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withコロナ、アフターコロナ禍での社内イベント開催
社内イベントを開催する際に多くの企業が懸念事項として議題に挙げるのが、”コロナ対策について”ではないでしょうか。その結果、イベントのオンライン化という文化が生まれました。オンライン化することで、参加者同士が直接会わずとも、同じ時間の中で同じコンテンツを共有したり、ゲームで交流をすることが可能になります。しかし、一方で、「オンラインイベントを検討しているが、オフライン（対面）ならではの特別感や、盛り上がりには劣るのではないか」と弊社にご相談される企業様も多くいらっしゃいます。 この記事は、社内イベントを検討している方に向けて、オンラインとオフライン（対面）、そして両方をを掛け合わせたハイブリット型イベントのご紹介をさせていただきます。
オフラインイベントとオンラインイベント
まず、オフラインイベントとオンラインイベントのそれぞれの特徴を比べてみました。
オフラインイベント（対面）は臨場感を感じることが可能、参加者同士のコミュニケーションが取りやすいといったのメリットがあります。一方で、会場費・飲食費が大きく負担となる、参加者全員のスケジュールを考えるため日程調整が難しいといったデメリットがあります。 オンラインイベントは社内会議室や、外部の小規模スタジオの利用により会場費を抑えることが可能、自宅から参加できるといった理由で参加ハードルが下がるといったメリットがあります。しかし、一方通行になりやすい、配信トラブルのリスクがあるといったデメリットもあります。オンラインイベントは、デメリットを解消するために参加者の熱量や集中力を持続させるコンテンツをプログラムに入れ込む必要性があるのです。
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オンラインとオフラインの掛け合わせ：ハイブリット型イベント
オンライン、オフライン（対面）ともに良いところもあれば、悪いところもあります。アフターコロナの時代でバランスよくイベントを開催することはできないのでしょうか。
そこで近年注目されているのが、2つの良い所を掛け合わせた”ハイブリット型イベント”という開催方法です。 ハイブリット型社内イベントは一言でいうと、”オフライン会場を設けた、オンラインイベント”です。 このハイブリット型イベントは企業によってさまざまな形をとることが可能です。
メリットとして一番大きいのは、参加者側にオンラインとオフライン（対面）のどちらの参加方法が良いか選べることです。積極的に話すのが難しい、遠方で行くのが大変という方はオンラインで、臨場感を感じたい、顔を合わせて交流したいという方はオフライン（対面）でという形で、参加者にとって参加意欲が向上できるようになります。オフライン（対面）の要素が入るため、会場費・飲食費の手配は必要になりますが、参加者全員を会場に呼ぶよりも人数は減るため、その分費用を抑えることが可能になります。
実際にハイブリッドを選択した企業様の一例を紹介します。
・感染症のリスクからオフラインの表彰式をハイブリットイベントに変更
オフライン（対面）で表彰式を企画準備をしていましたが、コロナの感染拡大を懸念され、会場を活かしたオンラインイベントにできないかとお考えでした。
そこでハイブリッドイベントへ変更し、会場から近い方、表彰者の方は会場で参加、それ以外の方はオンラインでの参加という形で実施いたしました。
オフライン要素
①オフラインで利用予定だった、会場よりすこし小さな会場へ変更して利用
②司会者による進行
③会場にステージを設置
司会、ステージを設置することにより、その場の臨場感や、特別感をオンライン参加者にも伝えることができます。また、オフラインでの参加者を、役員陣、オフライン参加希望者のみにすることで、会場費も抑えられるとともに、感染症対策の考慮もしやすくなります。
オンライン要素
①会場を生中継し、オンライン参加者に生配信
②オンライン参加の役員は前撮りで事業発表動画を作成
オンライン参加を可能にすることにより、遠方の参加者や、感染症を懸念する方、また、お子様がいる方等も気軽に参加することができます。
このようにハイブリット型のイベントは、イベントの目的や主旨に合わせて、開催することが可能です。イベントのオンライン化を検討されている方はぜひ、参考にしてみてください。
まとめ
現在の情勢では、どのように開催方法を選択すべきか迷う方も多いのではないでしょうか。社内のニーズ、世代、開催目的、企画内容に合わせてうまく「オンライン」「オフライン（対面）」「ハイブリッド」と選択することがこれからの時代に必要なのかもしれません。
・自分たちが行おうとしているイベントはどのような選択をとればいいのだろう
・ニーズなど正直よくわからない
といったお悩みがあれば、気軽にイベモンにご相談ください。課題を一緒に考えるところから弊社では対応しております。今とるべき施策に迷われた場合は、無料相談をご活用ください。
