新型コロナウィルスは、様々な企業や個人の方に大きな影響を与えており、緊急事態宣言全面解除後も新型コロナウィルスの第二波に対する不安などから、リアルイベントは中止や延期を検討せざるを得ない状況にあります。 このような状況の中、社内向けの会社イベントも同様に中止や延期を検討されている会社は多いのではないでしょうか。 今、各企業では、感染リスクに最大限配慮しながらも、表彰式や懇親会等をオンライン上で開催する“イベントのオンライン化“が注目されています。 この記事では、”Withコロナ”、”アフターコロナ”時代において、会社のイベントをオンラインで成功させたいと考える企業向けに、効果的なオンラインイベントの実施運営についてご紹介させていただきます。
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■オンラインイベントをするには何が必要？
・イベント企画
イベントの趣旨に合った企画を考えることは非常に重要です。リモートワーク中の従業員も多い中、「一体感のあるイベントにしたい」「コミュニケーションをとれるイベントにしたい」などの要望がある際には、オンライン上でも効果が期待できる企画にする必要があります。例えば、コミュニケーションを取れるイベントにしたい場合は双方向型の配信ツールを使用し、クイズゲームなど全員が参加できるような企画がおすすめです。また、初めにオープニング動画をいれることで、メリハリをつけたり、イベントに対する期待感を向上させたりすることも可能です。
・オンライン配信ツール
オンラインイベントを行うにあたって、配信ツールはそのイベントが一方向型か双方向型かにより、使用するツールが変わります。 例えばセミナーや会社事業発表など参加者が”視聴のみ”の場合はYouTubeやYouTubeライブのように配信のみのツールが適しています。 また、懇親会など参加者同士の交流を図りたい双方向型の場合は、ZOOMやGooglemeetのような双方向でコミュニケーションがとれるツールが適していると言えます。
このように配信ツールは、イベントの目的で変わり、場合によっては参加者にダウンロードをして頂くなどの必要もありますので、早めに決定することが望ましいと言えます。
上記があれば最低限オンラインイベントを実施することは可能です。 そこからさらに、リアルイベントに劣らない、またはオンラインならではのイベントにするには何を準備すれば良いのでしょうか。
■リアルイベント同等、もしくはそれ以上のイベントをオンラインで実施するために必要なこととは？
・イベント会場
会場はなくても参加者全員個別で参加することは可能です。しかし、1ヶ所オフライン会場を用意し、司会や登壇者に登場してもらうことによりイベント感が大幅にアップします。
・司会(進行役)
どんなイベントでも重要になってくるのが司会者です。司会者でそのイベントの雰囲気が８割決まると言っても過言ではありません。司会や進行役が円滑に進まないと、それだけでそのイベントの質は大幅に下がってしまいます。しっかりと進行できる人を司会(進行役)に置くことがおすすめです。
・映像配信機材
例えば、「スライドと演者を１画面にしたい」「テロップを挿入したい」という場合などは、映像配信機材を利用することをお勧めします。また、画質や通信環境の調整ができる場合や、動画とパワーポイントの資料の切り替えがスムーズにいくなどメリットが多くあります。
・運営マニュアル
イベントの際は、運営スタッフで共通の運営マニュアルを作成することが重要です。不測の事態への対応方法や、機材の使い方等共有しておくとスムーズにイベントを進行することが可能です。 上記の中から自社で用意できるものと業者に頼むものを検討し、自社で用意できるものが多い場合、映像配信機材とスタッフだけを借りたり、企画案、カメラマンだけを借りるという手もあります。 また、企画から当日運営まで一貫してサポート可能な業者もあるので、”オンラインイベント 企画”などで検索することをお薦めします。
以上、オンラインイベントの実施運営に関してご紹介しました。 各オンラインイベントの企画内容等はまた、別の記事でご紹介します。
■イベモンのオンラインイベント
イベモンでは部分サポートのみや、企画～運営まで一貫するサポートまで様々なお客様のニーズに合わせてオンラインイベントのサポートをさせていただきます。また、オンラインとオフラインを掛け合わせたハイブリット型のイベントサポートも行っておりますので、お気軽にご相談ください。
詳しくはコチラ
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