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【2022年に向けて】最新!社員総会の企画&開催方法とは?

2021年もあとわずか。緊急事態宣言解除され、徐々に日常を取り戻している方も多いのではないでしょうか。

社内ではリモートワークや、Web会議ツールの導入といった慣れない環境に苦戦したことと思います。
いかにしてコミュニケーションをとり、仕事を円滑に進めるか頭を抱えたこともあるかと思います。
そんな中、会社として悩んだ問題といえば定期的に開催される「社員総会」の企画と開催方法というご相談も急増しています。

今回は、これからの社員総会をどう行っていくか、新しい環境での企画や開催方法をご紹介します。
それぞれのメリットデメリットを考えながら、最適な方法を選択してみてはいかがでしょうか。

 

 

慣れ親しんだ「対面形式」

開催方法は、新型コロナが猛威を振る以前、ホテルや会議室、ホールなどに社員が全員集合し、会話を楽しめる懇親会も一緒に行える「対面形式」が主流でした。

■対面形式のメリット

・反応が直で伝わりやすい
・普段会わない人とも会える
・参加者同士の交流ができる

■対面形式のデメリット

・遠方からの参加は出張が必要
・スケジュール調整が大変
・会議室などを借りなければならない
・座席表、資料の印刷、お茶菓子・・・などの雑務が多い

 

「直接、顔を合わせて会話ができる」「全員の熱量を感じられる」といったメリットがあるため、
大型スクリーンを使用したプレゼンテーションや、ディスカッション、ゲームを交えて会話を促す企画されてきました。
しかし人数が多くなるほど、出張費の調整・人数が入る会場の確保・スケジュールだけでなく細かい点まで決めなくてはならないと、デメリットも多く負担に感じている幹事様もいらっしゃいました。

コロナ禍になり、対面での集まりに制限かかったことで「対面形式」を諦め社員総会を中止する、もしくは、他の方法を模索するという選択肢がとられるようになりました。

他の方法とはいったいどんな方法なのでしょうか。

Webツールを活用した「オンライン形式」

リモートワークを導入する中で利用されたのが「Web会議ツール」。自宅にいながら簡単にコミュニケーションを取ることができ、会議やミーティングで利用されてきました。

ZOOMmeetなど、社内で導入したツールを利用し、社員総会を行う「オンライン形式」が新たな選択肢として誕生したのが2020年です。

■オンライン形式のメリット

・設備さえあればきれいな映像を配信できる
・全国の全社員が出張せずにリアルタイムで参加できる
・BGMやテロップなどを使ってわかりやすく情報を伝えられる
・慣れてしまえば開催するまでのハードルが低い

■オンライン形式のデメリット

・配信設備の準備がいる
・安定したネット回線が要求される
・参加者同士の交流が難しい
・参加者にも多少慣れと知識が必要

 

リモートワークの普及でオンライン会議の浸透が進んだため、使い方や導入のハードルは下がりました。
また、出張を伴った総会に負担を感じていた方にとっては、移動がないためストレスの軽減や費用の減少といったメリットも生まれました。

しかし、「対面形式」と比べ、参加者に気軽に話しかけることができなくなり、「参加者同士の交流」が課題となりました。

そこで、「オンライン形式」の企画としては、

ブレイクアウトルームなどの少人数に分かれて交流を行う
見て楽しめるコンテンツ(オープニングやエンディング映像)
テレビのようなカメラや配信用機材を使用することで、テレビを見ているような演出を施す

といったことが行われています。

ただ、ここで課題となるのがその中身のコンテンツを考える企画力や参加者の集中力を保つプログラム構成です。長い時間テレビをみていると飽きてしまうように、社員総会を配信しているだけですと、「理解の浸透」「会社の熱量を伝える」ことに課題が出始めました。
そこでそういった部分も補え、交流も可能にしたのが「ハイブリット形式」という開催方法です。

新しい可能性「ハイブリット形式」

対面形式とオンライン形式の特徴を掛け合わせたのが「ハイブリット形式」と呼ばれています。
複数人は会場で参加し、残りはオンラインにて参加する開催方法です。
ハイブリット形式の詳しい内容はこちら(https://evemon.jp/column/5370)をご参考にしてください。

■ハイブリット形式のメリット

・オンライン参加者との双方向のやり取りがしやすい
・いままでと違う企画・演出ができる
・参加者が自分に合った参加形式を選べる

■ハイブリット形式のデメリット

・運営側に技術と知識が必要
・現場の雑務が増える
・企画次第では一方向になりがち

 

参加者自身で参加方法を選ぶことができるため、交流をメインと考える方は会場、静かに視聴したい方はオンラインといった選択の自由が生まれます。

だからこそ、参加者それぞれに応じた集中できる・楽しめる環境を作ることが可能になります。
会場での参加者の人数も抑えられるため、感染対策も可能になるだけでなく、従来の会場よりも小さい会場での開催も可能となります。
会場に参加者がいるため、オンライン参加者との交流ができるコンテンツや、パネルディスカッションプレゼンテーションを企画することが可能となります。双方向の交流を持たせることで、「会社としての一体感」を作ることが可能となるのです。

しかし、オンライン形式と同様に配信機材の用意や、企画力が必要となってきます。
自社ですべて行うのではなく、こういった分野が得意なイベント会社に依頼するというのも一つの方法かもしれません。

 

 

この先、どのような環境に変化していくかは、誰にもわかりません。
社員総会をはじめ、新入社員研修内定式などの実施の形式もまだ考え続けなければならないでしょう。

適切で効果的なイベントを実施することで、
コロナ禍以前の一体感を取り戻しつつ、今までにない形での企画を作り、
これまで以上の成果を生み出すことも可能です。

選択肢が増えた今だからこそ、自分たちにあった方法を見つけてみるのはいかがでしょうか。