昨今、社内・外問わず、従来対面形式で行われていたイベントはオンラインで開催することが“ニューノーマル”として定着してきました。
お客様が弊社にご相談いただく内容も、8割以上がオンラインイベントに関連するものとなっています。
そのような中、表彰式をオンライン化で検討されている企業様へ向けて、実際にオンライン表彰式でよくあるご質問、お悩みを交えながら、成功させる演出・企画準備のポイントを5つ、Ｑ＆Ａ形式でお伝えいたします！
コンテンツ
オンライン表彰式のメリット
1．リアルではできない演出ができる
表彰式で従業員のモチベーションの向上を図るためにも晴れがましい演出がとても重要になってきます。
オフラインではレッドカーペットを歩くなどステージを華々しく作り込むことができるのが大きな特徴ですが、オンラインではCGや映像を使ってリアルではできない受賞者の登場シーンを彩るといった演出をすることが可能です。
例えば、受賞者のアバターを作成して受賞者自らがそのアバターを動かしてバーチャル上のレッドカーペッドを歩いていくような演出にするのであれば、オンラインアバターを用いて普段できないような動きをして周囲に笑いを誘うこともできます。
他にも受賞される方をフューチャーしたリアルではできない演出を通して、いつもとは少し違った同僚の姿を見る斬新さは受賞を見届ける方にとっても印象に残る演出になるかもしれません。
2．お祝いメッセージが言いやすい・残りやすい
オフラインでは大きな会場で様々な立場の方がいらっしゃるのでなかなか「おめでとう！」とお祝いの言葉を発声しづらく感じる方もいらっしゃるでしょう。
また、時間の関係から受賞者に話しかけたかったが話せなかったという経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか？
オンラインではチャット機能を駆使して気軽に受賞者にコメントをすることが可能になります。
さらに、そのようなコメントを拾い上げDVDなどで受賞者にプレゼントすることもできます。
これらはオンラインだからこそできる機能の1つといえるでしょう。
3．家族を巻き込んだコンテンツができる
表彰式では1年間の売り上げなど外部にまだ公表されていない情報も発表するケースもあるので内容には少し配慮が必要にはなりますが、会場までの移動が不要な分オンライン表彰式は受賞者のご家族も参加しやすいものといえます。
そこで、ご家族のご協力を得て表彰式当日にご家族から受賞者に向けてお祝いメッセージの朗読といったサプライズもご自宅で行うオンライン表彰式だからこそできるコンテンツだと言えます。
仕事をしていく中でご家族を思って業務に励まれている方もいらっしゃることでしょう。
そういった方からすると表彰式の際にご家族からのサプライズは心に残る感動的な場面となることでしょう。
同様に受賞を見守る方から見ても心暖まる感動の名場面として印象に残るのではないでしょうか？
こういったご家族を巻き込んだご自宅ならではのコンテンツを取り入れてみると表彰式に新しい化学反応が起こるかもしれませんね。
オンライン表彰式のおすすめプログラム例の紹介
1．進行プログラムについて
表彰式を進めていくにあたり、進行のプログラムについて大枠はオフラインと同様です。
多くの表彰式は
①開会の言葉
②来賓・審査員紹介
③受賞項目・審査方法の説明
④受賞者の発表
⑤表彰
⑥受賞者のあいさつ
⑦社長のあいさつ
⑧祝辞
⑨懇親会
⑩閉会の言葉
といったプログラムで進んでいくのではないでしょうか？ このプログラムをベースにしてオンラインの特性を生かし、プログラムを工夫していきます。 次項からは実際に取り入れることでオンライン表彰式をより効果的にするプログラム例を簡単にご紹介させていただきます。
2．表彰式のオープニングムービー/エンディングムービーを流す
表彰式に限らずイベントにおいて最初と最後が一番肝心です。 最初は参加者の注意と関心を集め、最後に印象を残すことで表彰式の満足度向上ならびに次回の表彰式に向けて日々の業務モチベーションアップにもつながります。
特にオンラインは機器の性能に依存し、これは言い換えると機器が及ぼす影響力は大きいということです。 BGMや映像などのエフェクトが繰り出すインパクトはオンラインの方が大きいので大いに活用することは表彰式の要になります。
目的に合わせた映像を作成し、各プログラムごとに散りばめるのがおすすめです。
参考までにオープニングとエンディングの目的は次の通りになります。
オープニング：
・イベントのコンセプトを参加者に伝達し企画者と参加者の目的をすり合わせ一体感を作る
・関心を集め参加のモチベーション
・期待値を上げる 【効果的なおすすめ映像】
・コンセプト紹介、表彰式のコンテンツ紹介、会社のこれまでの軌跡を再現したオリジナルドラマ、アニメーションなど思いを伝える系の映像
・社風にもよるがイベントの熱量を上げるという意味でアグレッシブなもの
エンディング：
・イベントの印象を残し、参加者が後ほど振り返るきっかけにする
・次回に向けてモチベーションを高める 【効果的な映像】
・表彰式のダイジェスト、受賞者紹介（名前・受賞項目・写真）、企業の歴史をたどるもの（文字・過去の映像）、代表メッセージなど心に刻み込む、感動する映像
・表彰式の空間を日常に落とし込みつなげていく意味合いでクールダウンしていくもの
3．ランキング形式で表彰者の実績を紹介ともに受賞者を発表する
参加者全員が見ている画面に表彰者の実績を投影しながらランキング形式で発表するプログラムにすると受賞者以外の参加者も誰が受賞するのかワクワクしながら見守ることができるので表彰の高揚感が高まります。
例えば、
年間:年間MVP発表
月間売り上げ〇〇円 ◎月
月間売上金額全社1位 20××年、△△賞受賞 □□年度入社
など受賞者を連想できるキーワードを順番に表示していくことで受賞者や受賞者をご存じの方は受賞の実感が高まり、ご存じない方にとっては受賞者を知る機会にもなります。 さらに、受賞者のキャッチフレーズなど受賞者を一言で表すものを作成し先に映し出すことで表彰のインパクトが増すだけでなく受賞者へコミュニケーションもとりやすくなります。 オンラインの機能にはチャットがあり、オフラインより気軽に参加者同士でコミュニケーションがとりやすいところがメリットなので『受賞者から新入社員に向けて』など話しかけやすくなるような事柄を企画者側から受賞者に振るとより効果的になります。
4．受賞関係者からのメッセージ紹介
入社当時から一緒に働いた同期社員、OJTを担当した先輩、直属の上司など受賞者の関係者からのメッセージを集め代読、もしくは映像として投影すると受賞者は受賞の喜びをかみしめることができ、受賞を見守る人の心を掴み、「自分も受賞したい！」というモチベーションの向上にも関係していきます。
また、社外の人にも協力を仰ぐのもおすすめです。 転職した仲の良かった元社員、ご家族、幼馴染など受賞者が日々頑張るモチベーションになっている人からのメッセージは参加者の心を掴めるかもしれません。 オンラインの特性を生かして、その時間だけzoomなどの配信媒体で繋いでリアルタイムでメッセージを伝えてもらうのもおすすめです。
今回は、オンライン表彰式のおすすめのプログラムについて何点か例をご紹介させていただきました。 日々、技術が進化していく中でオンラインの可能性は無限大に広がってきています。
オフラインとオンライン、大変なことや便利なことはそれぞれありどちらがいいとは一概には言えませんが、オンラインの技術の進化は新たな可能性を私たちにもたらしてくれるように感じます。
企画準備のポイントQ＆A
Q．どの形式でやればいい？
→ A．ハイブリッド形式
オンライン表彰式を初めて行う際に、まず気になる点が「どの形式で配信するのか？」ではないでしょうか。
オンラインイベントの形式は大きく分けて3つございます。
①WEB会議システムのみ
②オンデマンド形式
③ハイブリッド形式（リアルとオンラインの組み合わせ）
この中で表彰式にオススメなのは、ずばり『③リアルとオンラインのハイブリッド形式』です。
①～③をそれぞれ説明し、③を選ぶ理由をお伝えいたします。
①WEB会議システムのみ
ZOOM等のツールのみで行う形式です。
参加者全員の画面をリアルタイムで繋ぎ、「画面共有機能（1つの画面を全員に表示させる機能）」や「スポットライト機能（全員を1人の画面に注目させる機能）」を活用して表彰します。
例えば、受賞者の名前を記載したPowerPointの資料を参加者と共有し、受賞者の名前を読み上げてからスポット機能でコメントを頂くことができます。
こちらのWEB会議システムのみでの表彰式は十分可能ですが、欠点として「画面上に変化が付けづらく、参加者が飽きやすい」ことが挙げられます。
理由は、表示されている画面のほとんどが「PowerPointの資料」や「参加者・司会者がPCの前で話す姿」となり、参加している途中で徐々に見慣れてきてしまうためです。
受賞者に「早く終わらないかな・・・」などと感じさせてしまうと、賞に込めた想いや熱量が最大限伝わらなくなってしまいます。
②オンデマンド形式
オンデマンド形式は、YouTube等の動画配信サイトに作成した映像をアップロードし、参加者に視聴していただく形式です。
参加者側は好きな時間に好きなタイミングで視聴が可能で、動画はあらかじめ作成することになるので、配信リスクの少ない点が魅力の形式。
しかし、表彰式は表彰者に賞賛を贈ることが大きな目的であり、事前に撮影した映像となると臨場感・高揚感の出る演出が乏しくなるため、表彰式にはあまりお勧めいたしません。
③リアルとオンラインのハイブリッド形式
こちらは、リアルの会場と①のツールを組み合わせてリアルタイムで進行していく形式です。
会場に簡単なステージと司会席を設け、カメラやスイッチャーなどの機械を用いて撮影し、その模様を参加者に視聴していただくものとなります。
参加者は「生放送のテレビ番組」を見る感覚と近くなり、特別感や視聴意欲の向上が大いに期待できます。
また、機材を使用しているため画質も良く、映像の切り替えもスムーズとなり、視聴ストレスを抑えることが可能となります。
さらに、チャット機能を用いて映像等、リアルタイムにコミュニケーションをとれる形にすることで、表彰者へのお祝いコメントや、表彰式後の懇親会、歓談で気軽に話すことができ、参加者満足度はより高まります。
事実、弊社でオンライン表彰式をお手伝いさせていただいた企業様は全て、この形式となっており、その後のアンケート評価でも毎度高評価をいただいております。
以上の理由から、オンライン表彰式を行う際は、リアルとオンラインのハイブリッド形式にすることが1つ目のポイントと言えるでしょう。
Q．どのような表彰の演出ができる？
→ A．表彰アタック動画
ご相談いただく内容の中で、形式の次に『表彰のやり方や演出』に関するものが多い印象です。
その中でよくご提案するコンテンツが「表彰アタック映像」です。
些細な変化ではありますが、多くの企業様から高評価を頂けることが多く、オンライン表彰式の成功率・参加者満足度を格段にアップさせる要因とも言えます。
『表彰アタック動画』とは、表彰が始まる直前の導入映像となります。
表彰にエントリーされた方、賞の種類の紹介、またどのような選定基準で選ばれているのかを映像にてご紹介します。
表彰前に動画を入れることで、ワクワク感や高揚感、表彰への期待値や注目度が高まります。
「こんな動画を作ってもらえるんだ！」と参加者の皆様に思ってもらうことで、次回表彰へのモチベーションアップにも繋がります。
今回の表彰式を開催して終わりではなく、次の表彰へのモチベーションへと繋げることが、本当の意味での”表彰式の成功”と言えるのではないでしょうか。
以上の理由より、表彰アタック動画を入れることは、オンライン表彰式を開催するにあたり、大事な２つ目のポイントと言えるでしょう。
Ｑ．表彰する方法はどうすれば良い？
→ A．表彰発表動画
『表彰発表動画』とは、その名の通り受賞者を発表する動画となります。
表彰発表動画のメリットとしては、表彰アタック動画と同じく、特別感、高揚感、注目度を高める効果があります。
本来であれば、対面形式で、その場で参加者に見守られながら発表されるものを、オンライン開催にすることで、どうしても演出への期待値は下がってしまいます。
そこで、動画としてかっこよく演出することで、オンラインでも演出不足となることなく満足度を高めるポイントとなります。
さらに、動画を作成することで、参加ができなかった人たちへアーカイブ映像を残すことも可能となります。
やむを得ず、日にちや時間が合わずに参加ができなかった方達への共有もできるのです。
Q．適したツールは何？
→ A．企業様によって異なる
オンラインツールも様々なものが増えてきました。
ZOOM、Googlemeet、Stream Yard、reBako等、メジャーなものから特定の機能に特化しているものまで、数多くあります。オンライン表彰式を開催する幹事様からご相談頂くことの中に、「結局、どのツールを使用すれば良いのか。」というものがあります。
結論を申し上げますと、弊社としては幹事様、参加者含めて使い慣れているツールを使用することがオンライン表彰式を成功に近づけるポイントと言えます。
というのも、普段使い慣れていないツールを使用することで、幹事様のみならず、参加者への負担も増え、結果的に内容が伝わりづらくなってしまったり、操作説明が必要となってしまうためです。
上記を前提として、弊社がおすすめしているツールは『ZOOM』です。
理由としては、「①使用しているユーザーが多い ②使い方がシンプル ③イベントに適した機能が多い」という点からです。
やはり、参加者側の負担はもちろん、幹事様の準備効率も含めて使用ツールは考えた方が良いでしょう。
Q．オンライン表彰式で効果を出すには？
→ A．目的を定めた上で企画する
昨今の情勢で、表彰式を対面形式で行うことは非常に困難となっております。
その中で、会社の方針としては「①中止もしくは延期 ②オンラインで開催する」のどちらかに分かれているでしょう。
せっかくオンラインで開催することとなっても、期待する効果が見込めなければ意味がありません。
期待する効果を最大限にするには、目的を定めた上での企画設計が非常に重要なポイントとなります。
表彰式を開催する目的は企業によって様々でしょう。
①表彰者への称賛
②非表彰者のモチベーションアップ
③表彰者のナレッジの共有
上記に例を挙げてみましたが、目的は1つとも限らず、複数ある場合もあります。
どのような目的でも、その目的に合った表彰式の内容は変わってきます。
表彰式を行う際は目的設計からしっかりと行うことが、表彰式の効果を最大限に出すためには必要不可欠です。
イベントのメインとなる表彰は、参加者にとっても非常に楽しみかつ印象に残るものとなります。
「次も頑張ろう！」「次回は表彰されたい！」と参加者に感じていただくには、内容次第です。動画を制作会社や社内の得意な人に依頼してみたり、役員を集めてイベントの目的設定をしてみたりと、それだけでもイベントの質は格段に上がります。
オンライン表彰式を行う際はぜひ、上記のポイントを押さえた上で準備されてみてはいかがでしょうか？
