イベント幹事様とお話をさせていただく中で”会場探しに困っている”というお悩みをお伺いすることは非常に多いです。
イベント幹事業務の中でも意外と工数がかかる会場探し。エリアから会場の金額、空き状況、場合によっては会場見学までもする必要があります。
そこで今回は会場探しのポイントを押さえて、会場決定までスムーズに行えるよう、チェック項目を交えてご紹介していきます。
１．会場決定までの流れ
会場探しから会場決定までの流れは下記になります。基本的に会場探しはイベント開催が決定してから、すぐに取り掛かることをおすすめします。
特に内定式や忘年会など、ある程度時期が決まっているもの、参加人数が多い社員総会や上場パーティー等の場合、ギリギリの予約になってしまうと会場が空いてない可能性が非常に高くなってしまいます。
そのため、イベント開催決定後、すぐに会場探しに取り掛かる方が、良いでしょう。
・条件と優先順位を決める
・会場探し
・問い合わせ
・決定
以上が会場決定までの流れです。それでは順番にそれぞれのポイントをご紹介していきます。
２．会場探しから会場決定までのポイント
①条件と優先順位を決める
会場探しをスムーズに行うためには、条件と、優先順位を決めることが大切です。
この２つが曖昧になってしまうと、会場探しの工数が増えてしまったり、結果、条件に合わない会場になってしまうこともあります。
条件と優先順の具体例を出してご紹介します。
【具体例】
優先順位の高い順で書き出します。
・収容人数：着席で150名
・金額：1人 5000円前後
・エリア：渋谷・新宿・品川
・駅までの所要時間：徒歩10分
・会場：レストラン
・雰囲気：おしゃれで明るい
②会場探し
書き出した内容で検索します。この時点で会場を１会場に絞ってしまうと空いていない可能性があるため、
最低でも３～５会場、ピックアップします。
おすすめは会場一括検索サイトです。
条件を入力すれば、一括で検索することが可能なため、条件で絞れた状態から自分で気に入った会場を選定することが可能です。
【おすすめ一括サイト】
エモーショナル・パーティ（https://emotionalparty.jp/）
上記サイトは、首都圏限定の2次会会場の検索サイトですが、企業のイベントでも利用可能です。
会場ベストサーチ（https://kaijosearch.com/）
③問い合わせ
ピックアップした会場に問合せをします。問い合わせの際に、”会場の空き状況を確認して頂きたい”とお伝えするとその後スムーズに話が進みます。
問合せの際に、会場に聞くべきことは以下です。
・使用したい日時の空き状況
・１人当たりの飲食費
・飲食費とは別に会場費がかかるか
・席のスタイル(着席か立食か)
・キャンセル料の規定
・人数が減りそうな場合は最低貸切保証
・音響費
・プロジェクタースクリーン費※使用する場合
・ステージの有無※使用する場合
・駐車場の有無※使用する場合
・会場担当者名
仮予約をする場合はここで仮予約可能か、可能であれば仮予約期間も確認します。
④会場予約
問合せで空き状況を確認したうえで、会場を決め、本予約となります。
その際は、以前、空き状況の確認をして頂いたのですが、と会場担当者に前置きすることで、予約までスムーズに進みます。
３．まとめ
以上が、社内イベントの会場探しから会場決定までのポイントでした。
上記のポイントを抑え、手間のかかる会場探しを少しでもスムーズに行っていただければと思います。
イベモンでは提携8500件の会場からお客様のご希望に沿った会場のご紹介をしております。
忙しい幹事様のサポート役として、ぜひお気軽にお問い合わせください。
