多くの企業や団体が会議やイベントなどを、感染症対策のためにオンラインでの実施に切り替えています。
また、イベントをオンラインで開催したいがどのように準備したら良いかとお悩みの法人も多いでしょう。 イベントにもセミナーや説明会・勉強会などの会議形式のものや、式典や懇親会といったパーティ形式のものなどさまざまなスタイルがあります。 参加者が集まり対面式で行っていた従来のイベントを、オンラインに切り替えて「参加者数が急増した」「参加者の層が拡がった」「参加者の評判が良い」「準備や進行などの効率が上がった」「経費が抑えられた」などの意見やオンラインでの開催ならではのメリットも多く、今後オンラインイベントが主流になることも予想されます。 一方で、オンラインイベントでは機材やネットワークなどのトラブルへの対策も必要です。機材環境の確認、スタッフの連携やリハーサルなど入念な準備でオンラインイベントの開催に備えなければなりません。
内容に合ったオンラインイベントの準備
オンラインでイベントを開催する場合、まず配信方法を決めます。
配信方法は大きく２つあり、「ライブ（リアルタイム）配信」か「録画配信」です。
ライブ配信は主催者と参加者が直接つながっているため、相互のコミュニケーションが可能で主催者は参加者の反応を把握でき、参加者には臨場感が伝わります。チャット機能を利用すればセミナーや講演・説明会などでは質疑応答が可能で、チャット機能はパーティ形式のイベントではゲームやクイズなど参加型の催しにも便利です。
録画配信では、配信動画を録画し設定の日時に配信しますので参加者は視聴するのみで、一方通行の配信ですが視覚効果の高いコンテンツを準備して参加者を飽きさせない工夫が重要です。 参加者のタイプや人数・オンラインイベントの内容に応じて、使用するツールを準備します。スマートフォンを利用する参加者も多くいますので、特にオンラインセミナーや説明会などの場合スライドの設定には注意が必要です。色遣いや文字のサイズ・太さ・画像のサイズなど事前にテストして慎重に準備します。
機材やネットワーク環境の確認は、オンラインイベントで最も重要な準備のひとつといえます。PCは映像配信用・音声配信用・資料投影用・予備用などと分けておくと、視聴環境が整いトラブル発生時の対応に便利です。高画質カメラ・高音質マイクは外付けのものを使用し、クオリティを上げる努力を惜しまないことも必要です。また、有線LANを使用することで無線LAN使用時に発生しがちな、音声が途切れるなどのトラブルを回避できますし、できればマイクも有線でつなぐことがおすすめです。 オンラインイベントでは機材やネットワークのトラブルはつきものといわれますが、機材やネットワークのトラブルは最もクレームにつながりますので、事前にリハーサルを行い、PC・マイク・カメラやWi-Fi使用時などの環境を入念にチェックし、しっかり準備したいものです。
人員と振り返りの準備
役割分担・ポジションなどの良し悪しはイベントの成功に大きく左右します。
企業の場合、さまざまな部署のメンバーが企画や運営に携わることが多いと思われます。 配信や音声など機械を手配し操るテクニカルスタッフはもちろん、プログラム（進行）・司会台本・参加案内（招待文作成）など準備は多岐にわたります。イベントの種類によって準備事項は異なりますが、イベント当日の運営では責任者（ディレクター）とアシスタントが全体を掌握して各役割の担当者と連携を図り進行します。そのため、事前に強固なチームワークを構築することも大切ですのでイベントの打ち合わせは、メンバーの理解状況も確認しながら入念に行います。 さらに大切なのは、イベント終了後には必ず振り返りを行い次につなげることです。運営に関しては主催者や運営スタッフから丁寧に意見を聴取できるよう、事前にその旨を伝えておきましょう、参加者からの意見はアンケート調査のツールを活用して効果測定が可能ですので、準備段階でしっかりと選定しておきます。 準備から振り返りまで運営に携わったスタッフには連帯感が生まれ、その後の業務にも良い効果が期待できます。
多彩なサポートを活用しオンラインイベントの質を上げる
イベントをオンラインで行う際には、準備・当日の運営から振り返りまで各方面の専門家やサービスなどサポートを活用することが不可欠です。しっかりしたサポートを利用して準備を行えば、トラブル防止や万一のトラブル発生時に大きな力になってくれます。
配信のスタジオを自前（自社）で用意できない場合は、専用のスタジオ・機材等豊富なイベント会場やホテルなどを利用すれば運営の効率も上がります。 また、運営全般をプロのサービスに任せると人員を含めて効率の良い準備が可能で、細部にこだわることができ質の高いオンラインイベントの開催を目指せるでしょう。 最近は人が集まる対面形式とオンラインを併用した『ハイブリッド型』のイベントも多く開催され、今後ますますイベントのオンライン化は進みます。
