Column
コラム

  • ハイブリッド表彰式

【最新】表彰式で活用できる!ハイブリッドイベント形式とは?

2020年から日本でもコロナの流行が始まり、たくさんの人が今までとは異なる生活をすることになりました。
その中でも大きく変わったことと言えば様々なものが”オンライン化”したことが挙げられます。

リモートワークから始まり、オンラインで各種イベントが行われ、
新入社員研修や表彰式、社員総会などもネットを通して行う企業も増えました。

さらに、ウェビナー(ウェブを介したセミナー)も浸透したことによって、
オンラインの可能性が世に広く知れ渡りました。

それと同時に、直接対面で話すことの重要性も浮彫りになりました。

イベントなどでのオンライン配信では、映像の視聴がメインになり、双方向の交流や質疑応答など、懇親会としての効果が薄く感じたり、導入まで煩雑だったり、難しい部分も多々あると思います。
さらには機材や段取り等、現場の問題もつきまといます。

「オフラインイベント(対面)」と「オンラインイベント」、双方にメリットデメリットがあり、イベントを任される幹事様は頭を悩ませているのではないでしょうか。

今回は、オンラインと対面双方のメリットを掛け合わせた、
「ハイブリッドイベント」の具体的な実施方法をご紹介いたします。

ハイブリッドイベントとは?

ハイブリッドイベントは「オンラインと対面形式を組み合わせた配信形式」のことで、
対面で行われているイベントの様子をオンライン参加者に配信する形式です。

参加者は「直接会場での参加」か「オンラインでの参加」かを選べるようになっています。
オンライン参加者側からすればテレビ番組のようですが、テレビ番組と大きく違う点は、対面参加者とオンライン参加者(視聴者)の交流が可能となる点です。

支社が全国にまたがっている企業や、感染症の懸念からオンライン参加希望が多い企業などハイブリッド形式が選ばれる理由は様々あり、メリットが多くあることから、今後「ハイブリッドイベントが主流になってくるだろう」と予測されています。

 

▼ハイブリッドイベントについてもう少し知りたい方は、下記記事もご参照ください

社内イベントはオンライン?オフライン?次世代のハイブリット型社内イベントとは?

 

ハイブリッドイベントの実施方法のご紹介

今回は社内表彰式を例にしてご紹介しますが、
構造さえ掴めれば”社員総会””新入社員研修”などにも応用できます。

弊社がハイブリッドイベントを担当する際のおおまかな配置図です。

現場の会場に集める人としては

・司会者
・発表担当
・ノミネート者
・配信スタッフ

などが挙げられます。

その様子をカメラで撮影し、カメラの映像と、動画用PCから出力したテロップやインサート映像、さらに音響機器やPCからBGMを「スイッチャー」に入力し、合成してひとつの映像にします。

簡単に言うと、「配信用PC1台を通して、映像をオンラインでの参加者の各デバイスにお届けする」という形です。

現場にあるスクリーンでは、ZOOMをつなぎます。
「ギャラリービュー」を利用することで、ビデオをオンにしている参加者の表情も伺えます。
直接会うことが難しい今、たくさんの人の笑顔が並んだ画面を見ると、元気が出ますよね。

ノミネートされた現場の方は、スクリーンいっぱいの参加者のみなさんの映像を前に表彰されます。
従来のオフラインの表彰式と同じか、それ以上の「特別感」「高揚感」を得る事ができるのではないでしょうか。

さらに、参加者からのチャットによるコメントも見られるので、皆さんの反応をリアルタイムで見ることができます。
イベント中、司会者がオンライン参加者のコメントを読み上げる事で、
オンライン参加者との一体感がイッキに高まります!! ここは司会者の方の腕の見せ所です。

オンラインの参加者へビデオ通話をつなぐ事も可能なので、現場に居ない人からも動画によるコメントを求めることもできます。

 

工夫例

これまでご紹介したのが、オフラインの現場とオンラインの参加者とをつなぐ「ハイブリッドイベント」の運営の形です。

さらに工夫を凝らすことでさらにイベントのクオリティを上げ、深みを増す事ができます。

下記記事もぜひ参考にご覧ください

 

▼参考コラム①:オンライン表彰式の演出・企画準備のポイントを5つご紹介!【Q&A形式】

オンライン表彰式の演出・企画準備のポイントを5つご紹介!【Q&A形式】

 

▼参考コラム②:オンラインイベントプロ集団が社員総会を自社で開催しました!

オンラインイベントプロ集団が社員総会を自社で開催しました!

 

「オンライン」という形を利用した演出は多岐に渡り、
幹事様のアイデア次第です。

 

最後に

いかがでしたでしょうか。

「ハイブリッドイベント」というと大仰な言葉に聞こえますが
この構造を頭に入れておけば、イベント実施のイメージができるのではないでしょうか。

ハイブリッドによる新しいイベント実施で、
コロナ禍の中でも参加者全員で楽しむことができます!

こういった段取りには特殊なシステムやノウハウも重要です。
弊社イベモンではこういったハイブリッドイベントを数多く執り行っています。

安定したイベント運営にはノウハウ、機材、ネット環境が重要です。

現在のイベントに疑問を持っている方や、
イベントをあきらめてしまっている方、ぜひ弊社にご相談ください。

 

 

 

 

\社内イベントに関するセミナーはこちら!/

価値観の違いから考えるZ世代のフォローポイント!
~入社後から始めるコミュニケーション施策について~

各企業のZ世代とのコミュニケーションにおける課題を解決