11月に突入し忘年会や懇親会のシーズンも近づく昨今、幹事をされている方の中には準備をかなり進めてらっしゃるという方もいらっしゃることと存じます。
準備も佳境になってくると滞りなく進められるかを確認するチェックリストが非常に重要となってきます。
ZOOMを筆頭にオンラインで懇親会や忘年会を行えるツールが浸透し始めオンラインで懇親会を行うとなると例年とは勝手が変わりチェックリストも新たに考えなければないと頭を悩ませている方もいらっしゃるかと思います。
そこで、今回はオンラインでの懇親会を開催するにあたり、実施前・当日・実施後に分けてチェックリストについてご紹介いたします。
1．イベント実施前
・イベント実施2～3か月前
□開催目的(社内コミュニケーションの円滑化、理念・ビジョン浸透など）の決定
□責任者の決定
□日時の選定
□配信媒体(ZOOMなど)の選定 →□配信媒体の規約・禁止事項確認
□イベント開催に向けたスケジュール作成
□企画・コンテンツ決定
□費用の見積もり及び予算獲得
□設備・機材費
□備品
□印刷
□景品及び景品に関するもの
□その他運営にかかるもの
□スタッフの役割分担
□広報・集客
□出欠管理
□印刷物準備
□備品手配・予算管理
□記録
□機材オペレーター
□機材オペレーター補佐
□進行役 など
□申し込みフォームの作成
□ツール(Googleフォームなど)選定
□案内文章作成
□出欠管理
□イベント終了後の計画策定
・～1か月前
□ネット環境・配信状態の確認
□進行表作成
□景品手配
□当日投影する資料・映像作成
□参加意欲を高めるイベントページなどの作成・更新
□非常時の連絡体制・バックアッププラン作成
□配信媒体のガイドライン・禁止事項に基づきイベントのルール策定
・～1週間前
□当日利用する機材・設備リハーサル
□備品チェック
□参加者名簿作成
□参加に関するルール共有
□ブレイクアウトルームのチーム分け
・前日
□参加者にリマインドメール送信
□配信媒体のURLの共有
□ブレイクアウトルームのチームの最終確認
□配信媒体の最終確認
□設備・機材の最終確認
□進行最終確認
2．イベント当日
□スタッフの体調確認 ※不調者がいる場合
□当日スタッフの役割分担編成
□(開催困難な場合)参加者への中止・延期連絡
□音響、照明、映像のチェック
□進行管理
□イベントの記録管理
3．イベント後
□参加者への対応
□参加してくれたことへのお礼
□アンケート実施(総評、良かった点、改善点)
□当選者への景品手配
□記録した映像の処理(参加者への共有、企業広報・採用との連携など)
今回は、オンライン懇親会・忘年会に関するチェックリストについて紹介させていただきました。 実施する規模感や趣旨によって準備期間や準備項目にも違いはございますが、参考にしていただければと思います。
オンラインでの懇親会や忘年会において注意していただきたいのは配信媒体の規約の確認です。 最近では、オンラインの普及に伴い配信媒体の規約が厳格になりつつあり、配信媒体よって禁止事項が異なります。 知らず知らずのうちに規約に違反し、アカウントが凍結するというような事態が起きないように事前に確認して参加者には安心して楽しんでいただけるよう一定のルールを設定することは幹事の方を守ることにもなるので忘れず行っていただくことをおすすめします。
今回、ご紹介したチェックリストを活用して楽しく安全な懇親会・忘新年会の開催にお役立ていただけると幸いです。もし、開催の準備が難しい、期間が１か月前になってしまったなどあればプロに相談してみるのはいかがでしょうか？イベモンでは無料相談を受付ておりますので、直近になった場合も慌てずにお気軽にご相談ください。
