イベントは「企画」「運営」この二つで成り立っております。
これまで弊社コラムで「企画」に関わるご紹介をいくつかさせて頂きました。
そして、この作り上げた企画を100％効果のあるものにするために必要なものが、
本日ご紹介させて頂く「運営」というものになります。
この記事では、運営マニュアル大公開と題しまして、幹事様が作り上げた企画をスムーズ且つ効果的に
運営する基本をご紹介いたします。
■プログラム
基本その1はプログラムです。イベントとなれば必ず作ることになるプログラムですが、イベントの基本中の基本となるここを押さえておくことは非常に重要です。
プログラムを作る上で気を付けるポイントは２つ
・余裕を持った時間配分にすること
・どんな動作でプログラム項目が終了するのか把握することです。
余裕を持った時間配分は言葉の通りですが、イベントにイレギュラーな出来事は付き物です。詰め詰めのプログラムにしてしまうことは、
１つのイレギュラーでイベント全てが台無しになってしまうリスクを高めます。これくらいかな・・・と想定した時間プラス5分でプログラムを作るのが良いでしょう。
2つ目にどんな動作でプログラム項目が終了するのか把握すること、とありますが、これは例を交えてお話いたします。
例えば、表彰式で表彰者を発表するシーンがあるとします。そのシーンは表彰者が発表されて終了なのでしょうか？それとも壇上に上がり一言コメントを貰って終了なのか？
このどのようなタイミングでそのプログラム項目が終了するのかを把握することで、運営スタッフの意識を全員統一して次の項目へのスタートを切ることができます。
以上プログラム作りの際に押さえるポイントをご紹介しました。
■ディレクター
基本その2はディレクターです。ディレクターはイベント運営の柱となる指揮官です。イベント全体を把握し、常に先を考えて運営スタッフ全員を動かす役目を担います。
ディレクターが気を付けるポイントは一つだけです。それはイベントの目的が達成できる方へ舵取りをすることです。
もちろん、時間配分を気にする・運営スタッフに指示出しをするなど細かく上げていけば、やる事はたくさんあります。
先に述べたように、イベントではイレギュラーな出来事が起こることが多々ありますのでディレクターは変化していくイベントの中でイベントが100％効果があるものになるよう導いていかなければなりません。
その為に必要なことが、目的達成の為に舵取りをする、ということなのです。
■持ち物リスト
基本その3は持ち物リストです。こちらは言葉のまま、イベントに必要な備品等を明確にして管理する為に必要なものです。
これこそ基本中の基本なお話ではありますが、大切なので何度でもお伝えさせて頂きます。
また、これも気を付けるポイントはたった一つで、形骸化しないで必ず使うということです。
イベント業者はもちろんですが、できる幹事様は皆様ご用意しているのが持ち物リストです。
ここを疎かにしてしまうと、イベント当日にあれがない！これがない！なんていう事態になります。異業種交流会のイベントで、会費を頂く際におつりが無くなって
近くのコンビニまで走っていったなんて話は実は意外と多く聞きます。
■まとめ
いかがでしたでしょうか。
①イベントは「企画」「運営」の二つの要素で成り立っている。
②基本となる「プログラム」「ディレクター」「持ち物リスト」のポイントを押さえる。
この基本となる2点を頭にいれてイベント運営を行うことで、幹事様が考えた企画が100％効果を発揮するようになります。
尚、イベモンでは、基本を大事にオンライン・オフライン問わずイベントのプロデュースをしております。
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