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【イベント幹事様必見!】イベント制作会社の裏側!イベント開催までの流れとは?

社員総会 余興 おすすめ

2020年も残すところあと2か月ほどとなりました。 忘年会や新年会の幹事を任されて、計画を進めている方も多いのではないでしょうか?

幹事様のお仕事と言えば、

・当日プログラム作成

・会場探し ・景品準備

・当日運営

といったものがございます。 これを日常業務と並行して行うため、幹事様のご負担が大きくなってしまうというお話をしばしばお聞きします。

また、忘年会や新年会に限らず、会社の周年記念や採用イベントなどの幹事を任されたが、

・どのように準備を進めればよいかわからない

・マンネリ化を打開したい

・以前の内容を上回る企画を検討している

というご相談も多数いただいております。

そこで今回は、弊社が会社イベントの幹事様をどのようにサポートしているのか、イベント制作の裏側についてご紹介したいと思います。

イベント開催までの流れ

イベントのサポートと言っても当日の運営だけでなく、事前準備からイベント後のフォローまでが一連の流れになります。 幹事様のご負担軽減とともに、イベントのクオリティを高めるためにどのようなサポートを行っているのか、忘新年会や会社で行われている入社式や表彰式などのフォーマルイベントの中からピックアップしていきたいと思います。

◆イベント前日まで

 

・企画作成

これまで行われてきたイベントの企画をご参考にさせていただき、いくつか候補となる企画をご提案し、幹事様は候補の中から採用する企画をお選びいただきます。 また、こういった企画は実現できるか?というご相談もいただいております。 実際にイベントで行われた事例などもご説明させていただきますので、当日の具体的なイメージをお持ちいただくことが可能となります。 こちらのコラムでイベント企画をいくつかご紹介しておりますので、ぜひご覧ください。

【オンライン表彰式】社内オンラインイベントの企画紹介!~事例付き~

 

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・プログラム作成

イベントのコンテンツを詰め込みすぎて、結局やらないゲームがあった、景品が余ってしまった、といった失敗談をよくお聞きします。 当日のプログラムを時間配分も含めて作成し、司会進行を社内の方が担当する場合には司会台本もご用意させていただきます。このようにスムーズなイベント進行ができるようにサポートさせていただきます。

・会場探し

イベントを開催する際に、イベント開催日から決めますか?イベント会場から決めますか? どうしてもこの会場でやりたい、という場合以外は、日程から決めることがほとんどかと思います。 ですが、時期によってはなかなか会場が決まらないということもございます。 また、感染症対策のため、収容人数を従来の半分にしている、というケースもあり、会場探しが難航することも・・・ 手間のかかる会場探しについても、サポートしております。

・動画作成

オープニングやエンディング動画は、幹事様が社内でスキルのある人に毎年頭を下げて制作してもらっている、という企業様もあるようです。 写真や動画などの素材を頂いたり、事前にインタビューや撮影をさせていただくことで、動画制作も行っております。

ムービーが流れるだけでも、会場が盛り上がり、印象に残ります! 最近ではオンラインイベントも増加しており、参加者の期待感を膨らませる効果を狙い、オープニングムービーを取り入れる企業様がほとんどです。

その他によくあるものとして、司会者やゲストの手配、景品手配、メインステージの装飾品の準備などが挙げられます。

どれを取っても手間と時間がかかってしまいます。 幹事様にも安心してイベント当日を迎えていただけるように、事前準備のサポートをさせていただいております。

◆イベント当日

・運営スタッフ

会社の社員で運営スタッフを賄う場合、協力してくれた社員がイベントに参加できなくなってしまったり、別途2次会やお疲れ様会を設定する必要が出てきます。 また、準備や撤収作業に時間がかかってしまい、タイムスケジュールに影響を及ぼすことも・・・ イベントの専門スタッフが当日運営のサポートをさせていただきますので、スムーズにイベントを進めることができ、社員の皆様にもイベントに集中していただくことが可能となります。

・音響スタッフ

運営スタッフとは別に、音楽や動画を流す際のスタッフも必要となります。 オンラインイベントを行う際も、BGMを流したり、映像のスイッチングなど機材に慣れている専門スタッフが操作することで、配信失敗のリスクを低減できます。

・司会者

100人、200人の参加者を前にして、緊張せずセリフをスムーズに読み上げたり、タイムスケジュール通りに会を進行させたりと、司会者の役割はとても重要です。 忘年会のように盛り上がりを演出する司会者や、セレモニーのような厳かな雰囲気で進行を務める司会者など、イベントに応じた司会者を手配することが可能です。

その他、会場の設営やイベントで使用する物品の配付や回収スタッフなど、当日の運営に必要な人員を配置して、スムーズな進行をサポートしております。

 

◆イベント終了後

・アンケート実施

参加者にアンケートをお送りし、イベントの感想を集計して幹事様にご報告しております。 例えば、忘新年会などであれば社内交流がうまくいったかどうか、入社式や表彰式であればモチベーションアップに繋がったか、といった参加者への影響力を計ることができますので、次のイベントの方針なども決めやすくなります。

イベント開催にあたって幹事様がご検討、ご準備していただく項目は多岐に渡り、日常業務の傍らで計画を進めるのが難しいケースもございます。 企画段階からサポートしておりますので、イベント成功のお手伝いができるかと思います。 サポートの流れについては、トップページの下部にも記載されておりますので、こちらもご参考にご覧ください。

イベモン公式ホームページ

イベントには多くの人の時間が費やされている

学校でのエピソードで、誰か1人が授業を1分止めてしまうと30人クラスだったら30分の無駄になる、という話を聞いたことがありませんか? イベントも同じで、2時間のイベントであれば何十、何百、何千時間ということになります。 幹事様や一緒に企画準備に携わる人の時間も費やされるのですから、大変な時間が費やされております。