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オンライン表彰式の演出・企画準備のポイントを5つご紹介!【会社イベント】

昨今、社内・外問わず、従来対面形式で行われていたイベントはオンラインで開催することが“ニューノーマル”として定着してきました。
お客様が弊社にご相談いただく内容も8割以上がオンラインイベントに関連するものとなっています。
そのような中、表彰式をオンライン化で検討されている企業様へ向けて、
実際にオンライン表彰式でよくあるご質問、お悩みを交えながら、成功させる企画や準備のポイントをQ&A方式でお伝えいたします!

ポイント1:オンライン形式の選択

Q.どのような形式でやればいい?

A.双方向型配信形式

オンライン表彰式を初めて行う際に、まず気になるところが、どのような形式で配信するのか?ということではないでしょうか。
オンラインイベントの形式は大きく分けて3つございます。

①ツールのみ
②オンデマンド形式
③配信形式

その中でも表彰式にお勧めなのは、”①配信形式”かつ、”双方向でのコミュニケーションが可能な方法”です。
なぜ配信形式がおすすめなのか、順を追ってひとずつご説明いたします。

①ツールのみ

ZOOM等のオンラインツールのみで、表彰式を行う方法です。
もちろんこちらの形式でも表彰式を行うことは可能です。
スポットライト機能や、画面共有機能を使用することで、表彰者にスポットを当てたり、動画を流すことも可能です。

②オンデマンド形式

YouTube等の動画配信サイトに作成した映像をアップロードし、参加者に視聴いただくパターンになります。
参加者側は好きな時間に好きなタイミングで視聴が可能で、動画はあらかじめ作成することになるので、配信リスクも少なく、突然のアクシデント等も編集可能なことが、オンデマンド形式のメリットでしょう。
しかし、表彰式は表彰者に賞賛を贈ることが1つの目的でもあるため、表彰式にはあまりお勧めいたしません。

③配信形式

そしておすすめの配信形式とは、カメラやスイッチャーなどの機械を用いて撮影した映像を、リアルタイムで参加者に視聴していただくものとなります。
簡単なステージを設け、司会者や登壇者を撮影した映像を流すことで、まるで参加者は生放送のテレビ番組を見ているような形となります。
さらに、機材を使用しているため、より画質も良く、映像の切り替えもスムーズとなり、視聴ストレスも抑えることができます。
ただのオンラインイベントでも、”自社の生放送テレビ番組”となると、特別感や、視聴意欲も、ツールのみや、オンデマンド形式より、格段にアップします。
そして、参加者と登壇者、はたまた、参加者同士でチャットや、映像等、リアルタイムにコミュニケーションをとれる形にすることで、表彰者へのお祝いコメントや、表彰式後の懇親会、歓談で気軽に話すことができ、参加者満足度はより高まります。
事実、弊社でオンライン表彰式をお手伝いさせていただいた企業様は全て、配信形式となっており、その後のアンケート評価でも非常に高評価をいただいております。
以上の理由から、オンライン表彰式を行う際は、配信形式・双方向にすることが1つ目のポイントと言えるでしょう。

ポイント2:演出方法

Q.どのような表彰の演出ができる?

A.表彰アタック動画

形式の次に表彰のやり方や、演出がご相談いただく内容として非常に多いです。
オンライン表彰といっても様々なやり方があります。
その中でもポイントを抑えることで、オンライン表彰式の成功率、参加者満足度は格段にアップします。

表彰アタック動画とは、表彰が始まる直前の、導入映像となります。
表彰にエントリーされた方の紹介や、どの様な賞があるのか、どのような選定基準で選ばれているのかを映像でご紹介します。
表彰前に動画を入れることで、ワクワク感や、エントリーされている高揚感、表彰への期待値や注目度が高まります。
”こんな動画を作ってもらえるんだ”と参加者の皆様に思ってもらうことで、次回への表彰のモチベーションアップにも繋がります。
今回の表彰式を開催して終わりではなく、次の表彰へのモチベーションへと繋げることが、本当の意味での”成功した表彰式”と言えるのではないでしょうか。
以上の理由から表彰アタック動画を入れることは、オンライン表彰式を開催するにあたり、大事な2つ目のポイントと言えるでしょう。

ポイント3:表彰の方法

Q.表彰の方法はどうすれば良い?

A.表彰発表動画

表彰発表動画とは、その名の通り表彰者を発表する動画となります。
表彰発表動画のメリットとしては、表彰アタック動画と同じく、特別感、高揚感、注目度を高める効果があります。
本来であれば、対面形式で、その場で参加者に見守られながら発表されるものを、オンライン開催にすることで、どうしても演出への期待値は下がってしまいます。
しかし動画としてかっこよく演出することで、オンラインでも演出不足となることなく満足度を高めるポイントとなります。
さらに、動画を作成することで、後に参加ができなかった人たちへアーカイブとして映像を発信することも可能となります。
やむを得ず、日にちや時間が合わずに参加ができなかった方達への共有もできるのです。

ポイント4:ツール選び

Q.適したツールはある?

A.企業様によって異なる

オンラインツールも様々なものが増えてきました。
ZOOM、Googlemeet、Stream Yard、reBako等、メジャーなものから何かの機能に特化しているものまで、数多くあります。
そのような中、オンライン表彰式を開催する幹事様からご相談されることとしては、”結局どのツールを使用すれば良いのか”ということです。
結論を申し上げますと、弊社としては幹事様、参加者含めて使い慣れているツールを使用することがオンライン表彰式を成功に近づけるポイントと言えます。
というのも、普段使い慣れていないツールを使用することで、幹事様のみならず、参加者への負担も増え、結果的に内容が伝わりづらくなってしまったり、操作説明が必要となってしまうためです。
上記を前提として、弊社がおすすめしているツールは”ZOOM”です。
理由としては、①使用しているユーザーが多い ②使い方がシンプル ③イベントに適した機能が多い ということからです。
やはり、参加者側の負担はもちろん、幹事様の準備効率も含めて使用するツールは考えた方が良いでしょう。

ポイント5:表彰式の効果を最大限に出す

Q.オンライン表彰式で効果を出すには?

A.目的を定めた上で企画する

昨今の情勢で、表彰式を対面形式で行うことは非常に困難となっております。
その中で、会社の方針としては①中止もしくは延期 ②オンラインで開催する のどちらかに分かれているでしょう。
せっかくオンラインで開催することとなっても、期待する効果が見込めなければ意味がありません。
期待する効果を最大限にするには、目的を定めた上での企画設計が非常に重要なポイントとなります。
表彰式を開催する目的は企業によって様々でしょう。
①表彰者への称賛
②非表彰者のモチベーションアップ
③表彰者のナレッジの共有
上記に例を挙げてみましたが、目的は1つとも限らず、複数ある場合もあります。
どのような目的でも、その目的に合った表彰式の内容は変わってきます。
表彰式を行う際は目的設計からしっかりと行うことが、表彰式の効果を最大限に出すためには必要不可欠です。

 

イベントのメインとなる、表彰は参加者にとっても非常に楽しみかつ、印象に残るものとなります。
「次も頑張ろう!」「次回は表彰されたい!」と参加者に感じていただくには、内容次第です。
動画だけでも制作会社や、社内の制作得意な人に依頼してみる、しっかりと役員を交えてイベントの目的設定をしてみる、それだけでも格段とイベントの質は上がります。
オンライン表彰式を行う際はぜひ、上記のポイントを押さえた上で準備されてはいかがでしょうか?