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【幹事必読】社内イベントの準備から企画までの流れとは?

最近だんだんと寒くなってまいりました。2020年もあと少しで終わりを迎え、忘年会シーズンの到来です。

ところで、会社で忘年会を行う際に、幹事はどのように選ばれているでしょうか? 毎年幹事を務めている方でしたら、お店選びにも慣れているかもしれませんが、「今年の忘年会幹事をお願いしたい」とある日突然、言われることもあります。 日常業務もある中で幹事も務めるというのは負担が大きく、できるだけスムーズに様々な手配を進めたいところです。

また、感染症対策として三密を回避するため、今年は忘年会をやらないという企業もあるかと思いますが、従業員を労いたい、表彰の機会を設けたい、などの理由で忘年会や年末に社内イベントを開催したいというご相談もいただいております。

そこで今回は、社内イベントの幹事を任された場合に、どのような段取りで準備を進めていけば良いのかをご紹介したいと思います。

 

幹事のお仕事

会社のお金を使ったイベントの幹事ですから、プレッシャーを感じるかもしれませんが、一つ一つクリアしていきましょう!

①幹事になったら確認すること ・予算

・予算

・参加人数

・イベント日時

・会場&エリアの指定

・イベントの内容

いつ、どこで、誰が、何を、いくらで。 これが最初のポイントです。 この5項目を確認したら、次にやらなければならないことがあります。

②会場探し

会場さえ決まってしまえば、少なくともイベントを開くことができます。 会場探しの注意点をいくつか挙げさせていただきます。

・イベントシーズンは早めの予約を!

入社式や内定式が一斉に行われる4月1日や10月1日、また忘年会シーズンとなると、他の会社でも会場探しを行っていることから、会場が見つからないといったケースが多々ございます。 また、複数の宴会場やホールを有するホテルやイベント会場の場合、空きがあっても競合企業の予約が重ならないようにお断りとなるケースもございます。 日程がすでに決まっている場合も、会場が決まったら日程を決めるという場合も、会場探しは早めの対応が必要です。

・できるだけアクセスの良い会場を!

フォーマルな式典の場合、場所を変えて飲食を伴う懇親会を行うケースがございます。 記念パーティーの場合には、外部からお客様を招いたり、女性がドレスアップして参加したりすることもございますので、駅から徒歩圏内やタクシーでワンメーター程度で移動できる方が参加者の負担も少なくなります。 忘年会の場合は、一次会で帰る人にとっても、二次会に参加する人にとっても、できるだけ駅に近い方がありがたいですよね。 アクセスの良い会場は、参加者の満足度アップに直結します。

・会場費用にご注意を!

幹事が最初に確認することとして「予算」を挙げましたが、初めて幹事を任された方は予算額が多く少し驚かれるかもしれません。 プライベートで居酒屋の忘年会コースを予約する場合と比較すると、発生する費用が異なります。

例えば、忘新年会やパーティーなどで飲食店を貸し切りにしたり、ホテルの宴会場を借りたりする場合、会場費や設営費用、マイクやプロジェクターなど音響機材のレンタル料等が発生することがあります。 飲食が無かったとしても、会場費用やレンタル費用は必要なのです。 消費税の他にサービス料がかかることもございますので、必ず「税込み・サービス料込」の金額を確認するようにしてください。

また、レストランを貸し切る場合には、飲食料で最低この金額を超えてください、という最低保証料金が設けられていることもございます。 参加人数とコース料金で最低保証料金を超えない場合には、お料理のランクを上げてもらうなどの方法がございます。

・会場利用時間は本番の前後1時間を目安に!

パーティーを18時から21時で開催する場合、会場の飾りつけや受付の時間、後片付けや退出の時間を考慮する必要があります。 参加人数によりますが、会場を借りる時間は本番の時間プラス前後1時間程度が目安となります。 準備や撤収の時間についても会場費用は発生しますので、会場費用には注意しておきましょう。 なお、2日間に渡って同じ会場でイベントを行ったり、前日の夜に準備して朝から本番を迎える、という場合には、夜間も会場費が発生しますので、その点もご注意ください。

・収容人数にご注意を!

感染症対策として、収容人数を減らしている会場がほとんどです。 昨年と同じ会場に頼もうと思っていたら、収容人数の関係で断られてしまった、あるいは広い会場に変更することになり予算が不足してしまった、というケースもございますので、いくつか候補を挙げておいた方が無難です。

さぁ、無事に会場が決まりました。次はイベントのコンテンツを企画しましょう。

 

③コンテンツ企画

イベントによって、すでにテーマや流れがある程度決まっているものがあります。 例えば入社式であれば、入社を祝い、新入社員が決意表明をする、辞令を渡す、という流れが一般的です。 忘年会であれば社員を労い、新年会であれば社員全員で新たなスタートを切る、といったテーマがあると思います。

このテーマや一般的な流れに、プラスアルファをもたらすのがコンテンツ企画です。 イベントごとに、コンテンツの一例をピックアップします。

・入社式+記念品贈呈

ネーム入りのボールペンを贈呈することで、会社の一員としての自覚を促したり、帰属意識の醸成が期待できます。

・忘年会+年末表彰

社員が揃う機会であり、表彰式を兼ねることで翌年へのモチベーションアップにも繋がります。 表彰式を大々的に別の機会で行う企業もありますが、表彰の機会がない企業にとって絶好の機会となります。

・ムービー作成

オープニングムービーはイベントの期待感を膨らませ、エンディングムービーは伝えたいメッセージを参加者に浸透させるために有効です。 また、表彰の場面では受賞者のお世話になった上司や恩師からのメッセージを流したりすることで、感動を演出することも可能となります。 緊張してうまく話せないという方にも有効です。

・ゲームコンテンツ(団体戦・個人戦)

社員数が多い企業やグループ会社合同のイベントでは、団体戦でのゲームコンテンツが選ばれることが多いです。 これは、従業員同士のコミュニケーションの促進や、一体感を醸成するのに効果的な内容です。 一方、個人戦は盛り上がりを演出して多くの人にゲームの景品が行き届くようにすることで、毎年の社内イベントに期待感を持たせ、個々の帰属意識を高めるのに効果的と言えます。 団体戦、個人戦どちらも、従来行われていたビンゴゲームやクイズなどをアレンジすることでマンネリ化を防ぐとともに、景品渡しで時間をロスしていた部分の見直しにも繋がります。

・タイムスケジュール作成

コンテンツは少なすぎても盛り上がりに欠けてしまい、詰め込みすぎるとグダグダ感が出てしまいます。 歓談時間、飲食時間も計算して、全体のタイムスケジュールを作成しましょう。

ここで挙げたのは一例です。イベントごとにコンテンツを企画するのも幹事の大変な役割であり、醍醐味でもありますので、ここまで来たら幹事の仕事を楽しみましょう。

④事前準備

会場もコンテンツも決まったところで、ここから当日に向けた具体的な準備が始まります。

・挨拶依頼

式典で挨拶をする方や乾杯の音頭を取る方には、事前にお伝えしておくのが礼儀です。

・記念品やゲーム景品などの物品手配

記念品は、会社ロゴを入れる場合には印刷会社などに発注する必要があります。 印刷に日数がかかったり、印刷会社も在庫がなく発注のためにさらに日数がかかるといったケースも考えられるため、問合せだけでも早めにしておく必要があります。 ゲーム景品は、実用的なものからバラエティ的なもの、高級食材や家電製品など様々なものを用意する方が参加者も盛り上がります。 発注先も多くなってしまうため、発注状況の進捗管理が必要になるのと、景品の配送をどうするかがポイントです。 全ての景品を会社に保管しておいて、イベント当日に会場に運ぶことは大変な手間と労力となります。 会場が許可してくれれば、当日時間前に到着するように手配しておく方法もありますので、ご相談してみてください。

記念品であれば予算が明確になっていますが、ゲーム景品は予算オーバーしてしまうこともあります。 会社によっては、役職者の方が特別賞を出す忘年会もあるようですが、予算配分には気を付けましょう。

・司会者

司会進行をお願いする方を決めましょう。 社内忘年会であれば、会社のムードメーカーや人事部で社内に顔が広い方に任せることが多いかと思います。 また、フォーマルな式典など、イベント内容によってはプロの司会者やフリーアナウンサーに依頼するケースもございます。 幹事は会場のスタッフとのやり取りやタイムスケジュール管理などもあり、司会者を兼ねるのは難しいため、あらかじめ司会者は決めておきましょう。

司会にお悩みの方はこちら→オンラインイベントの司会者に向いている人の特徴と抑えるべきポイントとは?
・下見

下見が不要なケースもあります。 レストランなどを貸し切って行うパーティーなどであれば、当日早めに会場に入り、設営を指示することができます。 しかし、参加者が多いイベントであれば設営にも時間がかかるため、下見は必須です。 ホールの外に受付を設けることも多々あり、会場のスタッフとの事前打ち合わせはしておくべきです。

・告知

イベントの日程と会場が決まったら、告知をしましょう。 メールでお知らせする方法が一般的だと思いますが、趣向を凝らして一人一人に招待状をお渡ししてみてはいかがでしょうか? また、イベントの告知動画を制作するという方法もございます。 社内イベントは社員のために行うイベントですから、スルーされず多くの社員に参加してもらえるように、ぜひ工夫してみてください。

これで、事前準備はこれで終了です。 残すは本番当日、タイムスケジュール通りにイベントが進むようにコントロールしていきましょう。

本番の成功は準備で決まる

「準備7割」よく聞く言葉ですね。幹事の仕事は「準備」です。

当日、突発的なトラブルが起きる可能性もありますが、準備をしっかりしておけばトラブルが発生しても上手く対処ができるはずです。 社内イベントの成功は幹事の準備に懸かっておりますので、今回のコラムをぜひご参考にしていただき、万全の準備をしてみてください。