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成功するイベントは企画書から違う!社内イベントの企画書の書き方とは?テンプレート公開!

社内イベント 企画書 テンプレート

11月も中旬に突入し、忘新年会などのイベントが多数存在する年末年始に向け幹事をされている方は11月中に準備も大詰めという方もいらっしゃるのではないでしょうか。 段取り八部という言葉があるように準備のクオリティがイベントのクオリティの多くを決めていると言われています。

そんな重要なイベントの準備において、その指針とも言える企画者はとても重要であり、試行錯誤されているという方も多いと伺います。

そこで、今回は社内イベントの企画書についてご紹介させていただきます。 忘新年会に限らず、入社式や内定式、表彰式など多数存在する社内イベントを運営するにあたり必要になってくる企画書のテンプレートとなるような内容をご紹介させていただきますのでぜひ最後までお読みいただき、社内イベントの企画書作成にお役立ていただければと思います。

1.社内イベントの企画書の構成について

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社内イベントの企画書において基本的な構成は以下のような5点があげられます。

①イベント名(忘・新年会、入社式後の懇親会など)

②イベントの目的(社内コミュニケーションの円滑化、経営方針伝達、社内風土創生など)

③コンテンツの内容、企画意図

④日時・場所・人数といった概要

⑤費用・予算

このような基本的な構成を踏まえて、社内イベントの効果を最大限に高めメリットを生み出すような企画書のポイントを次の項からご紹介させていただきます。

2.社内イベントの企画書作成のポイント

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2-1.社内イベントの企画書作成のポイント①目的とゴールを明確に

社内イベントに限らずですが、目的とゴールを明確にしておくことが非常に重要になってきます。 目的とゴールが不明瞭であれば、どんなに企画書の体裁を整えたとしても「この社内イベントの開催は有用なのか?」判断できないからです。

逆に、目的やゴールが定まっていればコンテンツや企画メンバー、役割分担などを決定することができます。

また、開催後にも開催目的の達成の可否についても振り返ることができ

「コンテンツが適していなかったのか?」

「適した人材が運営をしていたのか?」

「動き出した時期は十分だったのか?」

など今後の社内イベントを有意義にしていくためにも役立ちます。

そして、ゴールにおいては「社内イベントを通して実現したいもの」と言い換えられます。 「どのような状態が成功したと言えるか」というものを具体的に言語化しておくことで企画の中身や準備においても深みが増していきます。 ぜひ、企画書の作成のはじめに目的とゴールを明確にしていく作業から始めていただければと思います。

2-2.社内イベントの企画書作成のポイント②ターゲットを絞る

目的やゴールを定めた次はターゲットについても考えることは業務や予算の面で非常に重要になります。

むやみに広範囲に集客をすると管理だけでもかなりの時間を投じることになります。 目的を考え、対象となる人を絞ることで社内イベント開催後の統計から成功かどうかも判断できるので年齢・性別・部署・役職・居住地などの具体的なペルソナを想定し絞り込んだものを企画書に記載することがおすすめです。

2-3.社内イベントの企画書作成のポイント③優先順位を考え余裕を持ったスケジュールを立てる

続いてはスケジュールについてです。 スケジュールの設定において大切になってくるのは優先順位とリスクを見据えた余裕を持ったスケジュールの作成です。

「会場候補の選定・手配」、「集客開始時期」、「設備・備品・機材手配」など重要度の高さと準備に有する期間を区切り設定しましょう。 とりわけ、オフラインでの開催は「会場を押さえること」、オンラインの開催では「機材の確保」がとても重要であり、忘年会や新年会などは企業だけでなく様々な団体が同時期に開催をするので開催間近になるにつれ選択肢が減り、費用も高騰する可能性があります。 そのため、優先順位を考え行動することがとても重要です。 また、どんなに準備をしていても経験が豊富であってもトラブルやアクシデントが発生する可能性は決して0にはなりません。 むしろ、イレギュラーなことが発生することを前提にリスクヘッジをしておくことが安心して社内イベントの開催ができると思うのであらかじめスケジュールにはリスク管理の意味でも余裕をもって設定しておくことがおすすめです。

2-4.社内イベントの企画書作成のポイント④予算とその内訳を明記する

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「クオリティを高めるためならいくらコストをかけていい」という状況はめったにありません。 限られた予算の中で高い成果を出すために「何にいくらかかるのか?」というのを企画段階で費用と内訳を組み立てておく必要があります。 さらに、内訳を具体的にしておくことで備品などの準備物がリスト化できたり、何にどれだけの費用をかけるかの優先度判断がはっきりするメリットもあるので予算の作成と共に内訳まで明記することで準備をスムーズに進めていくことができます。

2-5.社内イベントの企画書作成のポイント⑤役割を明確に記載する

イベントを運営する人の役割や動きについても企画書には記載しておくこともとても重要です。 社内の幹事となる人が進行役、予算管理、会場担当、参加者対応などを決めておくことで連携がスムーズに行きます。 また、社内だけでなく会場スタッフや機材のオペレーターなど社外での関係者についても明記しておくことでやり取りがしやすくなります。 参加者や外部関係者にも配慮して全体統括のほかにも他の部門の責任者も明記しておくのも有効な手段の1つです。

2-6.社内イベントの企画書作成のポイント⑥効果測定も推移する

イベントの終了後に振り返りをスムーズに実施できるように効果測定方法もあらかじめ定めておくととても便利です。 次回以降の社内イベントの繁栄につなげるためにも、『定量的な指標』と『定性的な指標』の両方を盛り込むことが効果的です。

 

幹事 大変 企画 業者

今回は社内イベントの企画書についてご紹介させていただきました。 こちらのポイントを参考にして社内イベントの企画書の作成や今後にも活用できるようなテンプレートの作成にお役立ていただければ幸いです。

通常業務に加え、社内イベントの企画を併行して考えなければならない担当者の方は非常に大変です。

社内イベントの種類によって準備期間や人員などもさまざまであり、壁にぶつかることもあるかと思います。 そんな時は一度、イベント業者にお話ししてみるのも有効な手段かもしれません。 業者の利用の有無にかかわらず、お気軽にご相談いただければより良い社内イベントの開催につながるかもしれません。