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withコロナ式忘年会白書!安心・楽しい実施方法とは?

11月に突入し肌寒い日が続き本格的に冬の訪れを感じる昨今、忘年会のシーズンを目前に控え幹事の方は準備に取り掛かっている頃と存じます。

一時に比べ多少は落ち着いたとはいえ、まだまだコロナウィルスの脅威が続くこの状況で例年に比べ、幹事の方はより頭を悩ませているのではないでしょうか? 時代と共に流行り廃りはありますが、形は変わっても人と人とのコミュニケーションの必要性がなくなることはありません。 少しずつコロナの対応策・防止策も検討されている昨今、いつまでも他者との接触を避け続けるのではなく、コロナとの共生を考えていく時代にだんだんと変化してきました。

そこで、今回は『withコロナ』における忘年会の実施方法についてご紹介させていただきます。

 

1.忘年会の形式は?

先日、オンラインで渋谷のハロウィンが開催されたり、個人でも結婚式をオンラインで行うなどオンラインイベントが浸透しつつあり、忘年会もオンラインで検討される企業が増えてきました。

オンラインでの忘年会については詳しくは以下のリンクをご覧ください。

【コロナ対策】オンライン忘年会のメリットとデメリットとは?

オンラインでも盛り上がる面白い忘年会ゲーム企画4選

一方、「コロナの感染は心配。でも忘年会ぐらいは直接話しながら盛り上がりたい。」という方もいらっしゃると思います。

そこで、次項からはオフラインでも安心して盛り上がれる『withコロナ』で実施する忘年会のポイントをご紹介します。 ぜひ、忘年会の開催について検討中の方は参考にしていただければと思います。

2.会場探し

『withコロナ』における会場探しについてのポイントは大きく分けて、衛生管理、支払い方法、設備・ネット環境、人数変更・キャンセルの対応の4つです。 これから1つずつ順番に紹介させていただきます。

2-1.会場探しのポイント①衛生管理

・アルコールやマスクといった感染症対策備品が用意されているか

・スタッフへの衛生管理もホームページに明記されているなど徹底されているか

・ゴム手袋の完備などできるだけ料理配膳等の触を減らせるようになっているか

・会場の換気は定期的に行われているか、開催中も行うことができるのか

この4つがあげられます。

2-2.会場探しのポイント②支払い方法

キャッシュレス支払いもしくは事前決済に対応しているかどうかまで調べておくことをおすすめします。

理由としては、受付・撤収がスムーズに行うことが可能となるためです。 現在の主流としては会社がイベント費全額を負担しているケースが多いですが、参加者から会費を徴収している会社もあります。 少しでも密集する時間を減らすためには事前に参加者から会費を集められたり、円滑に当日集められることで安全に配慮することができる上に幹事の方の手間も軽減することができます。 LINE Payなど割り勘アプリが使える会場だとそのアプリを利用し忘年会の時間もより有効に活用できるようになるのでこういった会場を活用することをお勧めします。

割り勘アプリの種類について→https://www.lifehacker.jp/2017/12/171211_warikan-bonenkai-feature-money.html

2-3.会場探しのポイント③設備・ネット環境について

『withコロナ』の状況において、オフラインでの参加のみだけでなくオンラインでも参加が可能といった選択肢があるとより参加者の参加するハードルが下がり、参加しやすくなります。 そのため、会場から配信できるようなネット環境やオンラインで参加しても盛り上がりを体感できるような映像・音響設備があるかなども調べて対応できる会場であれば、参加者の増加と満足度アップにも効果的になります。 ネット環境においては有線接続ができるかまで調べておくとよりベターです。

2-4.会場探しのポイント④人数変更・キャンセルの対応

こちらのポイントが忘年会の費用に最も大きく関係するところになりますので要注意になります。 『withコロナ』の状況に限らず、急遽参加できない方が出てくる可能性はあります。 また、このような状況下で感染の関係で会場からも開催できないといった申し出が出る可能性もあります。

そのため、

・仮予約期限はどのくらいか?(仮予約の申請をしてから何日間までならキャンセル無料か)

・最終人数確定の期限はいつまでか?

・スタッフが感染するなどしてその会場での開催ができなくなった場合の対応は?(キャンセル料はかかるか?代替会場を紹介してもらえるか?など)

を確認して会場の候補を押さえておくのが得策と言えます。

3.ゲームへの配慮について

先ほど少し述べさせていただきましたが、『withコロナ』で忘年会を行う場合はオンラインでも参加できるという選択肢を設けることをおすすめします。

それゆえに、忘年会のメインイベントとなるゲームにも配慮が必要です。 配慮することは利用媒体と景品の受け渡しの2点です。 ゲームはアプリを活用しネットを駆使することでオフラインの参加者もオンラインの参加者もリアルタイムで楽しむことができます。 また、景品の受け渡しは目録をメールやSNSで渡し、後日、自宅に郵送される形式だとオンラインの参加者でも受け取ることができます。

加えて、安全面から最近では手渡しでの飲食物の景品の受け渡しが懸念されています。 しかし、郵送であればチョイスすることが可能となるので郵送形式での景品の受け渡しがおすすめです。

オンラインでもゲームの運営から景品の受け渡しまでを行うことができるアプリもあります。

景品の受け渡しもオンラインでできる!オンラインビンゴの遊び方

今回は、『withコロナ』における忘年会の実施方法についてご紹介させていただきました。 今回、ご紹介した内容以外でも幹事を任された方は他にも様々なことに頭を抱えていらっしゃることと存じます。 そこで、過去にご紹介した忘年会についての記事のリンクも記載させていただきますのでよろしければこちらもご覧の上、お役立ていただければと思います。

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