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オンラインイベントを企画中の幹事様必見!よくある悩み事と解決方法 5選

オンラインイベントがすっかり普及した昨今。今や、対面式イベントに代わってリモート参加が主流となりました。

更に今後、コロナ関連の情勢が落ち着きをみせれば、オンラインと対面双方のメリットを生かしたハイブリッド型イベントの普及が加速していく事が予想されます。

このようにイベント自体が複雑化する中、イベントの幹事を任されてしまった…。と、お悩み事を抱える幹事様、多いのではないでしょうか。

幹事様が悩みがちなポイントを挙げ、解決策についてもご案内させていただきます。

 

1.オンラインイベントのイメージができない

A.まずはしっかりと情報収集!
リモート会議やウェビナーでオンラインを利用したことがあるけれど、オンラインイベントは未体験。
ご職業によっては、オンラインを全く利用したことが無いという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
体感していないと一体どのようなものかイメージしにくいのも当然。
まずは身近な方から参加経験を聞いたり、ネット上で検索し情報収集からスタートしましょう。
実際に弊社イベモンにも「オンライン イベント 会社」などで検索いただき、お打ち合わせにて具体的な会のイメージを作っていく幹事様がたくさんいらっしゃいます。
幹事の任命を受けたとき、「これだけは外せない!」というシーンの指定があれば、そのワードを中心に調べ始めても良いですね。
例えば企業イベントであれば、社長講話・上位成績者表彰式・永年勤続表彰式・新入社員紹介・懇親会等の催しが一般的です。
また、会の種類は周年パーティー、記念式典、社員総会、内定式、新年会、忘年会、キックオフなどが多く行われています。

 

2.何を準備していいのか皆目見当がつかない

A.まずは社内担当を確認、必要ならプロの力を借りる
「幹事お願いね!」と声はかかったものの、いったい何から始めたらよいのやら…。とお悩みの方。
一口に幹事といっても様々な役割があるもの。先ずはご自身に求められている役割を明確化することが大切です。
例えば幹事が当日司会も兼ねるのか、当日のタイムテーブルを作成するのか、それとも出演者への事前依頼など裏方的役割なのか、など。何をすべきかはっきりさせましょう。
また社内の他の担当者がどんな役割なのか、どれくらいの協力ができるのかも要確認。
企画の決裁者の確認も忘れずに行いましょう。
オンライン配信を社内スタッフで実施するのであれば、企画に照らし合わせ、技術的に対応可能な内容なのかもチェックしましょう。
社内リソースで賄えない部分はプロのイベント制作会社などに外注の手配が必要です。
運営スタッフ・制作物・配信機材など、足りずに当日慌ててしまう…という事が無いようにしたいですね。

 

3.例年の進行をどこまで再現できるか分からない

A.再現するもの、しないものを見極めて準備
「昨年の忘年会のプログラムを今年も踏襲してほしい」こういったご依頼はよくあるもの。
但し、対面で行っていた進行プログラムをそのままオンラインに移行するのは難しい事の方が多いです。
例えば対面では歓談で自然と取れていたコミュニケーションも、オンライン上では「では100名の皆様、自由に歓談をどうぞ!」というわけにはいきません。
どのようなグループ分けをするのか?トークテーマを設定するのか?など、詳細を決め準備しましょう。
ちなみにオンライン上での歓談はあまり大人数ですと、どなたもしゃべらなくなってしまいがち。多くても5名くらいまでのグループ分けがお勧めです。
各グループのリーダーに進行をしてもらったり、各部屋に数名はおしゃべり好きな方を配置したりすると、盛り上がる時間になりやすくなります。

 

4.注目が低いイベントにならないか不安

A.一体感が感じられるような演出を入れ込むことで飽きさせないように
オンラインのイベントで特に心配されるのは、参加者が興味をなくし、ただ見ているだけになってしまうというシーン。
代わり映えのしない画面で一方的に話を聞いている事が原因としては多いようです。
講話パートは長くても30分以内に留める。見やすい資料を配信画面上に表示する。少人数に分かれてトークの時間を設けるなど、メリハリのある進行内容を心がけましょう。
オンライン上では映像演出や面白いゲームコンテンツも気持ちを盛り上げるには効果が大きいです。

 

● まとめ

しっかりとイベントの成功イメージを描きプロデュースすれば、初めてのオンラインイベントでも必ず成功するはずです。
しかし幹事様お一人だけのお力では、ご負担も責任も大きいものになってしまいます。
社内のスタッフと役割分担を明確に行い、準備を進めていきましょう。
また、イベント企画の承認者にもこまめな報告・相談をしておくことも大切なポイント。
イベント直前で大幅な企画変更…といった冷や汗をかくような事態も避けられるかもしれません。
当日、参加者に「参加してよかった!」と思ってもらえるような実りある会になるといいですね。少しでも、参考になりましたら幸いです。
ご不安な点がありましたら、弊社へもお気軽にご相談ください。