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オンライン社内イベントで多様化するツールの選び方とは?

対面式で行われていた社内イベントも、感染症対策でオンラインでの開催に変更する企業が急増しているなか、従業員からもオンラインでの開催を歓迎するという声も多いと聞きます。
しかし、「どのようなツールを利用すれば、社内イベントをオンラインで実施することが可能なのか」と悩まれているご担当者も同時に多いのではないでしょうか?

従業員と確固たる信頼関係を築き会社への帰属意識を高めることや、社内交流を深めることなどの組織活性が社内イベントの主な目的でしょう。しかし、オンラインで行うことで「効果が見込めるのか」「一方通行になりがちではないか」「参加者の熱量と集中力が続かないのではないか」などという心配も考えられます。
そこで、目的や用途に合ったオンライン社内イベント向けのツールをご紹介いたします。

 

社内イベントの種類

現在、政府が主導する働き方改革の影響もあり個人の働き方が多様化しています。そういった社会情勢や組織の在り方の変化を踏まえ「働く人を大事にしている企業を目指す」「社員や関係者の心を動かす」ひいては「企業の発展につながる」のが社内イベントです。
実施されている主な社内イベントは次のとおりです。

◆周年/上場パーティー・記念イベント
◆社員総会・キックオフイベント
◆社内表彰式・社内達成会
◆採用イベント・内定式・入社式
◆セミナー・研修会・講習会
◆懇親会・歓迎会
◆忘年会・新年会

オンライン社内イベントに対する企業のお悩み

各企業それぞれにオンライン社内イベントの課題や目的があります。
◆オンラインイベントを取り入れたいが、どうしたいかわからない
◆会社の拠点(事業所)数と社員数が多いが、全社方針を経営者から直接伝える頻度を上げたい
◆リモートで働くスタッフのモチベーションや仲間意識を高めたい
◆休日や勤務時間に違いのあるスタッフに一斉に情報発信したい
◆オンラインでのイベントを有効活用して事業推進に役立てたい
◆全社員を1か所に集めるとコストが莫大なのでオンラインイベントで全社の一体感を醸成したい
…など
このようなテーマに応じてオンラインツールを選定し、準備を進めたいものです。

目的用途別社内イベント向けのオンラインツール

1. ZOOM ミーティング

会議・勉強会・懇親会などの手軽なイベント向きですが、配信機材や他のツールと組み合わせて入社式・社員総会や式典などの大型イベントにも利用可能です。
ウェブ会議システムで、日本でも多くの利用があります。
低費用で(基本無料。参加人数などによる料金設定あり。)、アンケート機能やブレイクアウトセッションがありメンバーの分割が可能です。
拡張機能を活用することで用途が拡がり、多人数の参加が可能となります。

2. Google Meet

会議・勉強会・懇親会などの手軽なイベント向きです。
ウェブ会議システムで、Googleアカウントに登録が必要です。
基本は無料で、有料のプラン設定があり、ビジネス向けの Google ドライブ・Google ドキュメント・スプレッドシート・スライドが利用可能です。
PCではブラウザーのみでもアクセス可能で、3種類の画面レイアウトが設定されています。

3. Microsoft Teams

会議・勉強会・研修会などの手軽なイベント向きです。
ウェブ会議システムで、無料版でもグループでのビデオ会議が可能です。
基本は無料で、OneDrive クラウド ストレージ・Office アプリと高度なセキュリティ オプションが含まれている有料のプランがあります。
Microsoft の高度なセキュリティ機能が人気です。

4. YouTube

研修会・方針展開会・講座・社内番組等視聴完結イベント向きですが、ZOOMなどと組み合わせて入社式・社員総会や式典などの大型イベントの配信が可能です。
動画プラットフォームで、ユーザーが多い分視聴者の受信が比較的簡単にできます。
無料、低コストで利用可能です。

※2020年10月現在の情報です。

オンライン社内イベントのすすめ

社内イベントの開催にあたっては、参加者の満足度を上げることや企画・運営を担当するスタッフの負担を少なくするということが最も重要だといえます。
さらにオンラインでの実施となると、参加者の負担軽減や一体感の醸成などにも特に留意が必要です。
一体感の醸成としては、専用アプリや全員参加型のコンテンツなどを駆使し、オンライン社内イベントならではの、盛り上がる演出をすることがおすすめです。

オンラインコミュニケーションツールは、急速に身近なものになってきています。
今後サービス内容の拡充や品質向上も期待でき、ますます利用しやすくなるでしょう。