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オンライン表彰式の演出・企画準備のポイントを5つご紹介!【Q&A形式】

昨今、社内・外問わず、従来対面形式で行われていたイベントはオンラインで開催することが“ニューノーマル”として定着してきました。
お客様が弊社にご相談いただく内容も8割以上がオンラインイベントに関連するものとなっています。

そのような中、表彰式をオンライン化で検討されている企業様へ向けて、実際にオンライン表彰式でよくあるご質問お悩みを交えながら、成功させる演出・企画準備のポイントを5つQ&A形式でお伝えいたします!

Q.どの形式でやればいい?

→ A.ハイブリッド形式

オンライン表彰式を初めて行う際に、まず気になる点が「どの形式で配信するのか?」ではないでしょうか。
オンラインイベントの形式は大きく分けて3つございます。

①WEB会議システムのみ
②オンデマンド形式
③リアルとオンラインのハイブリッド形式

この中で表彰式にオススメなのは、ずばり③リアルとオンラインのハイブリッド形式』です。

①~③をそれぞれ説明し、③を選ぶ理由をお伝えいたします。

 

①WEB会議システムのみ

ZOOM等のツールのみで行う形式です。
参加者全員の画面をリアルタイムで繋ぎ、「画面共有機能(1つの画面を全員に表示させる機能)」「スポットライト機能(全員を1人の画面に注目させる機能)」を活用して表彰します。
例えば、受賞者の名前を記載したPowerPointの資料を参加者と共有し、受賞者の名前を読み上げてからスポット機能でコメントを頂くことができます。

こちらのWEB会議システムのみでの表彰式は十分可能ですが、欠点として「画面上に変化が付けづらく、参加者が飽きやすい」ことが挙げられます。
理由は、表示されている画面のほとんどが「PowerPointの資料」や「参加者・司会者がPCの前で話す姿」となり、参加している途中で徐々に見慣れてきてしまうためです。

受賞者に「早く終わらないかな・・・」などと感じさせてしまうと、賞に込めた想いや熱量最大限伝わらなくなってしまいます

 

②オンデマンド形式

オンデマンド形式は、YouTube等の動画配信サイトに作成した映像をアップロードし、参加者に視聴していただく形式です。
参加者側は好きな時間に好きなタイミングで視聴が可能で、動画はあらかじめ作成することになるので、配信リスクの少ない点が魅力の形式。
しかし、表彰式表彰者に賞賛を贈ること大きな目的であり、事前に撮影した映像となると臨場感・高揚感の出る演出が乏しくなるため、表彰式にはあまりお勧めいたしません。

 

③リアルとオンラインのハイブリッド形式

こちらは、リアルの会場と①のツールを組み合わせてリアルタイムで進行していく形式です

会場に簡単なステージ司会席を設け、カメラスイッチャーなどの機械を用いて撮影し、その模様を参加者に視聴していただくものとなります。

参加者は「生放送のテレビ番組」を見る感覚と近くなり、特別感や視聴意欲の向上が大いに期待できます。

また、機材を使用しているため画質も良く、映像の切り替えもスムーズとなり、視聴ストレスを抑えることが可能となります。

さらに、チャット機能を用いて映像等、リアルタイムにコミュニケーションをとれる形にすることで、表彰者へのお祝いコメントや、表彰式後の懇親会、歓談で気軽に話すことができ、参加者満足度はより高まります。
事実、弊社でオンライン表彰式をお手伝いさせていただいた企業様は全て、この形式となっており、その後のアンケート評価でも毎度高評価をいただいております。
以上の理由から、オンライン表彰式を行う際は、リアルとオンラインのハイブリッド形式にすることが1つ目のポイントと言えるでしょう。

 

 

Q.どのような表彰の演出ができる?

→ A.表彰アタック動画

ご相談いただく内容の中で、形式の次に『表彰のやり方や演出』に関するものが多い印象です。
その中でよくご提案するコンテンツが「表彰アタック映像」です。

些細な変化ではありますが、多くの企業様から高評価を頂けることが多く、オンライン表彰式の成功率・参加者満足度格段にアップさせる要因とも言えます。

『表彰アタック動画』とは、表彰が始まる直前の導入映像となります。

表彰にエントリーされた方、賞の種類の紹介、またどのような選定基準で選ばれているのかを映像にてご紹介します。
表彰前に動画を入れることで、ワクワク感や高揚感、表彰への期待値や注目度が高まります。
「こんな動画を作ってもらえるんだ!」と参加者の皆様に思ってもらうことで、次回表彰へのモチベーションアップにも繋がります。
今回の表彰式を開催して終わりではなく、次の表彰へのモチベーションへと繋げることが、本当の意味での”表彰式の成功”と言えるのではないでしょうか。

以上の理由より、表彰アタック動画を入れることは、オンライン表彰式を開催するにあたり、大事な2つ目のポイントと言えるでしょう。

 

Q.表彰する方法はどうすれば良い?

→ A.表彰発表動画

『表彰発表動画』とは、その名の通り受賞者を発表する動画となります。表彰発表動画のメリットとしては、表彰アタック動画と同じく特別感、高揚感、注目度を高める効果があります。
本来であれば、対面形式で、その場で参加者に見守られながら発表されるものを、オンライン開催にすることで、どうしても演出への期待値は下がってしまいます。
そこで、動画としてかっこよく演出することで、オンラインでも演出不足となることなく満足度を高めるポイントとなります。
さらに、動画を作成することで、参加ができなかった人たちアーカイブ映像を残すことも可能となります。
やむを得ず、日にちや時間が合わずに参加ができなかった方達への共有もできるのです。

 

 

Q.適したツールは何?

→ A.企業様によって異なる

オンラインツールも様々なものが増えてきました。
ZOOM、Googlemeet、Stream Yard、reBako等、メジャーなものから特定の機能に特化しているものまで、数多くあります。オンライン表彰式を開催する幹事様からご相談頂くことの中に、「結局、どのツールを使用すれば良いのか。」というものがあります。
結論を申し上げますと、弊社としては幹事様、参加者含めて使い慣れているツールを使用することがオンライン表彰式を成功に近づけるポイントと言えます。

というのも、普段使い慣れていないツールを使用することで、幹事様のみならず、参加者への負担も増え、結果的に内容が伝わりづらくなってしまったり、操作説明が必要となってしまうためです。
上記を前提として、弊社がおすすめしているツール『ZOOM』です。
理由としては、「①使用しているユーザーが多い ②使い方がシンプル ③イベントに適した機能が多い」という点からです。
やはり、参加者側の負担はもちろん、幹事様の準備効率も含めて使用ツールは考えた方が良いでしょう。

 

 

Q.オンライン表彰式で効果を出すには?

→ A.目的を定めた上で企画する

昨今の情勢で、表彰式を対面形式で行うことは非常に困難となっております。
その中で、会社の方針としては「①中止もしくは延期 ②オンラインで開催する」のどちらかに分かれているでしょう。
せっかくオンラインで開催することとなっても、期待する効果が見込めなければ意味がありません。

期待する効果を最大限にするには、目的を定めた上での企画設計が非常に重要なポイントとなります。
表彰式を開催する目的は企業によって様々でしょう。

①表彰者への称賛
②非表彰者のモチベーションアップ
③表彰者のナレッジの共有

上記に例を挙げてみましたが、目的は1つとも限らず、複数ある場合もあります。
どのような目的でも、その目的に合った表彰式の内容は変わってきます。
表彰式を行う際は目的設計からしっかりと行うことが、表彰式の効果を最大限に出すためには必要不可欠です。

 

イベントのメインとなる表彰は、参加者にとっても非常に楽しみかつ印象に残るものとなります。
「次も頑張ろう!」「次回は表彰されたい!」と参加者に感じていただくには、内容次第です。
動画を制作会社や社内の得意な人に依頼してみたり、役員を集めてイベントの目的設定をしてみたりと、それだけでもイベントの質は格段に上がります。
オンライン表彰式を行う際はぜひ、上記のポイントを押さえた上で準備されてみてはいかがでしょうか?