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オンライン内定式の注意点をプロが解説!企画者必見【2022最新】

 

昨今、新型コロナウィルスは、多くの企業や就活生に影響を与えております。

この情勢下で、内定式をオンラインで実施することを検討されている会社は多いのではないでしょうか。

しかし、新卒採用担当者様の多くはオンラインで内定式を行った経験が無く、

「オンラインで内定式の目的を達成できるのだろうか・・・」
「オンライン内定式のコンテンツは何がいいだろう・・・」
「何から手を付けたらいいのか・・・」

というように、不安を募らせている方がいらっしゃいます。 この記事では、累計35,000件のイベントプロデュース実績のノウハウを持ったイベモンが、新卒採用担当者様の不安を解消いたします。

事例を交えながら「内定辞退を防ぐオンライン内定式の実施方法」を解説していきますので、最後まで読んでいただければ幸いです。

 

オンライン内定式で絶対に失敗しないための5つのポイント

下記5つのポイントを押さえれば、オンライン内定式の失敗を避けることができます。

①採用課題の抽出
②課題に沿った内定式の目的設定
③目的に沿った企画設計
④内定式を飽きさせない演出
⑤目的に合わせたツールの選択

ポイントを1つずつ解説いたします。

 

▼「オンラインイベントの効果」の記事も合わせてご覧ください

オンラインイベント

 

失敗しないポイント①「採用課題の抽出」

内定式を企画する際、課題抽出のところから企画設計をされておりますでしょうか?

 

なぜ「採用課題の抽出」が必要なのか。

それは、 イベントを行うにあたって最重要の「目的設定」にズレが生じてしまうためです。

 

例えば、現状の問題が「内定辞退者が前年よりも増えてきている」とします。
この問題を深掘り、『A.内定者の覚悟感を高められなかったこと』と『B.内定者の不安を拭えなかったこと』が採用課題であることが分かりました。

 

Bに関していえば、例年オンラインのみでの採用活動であったため、内定者同士(仲間)のコミュニケーション不足により、当事者は孤独を感じ、「内定先で仕事を続けていけるかが不安」という結論に陥ったのだと考えます(↓キャリタス就活2021学生モニターの調査でも、 オンライン就活に対して約6割の就活生が「不安を感じる」と回答しています)。

 

Bの課題をさらに深堀ると、不安を解消するための「B-2.内定者同士の関係性(仲間)の構築」が必要、という結論に至りました。

 

課題を抽出せず、内定者フォローに変化を加えずにいると、また1から内定出しまでの採用活動を実施しなければならない事態になりかねません。
これは採用担当者の工数の増加に伴い、内定承諾者へのフォロー不足に繋がり、結果、内定辞退が増えるという悪循環になってしまいます。

 

「オンライン就活」という新しい取り組みだからこそ、内定式を企画する際はしっかりと課題抽出から行いましょう。

 

 

課題抽出はできましたでしょうか。

次のポイントで抽出した課題に対し、実施すること解説していきます。

失敗しないポイント②「課題に沿った内定式の目的設定」

採用課題の抽出の次に、内定式の目的設定をしていきます。

これは、課題を解決するための必須要素を洗い出すことができるため、イベントを企画するにああたり、かなり重要なポイントとなってきます。

また、次のフェーズで行う内定式の企画設計が何の意味も持たなくなってしまう可能性が高くなるため、細心の注意が必要です。
せっかく時間をかけて企画した内定式が効果を発揮できないとこは避けたいですね。 そのためにしっかりと抽出した課題に沿った内定式の目的設定を行いましょう。

今回のケースでいうと、 内定辞退者が前年より増えている問題に対して、 次のように課題設定をしました。

[課題]
・内定者の覚悟感不足
・内定者同士の関係性の構築不足

そこから、今回の内定式の目的は「覚悟感の醸成」「内定者同士の関係性の構築」としました。

 

目的が設定できたらいよいよ企画段階に入っていきます。

次のポイントでは、目的に沿った企画設計について解説していきます。

失敗しないポイント③「目的に沿った企画設計」

ここでは事例を交えて目的達成のための内定式の企画設計について解説していきます。

内定式の企画を考えるのって大変ですよね。特にオンラインともなると尚更頭を悩ませる担当者様は多いです。

「課題を解決するにはどんな企画がいいだろう」
「オンラインで実施するコンテンツが分からない」
「オンラインでもオフラインと同じ効果を発揮したい」等、様々な悩みがあると思います。

我々もお客様の内定式を企画する際、多くの議論を重ねて企画設計をしています。

ここから内定式の目的別に分けた企画事例の一部をご紹介をいたします。

 

目的例❶ 覚悟感の醸成
目的例❷ 内定者同士の関係性の構築
目的例❸ 働く姿のイメージ醸成
目的例❹ 安心感の醸成

 

(実際に弊社が担当した内定式を例に話を進めていきます)

 

目的例❶ 覚悟感の醸成

ここでいう覚悟感とは、内定先企業で働くことへの覚悟感と考えます。

 

[某不動産企業事例]

この会社様では、内定式で内定者自身に「入社への決意表明」を発表をしてもらいました。

まず、内定者には内定式までに入社への「決意表明」を考えてきていただきます。
そして、内定式当日に、各グループに分かれてグループ内で発表していただきます。
グループ内発表終了後、事前に選抜していた内定者に発表していただくという内容になります。

「決意表明」というコンテンツを踏まえることで、内定者の皆さんが入社する目的を明確化でき、それを内定者同士で共有することにより、

「こんな考えを持った仲間と働きたい!」
「入社するまでもっと頑張らなきゃいけないな」

という意識の向上をもたらし、覚悟感の醸成へと繋がります。

 

目的例❷ 内定者同士の関係性の構築

[某IT企業様事例]

内定式後の懇親会でクイズ大会を行いました。
こちらは、内定者個人で対決していく4択クイズのコンテンツです。

目的である「人間関係の構築」に繋げる方法として、 内定式前に配布していた内定者紹介Bookを元にクイズ問題を作成しました。

例えば、「佐藤君の趣味はなんでしょう」や「田中くんの自慢ポイントはなんでしょう」等、仲間の理解を促進させる問題を用意。

よって、内定式後の内定者懇親会での話題作りのきっかけを与え、コミュニケーション活性化に繋がり、「人間関係の醸成」を実現しました。

 

目的例❸ 働く姿のイメージ醸成

[某人材企業様事例]

LIVE中継で「社員へのインタビュー」と「営業社員の1日密着動画」を上映しました。

社員へのインタビューは突撃でオフィスへとリポーターが入り、働いている社員にインタビューをしていくものになります。

 

 

インタビュー内容としては、「入社した理由」「やりがい」「内定者へのメッセージ」等を行いました。

これにより、普段の業務風景の理解、社員の雰囲気の理解に繋がり、合わせて「営業社員の密着動画」の上映により、詳細に1日の仕事の流れを把握できるため「働く姿のイメージ醸成」に繋がります。

 

目的例❹ 安心感の醸成

[某アパレル企業様事例]

内定式前に内定者に「サプライズボックス」を送るというものです。 おしゃれに梱包された「サプライズボックス」。

【サプライズボックスの中身】

・内定式への招待状
・内々定証書
・社内報
・内定者図鑑
・人事からのメッセージ動画と手紙
・記念品

社内報に関しては内定者皆様の親御様にも送付しました。 これにより、内定者の皆様は「ここまでやってくれる、社員思いの会社!」、親御様のフォローをすることで「この会社なら任せられる!」等、 期待を超える歓迎をしました。 これにより、当事者だけでなく第三者の方々への「安心感の醸成」を実現しました。

 

ここまで、一部の企画例をご紹介しました。

次のポイントでは、オンラインだからこそ、 注意しなければいけない重要な要素のご紹介をします。

どんなに優れたコンテンツを作ったとしても、ここを踏まえなければ効果は半減してしまいます。 必ずチェックしましょう。

 

失敗しないポイント④「内定式を飽きさせない演出」

オンラインでのイベントの効果を最大限発揮するには「内定者を飽きさせない」ことが重要になります。

なぜなら、参加者は画面越しに音声を聞いている時間がかなり長いためです。 ここから、その演出の一部のご紹介をいたします。

 

演出例❶ オープニング映像の導入

これはイベントの冒頭で流す動画になります。 この動画を入れる効果として、 下記のような点があります。

[オープニング映像の効果]

❶期待感の醸成
❷集中力の醸成
❸社風理解

オープニング映像内にこのような効果を発揮する演出をすることができるため、 よりオンライン内定式の効果を最大限高めることが可能です。

 

▼動画制作を検討されている方はこちらを御覧ください

動画・映画制作

 

演出例❷ 参加型コンテンツの導入

これは内定者同士や社員との交流を促進できるものになります。

例えば、景品が当たる対戦ゲームや座談会等の聞くだけのコンテンツではなく、 内定者も参加するコンテンツをいれることです。
長い時間ずっと聞いているだけでは集中力も続かず、 飽きてしまいます。 これでは内定式への満足度が下がり、 内定先企業への印象が悪くなってしまうことも考えられます。

そのような理由から、内定者の皆様も参加するようなコンテンツを入れた方が良いでしょう。

▼各種演出を検討されている方はこちらを御覧ください

景品・演出手配

 

演出例❸ プロ司会者の導入

企業様の中には「ウチには司会経験がある人がいるよ」「わざわざプロの司会者はいらないんじゃないか」、 このように考えている担当者様がいると思います。

しかし、司会とはイベントの成功の7割を決めるとも言われているとても重要な役目なのです。

さらに、オンライン上となると司会者に求められるスキルはかなり高度になってきます。
なぜなら、オンライン上になるとオフラインよりコミュニケーションを取るのが難しかったり、 初対面同士の集まりなのでより交流させる難易度が上がるためです。

そこで、 オンライン上の初対面同士の皆様でも、 しっかりとコミュニケーションの促進を促せるプロの司会者を導入することが大事になってきます。

 

▼司会のテクニック等を知りたい方はこちらを御覧ください

これを読めば安心!社内イベントの司会者・幹事のマル秘テクニック3選

 

次のポイントではオンライン内定式で使用するツール等のご紹介をいたします。

内定式の目的や企画によって変わってきますので、確認必須事項になります。

 

ポイント⑤「目的に合わせたツールの選択」

ここまででオンライン内定式の中身は決まりました。 ここからはその中身を実現させるために必要なものをご紹介いたします。

 

[オンライン内定式での必要ツール]

1.イベント会場
2.司会(進行役)
3.映像配信機材
4.運営マニュアル

 

上記の中から自社で用意できるものと業者に頼むものを検討します。

自社で用意できるものが多い場合は、映像配信機材とスタッフだけ借りたり、企画案、カメラマンだけ借りるという手もあります。

また、企画から当日運営まで一貫してサポート可能な業者もあるので、”オンラインイベント 企画”などで検索することをお薦めします。

 

▼こちらについての詳細はこちらの記事を御覧ください

会社における効果的なオンラインイベントの実施運営とは?

 

 

まとめ

オンライン内定式で絶対に失敗しないための5つのポイントをご紹介しました。

貴社のオンライン内定式の成功のイメージができましたでしょうか。 最後にここまでのおさらいをします。

 

【オンライン内定式で絶対に失敗しないための5つのポイント】

ポイント① 採用課題の抽出
ポイント② 課題に沿った内定式の目的設定
ポイント③ 目的に沿った企画設計
ポイント④ 内定者を飽きさせない演出
ポイント⑤ 目的に合わせたツールの選択

 

イベモンではオンライン内定式の他、 内定者懇親会・入社式・新人歓迎会等の会社イベントのプロデュースをしております。 また、会社イベントプロデュースの他、「採用課題」の解決・「社員定着率向上」施策等のご提案もしております。 「無料ご相談」ご希望の方は下記の「お問い合わせ」からご連絡お待ちしております。おまけ戦略的に効果を高めるオンライン内定式を行うためにも、 イベントプロデュース会社へ相談することでより良いイベント設計が実現できます。 イベントプロデュース会社への相談も検討してみても良いでしょう。