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便利機能3選!Zoomでの社内オンラインイベントでプロが使っている機能とは?

時代の流れに乗ってZoomを使い、朝礼や社内イベントを実施したものの、
「コミュニケーションが取れなかった」
「見るだけで、参加した感覚がなかった」
「淡々とした配信でつまらなかった」
結果、参加者の満足度は低く、また実施してよいのか悩んでいる…
そんな企業におすすめしたいのが、簡単かつイベントの効果を高めてくれる
実際にプロが使用しているZoom便利機能3選です!
これらを使用すればイベントのクオリティを1段上げられるのではないでしょうか!?

①待機室を有効化する

ホストより先に参加者が入室してしまった!
リハーサルをしていたら参加者が入室してしまい見られてしまった!
設定などに手間取って開始時間が遅れてしまった!
なんてことはありませんか?
それを防げるのが「待機室を有効化」です。

待機室を有効化することで主催側も参加者側も事前準備が可能になり、
スムーズにイベントを進めることが出来ます。

ホストが許可しない限り、参加者はミーティングに入室する前に一旦、待機室に入ります。
その間にホストは設定の確認をして許可したメンバーだけでリハーサルを行うことが出来ます。
参加者には「ホストが開始するのをお待ちください」と表示され、許可されたら入室可能になります。
外部からの不正入室を防止出来るので安全なミーティングが行えます。
待機室にチャットを送ることも出来るので「もう少々お待ちください」、
「アカウント名を部署名+フルネームに変更をお願いします」等、参加者側の準備も整えられます。
開場時間に全員の入室を許可すれば、リアルイベントのようなメリハリも付けられます。

待機室を有効化することで、準備万端、ミスのない安心なミーティングが実施出来ます。

②スポットライトを当てる

歓談や議論の時間ではなく、代表挨拶などひとりだけを画面に表示したいのに、他の方が表示されてしまう…
今誰が話しているのかよくわからない…
意図しない画面切り替えになってしまった…
などと困ったことはありませんか?
そんな時に使用してほしいのが、「スポットライト」です。
スポットライト機能を使用することで臨場感のある参加型オンラインイベントが実施出来ます。

1人の参加者のビデオにスポットライトを当て、
その参加者のビデオを全ての参加者に対してメインのアクティブスピーカーとして表示する機能です。
スポットライトを追加すれば、最大9つの画面を表示することが可能です。
例えば新入社員紹介を行うときは「紹介資料」と「新入社員さん」を並べて表示することもできますし、
ゲームを行う際は「司会」、「景品」を並べたあとに「チーム代表者」にスポットを追加して意気込みを聞くことも出来ます。

ただ1画面を見ているよりも臨場感があり、飽きないイベント作りが可能です。

③ブレイクアウトルームを作成する

歓談の時間を設けたいが大人数だと会話が成立しない!
オンラインでもグループ分けをして話し合いをしたい!
講義やセミナーは聞くだけで飽きてしまう!
それを解決できるのが「ブレイクアウトルーム」です。
ブレイクアウトルームを作成することで、参加者同士のコミュニケーションが簡単に可能になります。

ミーティング中に参加者を小部屋に分割することが出来、終了後はメインルームに戻ります。
大人数だと会話が難しいオンラインでも、簡単にコミュニケーションがとれます。
ルームメンバーは指定もランダムも可能なので、
1回目は部署ごとに、2回目はランダムで、と設定すると 「特定の人としか話しができない…」なんてこともなくなります。
ルーム名も設定可能なので、例えば「映画の部屋」「スポーツの部屋」「料理の部屋」などと設定し、
参加者が好きなルームに移動することも可能です。
時間設定も出来るので、だらだらと会議が長引くのを防げますし、全体的にまとまりが出てメリハリあるイベントになります。

まとめ

以上、すぐに実施出来る満足度アップのZoom便利機能3選でした!
ご紹介した機能をまとめると
①待機室を有効化する
②スポットライトを当てる
③ブレイクアウトルームを作成する

イベモンではこれらZoomの便利機能をたくさん使用し、
オンラインでも満足いただけるようなイベント作りを行っております!

出来ることは分かったけれど、自分で行うには設定方法を調べたり、練習したり…
これで参加者が満足出来るイベントが開催出来るかまだ不安…という方、
プロにお任せするのはいかがでしょうか?

イベモンでは、社員総会や懇親会、新年会や忘年会に至るまで4万5,000件以上の実績を持っています。

会社の特徴を伺い、オリジナルのイベントをご提案することが可能です。
興味がある方は、ぜひイベモンまでお問合せください。