にいたら大活躍しそうな芸能人は？
・自社にあったらワクワクする制度や部署は？
・自社にイメージキャラクターがいたら何の動物？
のように、会話をする参加者の気持ちが高まるようなワードに変換して入れ込むことが重要です。
また、このようなトークテーマの際は、会話をして出た答えを代表者に発表していただくことで、一層主体性が芽生えます。
目的例③ 部署を越えた繋がりを実現したい場合
「他部署との交流が少ない・全く無い」という企業は、決して珍しくありません。
関わりが少ない状態のまま歓談が始まると、話し始める人がいなければ致命的になるため、トークテーマを設定する方が望ましいです。一見、前述の「目的例①」で挙げたものと同じテーマで良いと思われますが、より優れた案があります。
それは、
「メンバー全員の共通点を探してください」
というテーマを設けることです。
このテーマ設定のおかげで、自然と共通点が何十個と出てきて、短時間で親近感を抱くことができます。大事なポイントは「話し始めやすくするために共通点の敷居を低くする」ことです。
懇親会の司会者から例として「車を持っている」や「スイーツが好きだ」の様な共通点でも大丈夫です。とアナウンスを入れましょう。すると、お互いの共通点を言っているうちに、意外な面白い共通点が見つかり、会話が盛り上がります。また前述の「目的例②」と同様に、代表者に面白いと思った共通点を発表していただくことで、組織全体の親近感を高めることが可能です。
今回は、目的に合わせたトークテーマ例をご紹介しました。
懇親会のトークテーマ１つで、イベント全体の目的達成する可能性が大きく変わります。
既存の懇親会から抜け出したい方の参考になれば幸いです。
弊社イベモンでは社内イベント等の目的に合わせたトークテーマ、ゲームコンテンツも多数ご用意しております。
もしイベントに関するお悩みがあれば、お気軽にお問い合わせください。
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