2月に突入し年度末が近づいて参りました。 学生にとっては卒業式のシーズンになり、社会人も節目に退職を検討している方もいらっしゃる多いシーズンと言われています。このような節目では、学生にも社会人にも送別会を意識し始める時期でもあります。例年であれば、レストランやホテルなどを貸し切って送別会を盛大に行う機会も多くあったと思います。現在では、そういった状況ではなく開催自体を自粛する雰囲気になっています。しかし、「やっぱり最後だから何かしてあげたい」「思い出に残したい」という思いも捨てきれません。
そこで、オンラインで行う送別会についてご紹介させていただきます。
コンテンツ
1．オンライン送別会について①～事前の準備～
送別会に限ったことではありませんが、オンラインイベントは事前準備に大きく左右される傾向にあります。
オンラインイベントは視聴者と配信者のネット環境の両方に大きく影響を受けるため、オフラインイベントよりオンラインイベントの方がアクシデントが起きやすい傾向にあります。 そこで一番大切なのは、ネット環境などをあらかじめリハーサルしておくことです。視聴者が見続けられることがオンラインイベントでは大切になるため、速度や実際の機材を使用してのテストをしておくと良いでしょう。
また、当日の進行プログラムもリハーサルで確認しておき、誰がどこで何分話すなどできるだけ細かく決めておくことも成功する秘訣になります。プログラム自体も、ある程度時間に余裕をもって設計しておくとリスクマネジメントになるかもしれません。
送別会といえば、サプライズ演出も多いのではないでしょうか？オンラインだからこそできるサプライズや盛り上げるコンテンツも多いため盛り込めるように、幹事で意見を出し合いまとめておくことも大切です。
2．オンライン送別会について②～送別会費の回収～
オンラインのイベント開催では会費の回収に悩まれる幹事様もいらっしゃいます。 特に、送別会は送別品等があるため心配に感じられる方も多いようです。オンライン開催だからこそあって回収が難しいのであれば 、スマートフォンのアプリを活用することでスムーズに回収が可能となります。 PayPayや銀行振込などは、スマートフォンのアプリ上で簡単に取り引きができます。参加者が使いやすいアプリを選び、スムーズに回収することで参加者も幹事も負担が軽減されます。従来の開催では、送別会後に参加費を回収することも多かったと思います。しかし、アプリで行う場合は事前に回収が可能となり、送別の記念品などの事前買い出しにも役に立ちます。オンライン上で集めるため、買い出しや料理手配なども幹事はオンライン上で支払が可能となります。
3．オンライン送別会について③～サプライズ演出①～
送別会で多く行うのがサプライズ。送別される主役に対して、送別する側がサプライズを仕掛けることが一般的です。対面していたからこそ、感動も生まれていたかと思います。
オンラインでも、オンライン上でサプライズは可能です。例えば、送別される主役の方と同じ部署や大学などに所属されていない方で関係の深い方をサプライズゲストとして登場させることも可能です。 ぎりぎりまで配信にアクセスを待っていただいたり、カメラオフの状態で参加が可能になります。司会者からの紹介で、カメラオンにしていただきコメントをいただくことで予期せぬ事態に主役の方は喜んでいただけるのではないでしょうか。また、当日サプライズゲストの参加が厳しいという場合であれば、事前にコメントをいただき動画を作成して当日投影することも可能です。コメントと一緒に、思い出の写真や音楽を流すことでより効果的になります。
4．オンライン送別会について④～サプライズ演出②～
送別会に欠かせないものとして、食事も上げられます。そこで、Uber Eatsなどのデリバリーサービスを利用して主役の家にケーキなどのプレゼントを送別会中に届くよう手配する方法もあります。 オンラインイベントは直接的な関わりがないため、プレゼントが届くと想定外の展開として主役の方も喜んでいただけるかと思います。 プレゼントと合わせて関係者からの手紙や色紙を同封してもらえるよう手配する方法もあります。 また、家族の方に協力していただいてお渡ししていただくことも、自宅で参加できるオンラインイベントならではのサプライズなのではないでしょうか。
いかがでしたでしょうか。現在は直接大人数で対面することは減少しています。そこで、中止ではなく時代の流れに合わせた送別会を企画することも幹事にとって必要な考え方かもしれません。新しい生活への一歩となる日を、一緒にいた仲間とお祝いできる日でもあるためオンラインという形で集まり門出を祝うことも大切かと思います。
自分たちに合った形のイベント方法を見つけることが今後必要になってくるのではないでしょうか。
