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オンラインイベントを成功に導くポイントとは?アクシデントに備えた事前準備が重要!

コロナウィルスの第三波がささやかれる昨今、オフラインで予定していたイベントを急遽オンラインイベントに変更されることを検討しているという企業様が増えてきております。
そういったオンラインイベントを検討しているご担当者の方とお話をしている際に
「オンラインイベントは開催中にどんなアクシデントが起きるか想定するのが難しい。」
「想定ができない状況において解決策が思い浮かびにくく不安」
ということをよく伺います。

実際、ZOOMやGoogle Meetsなどオンラインイベントの配信媒体は日々進化していますが、まだまだオンラインイベント中にアクシデントが起きてしまうことはあります。
そこで、今回はオンラインイベントに起こりうるアクシデントを解決する成功のポイントをご紹介します。

 

1.オンラインイベントで起こる事例

オンラインイベントを開催する上で実際にどのようなことがアクシデントとして起こるのかをご紹介させていただきます。
オンラインイベントを開催する上で起こるアクシデントは大きく分けて2種類です。
1つは『配信トラブルでのアクシデント』、もう1つは『進行・運営でのアクシデント』です。
次項からはこの2つのそれぞれに分けて解決策をご紹介させていただきます。

2.配信トラブルでのアクシデント


オンラインイベントにおいて配信トラブルについてのご相談はまだまだ一定数伺います。
配信トラブルの原因は配信者側と参加者側の両方にある場合があり、配信者側がいくら気を付けていても参加者のネットワーク環境にも依存するため参加者には事前に万全なネット環境を構築していただけるようアナウンスしておく必要があります。
さらに、途中で参加者のネット環境が途切れてしまっても内容が伝わるようにYouTubeなどで後ほど見れるようにオンデマンド配信の準備もしておくと、もしもの際に起こるリスクを最小限に抑えることができます。
それでは、配信側が起因となる場合のアクシデントと解決策をご紹介して成功のポイントをお話しできればと思います。

配信トラブルのアクシデント事例としてよく上げられるのは『通信速度が重くなる』、『配信が落ちてしまう』、『映像や音声に乱れが生じる』という3つのことが多いです。
これらに対して、解決する成功のポイントはいくつか存在するため紹介させていただきます。

解決する成功のポイント①:有線LANを確保する

オンラインイベントの開催において最優先事項と言っても過言ではないのが有線LANの確保です。
理由としては高速通信がしやすい、電波の干渉が起こりづらいので安定性がある、外部から接続される心配がないなどがあげられ、配信環境としては重宝されます。
このことからオンラインイベントを成功させる上で有線LANの確保は最優先に取り組んでいただくことをおすすめします。

解決する成功のポイント②:スペックのいいPC、音響など機器を使う

オンラインイベントにおいてネット環境と同様に影響が大きいのは配信媒体であるPCのスペックです。
映像をリアルタイムに変換して配信ソフトで流すことはPCにおいてとても負荷が大きく安心してオンラインイベントを開催していくためにはPCのスペックも高い方がおすすめです。
オンラインイベントの開催以外でも活用の方法もあるのでもしよろしければPCのスペックに関しても一度ご検討いただければと思います。
同様に音響や映像の機器についても注意が必要です。
対面形式でない分、画面に映るものや聞こえる音の印象がオンラインイベントにおいては強く残るのでこちらについても一度ご検討いただければと思います。

3.進行・運営でのアクシデント

オンラインイベントを行う際、オフラインイベントと違い参加者の反応が直接見えないいうことを気を付けていただければと思います。
このポイントをうっかり忘れてしまうと、配信者側の一方通行となってしまうケースに陥り、参加者の満足度を損なってしまう可能性があるので留意していただければと思います。

進行・運営でのアクシデントとしてよく伺うのは『反応をリアルタイムに確認できない』、『参加者同士のコミュニケーションがとりづらい』といったことです。
これらに対して、解決する成功のポイントはいくつか存在するため紹介させていただきます。

解決する成功のポイント①:チャット機能などを活用する

オンラインイベントでは一方向になりがちというイメージをお持ちの方が多く、実際このようなご相談はよく伺います。
そのため、参加者の声が反映できるようチャット機能を活用することで双方向性を図ることができます。
また、双方向性を図るためにはアンケートを取るという手段も有効です。
参加者の満足度も計測できるのでアンケートの実施はとてもおすすめです。
そして、チャットの機能など参加者からの双方向性を図るためには進行が混線しないようルールを明確に設けることも必要なことなのでご注意いただければと思います。

解決する成功のポイント②:司会者とオペレーターの役割分担をし、サポートし合えるよう連携を図る

チャット機能を活用することで参加者の反応を確認することができるようになった上で必要な対応は配信者側が参加者の反応を受信することです。
そのため、いかに早く正確に参加者の投げかけをキャッチできるかが要となり、それに対応する役割を設ける必要性があります。
参加者は画面に集中している状態であるためオンラインイベントでは司会者の注目はオフラインイベントに比べて集まりやすいです。
そのため、司会者がチャットを確認しながら進行していくよりもオペレーターを何人か設けて対応していただくことをおすすめします。
また、音響や映像トラブルといったアクシデントが生じた場合に復旧までの間を繋ぐことができるような司会者を選定することは非常に重要です。
加えて事前に音響・映像トラブルが生じ、万が一コンテンツが破綻した場合に対応する代替コンテンツを用意することも忘れずに行っていただければと思います。
このようにして司会者とオペレーターの役割分担をし、サポートし合えるよう連携が取れた状態を作ることは極めて重要です。

解決する成功のポイント③懇親会・ゲームなど交流の時間を設ける

オンラインイベントを開催するにあたり、参加者同士でのコミュニケーションについても配慮が必要です。
もう少し参加者同士で交流できる時間がほしかったというご意見はとても多く、オンラインイベント終了時に懇親会やオンラインイベント内でセミナー形式であってもゲームの要素が入っているものが好まれる傾向にあるようです。
オンラインイベントの開催目的は様々であるため一概には言えませんが、オンラインイベントを盛り上げるケータイアプリなども多く配信されているので懇親会やゲームなどを取り入れたオンラインイベントを開催するのも手段の一つとして検討していただければと思います。

 

今回はオンラインイベントに起こりうるアクシデントを解決する成功のポイントについてご紹介させていただきました。
今回、ご紹介させていただきました事柄以外でも想定外のアクシデントが起こりうる可能性も十分にございます。
そのため、社内で運営を簡潔される場合は、事前のリハーサルは複数回されることをおすすめします。
そして、オンラインイベントに限ったことではないですが、運営側の連携が最も重要な成功のポイントになります。

運営側で十分に連携がとれていることでリハーサルにも厚みが生まれ、オンラインイベント中に予期せぬアクシデントにも分担してスピーディーに対応することができるので運営側での連携も重視していただければと存じます。
また、オンラインイベントを開催するにあたってご相談などございましたら遠慮なくイベモンにもご相談をいただければと思います。