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新しい時代のオンラインカンファレンスの成功は企画にあり

オンライン カンファレンス 企画

オンライン会議やオンラインイベントなどの他にオンラインカンファレンスという言葉を良く聞くようになりました。カンファレンス(コンファレンス/conference)は会議・協議会・会談という意味でビジネスシーンでは大規模のイベントなどに使用される言葉ですが、医療や介護の現場では話し合いや相談という意味合いがあります。

またスポーツシーンでは、競技連盟という意味もあり欧州サッカー連盟(UEFA)では2021年より「欧州カンファレンスリーグ」が開催され、欧州チャンピオンズリーグと共に世界中のサッカーファンの注目を集めています。 ここでは会議や協議会という観点でオンラインカンファレンスの実施に関して、企画や注意点などについてご紹介いたします。

オンラインカンファレンスのメリット

カンファレンス やり方

オンラインカンファレンスを企画する場合、セミナーなどのスキルアップやトレーニングといった要素が強い受講型のイベントと違い、意見や情報交換など相互型が一般的で配信環境の整備や相互通信が可能なオンラインツールの利用などが必要となります。 しかし、他のイベント同様参加者は気軽に参加でき時間削減になり、企画者側としてはコスト削減につながります。また、参加者と企画者の関係性向上に役立ち、参加者同士の結びつき強化が見込めます。

オンラインカンファレンスでは、参加が容易なので新規を含めて参加者の増加が見込め、アンケート調査やフォローアップ、次回の案内など情報提供が可能です。参加者にとっては、録画・録音機能を活用し振り返りが可能で、学習効果の向上や情報収取効率が上がります。

繰り返しになりますが、主催者にとって会場の手配や移動費用の軽減などオンラインカンファレンスの最大のメリットはやはり費用と時間(手配)の削減ではないでしょうか。 そのようなメリットをオンラインカンファレンスの企画の充実に役立てたいものです。

 

オンラインカンファレンス企画の注意点

オンライン カンファレンス 方法

オンラインカンファレンスの企画はさまざまですが、最近ではIT関連や人材派遣関連企業・団体などの主催が多いとのことです。有名なオピニオンリーダーのパネルセッションや著名人による講演などで専門知識や情報の提供、ワークショップでのディスカッションにてテーマに沿った論議・問題提起や対話をしたり、参加者にとっては自身に合った企画で高い満足を得ています。

また、気軽に開催できる企画も多いのですが通信環境以外にもオンラインならではの事項として、オンラインカンファレンスの企画段階で参加人数に応じた配信ツールを選ぶなど、音声や映像など配信に関しての細心の注意が必要です。 参加者はPCや場合によってはスマートフォンを使用して参加しますので、主催者側から参加者の状況や表情を感じるのが困難で、参加者を飽きさせない臨場感の醸成につながる企画にすることが大切です。

 

オンラインカンファレンスの企画はますます多様化する

オンライン カンファレンス 多様性 企画

オンラインカンファレンスは、時差の問題はありますが世界中の人々の同時参加が可能で、移動が不要ですので瞬時に画面(チャンネル)を行き来することができますし、コメントでの意見交換の際には画像や絵文字などを使用し個性的な対応も可能です。

多彩な企画に加えて、配信技術の向上や同時通訳の進歩など今後ますます利用しやすくなるでしょう。 従来の集客型のリアルイベントとオンラインを組み合わせた、ハイブリッド型のオンラインカンファレンスの開催が主流となるかもしれません。

コロナ禍が落ち着いた後でもオンラインでのイベント企画が重宝されることも予想されます。 開催方法や斬新な企画など新たな課題も多いでしょうが、参加者にとって魅力的な企画で新しい時代に合ったたオンラインカンファレンスの創造を確立したいものです。