会社にとって上場は大事な節目。上場が認められれば、お祭りモードのように社内が盛り上がりますよね。
そんな時外せないのが「上場記念パーティ」。
頑張った社員をねぎらったり、取引先を招待したりして盛大に行いたいものです。
ですが、意外に知られていないのが準備の大変さ。
上場記念パーティは大事なセレモニーなのに、幹事はバタバタと準備しなければいけません。
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上場記念パーティはとにかく「時間」がない！
上場を承認されて会社の株式が発行できるようになれば、社内はたちまちお祝いモードになります。「上場記念パーティを開催しないとね！」と社長や上司に言われることもありますが、実は上場日までは「1か月程度」しかないんです。
上場記念パーティの幹事は喜びもつかの間で、急ピッチで内容を考えて準備を進めなければいけません。
上場記念パーティの準備でまず決めるのはこの3つ！
幹事は、まずイベントの開催に必要なこの3つを決めてしまいましょう。
・開催日時
・場所
・参加人数
上場記念パーティですから、取引先を招待するケースも多くあります。
社長や上司に確認しながら招待者をピックアップして、おおよその参加者数を見積もります。
その次は、上場記念パーティの中でどんな企画をするのか、余興や演出など、企画もしっかり練っていきましょう。
上場記念パーティで準備をしなくてはいけないもの
上場記念パーティで準備が必要となるものを一覧にしてみました。
| ・会場（200名前後が入る会場の手配） ・食事手配 ・吊り看板（会場内前方にある看板） ・ご招待する方のリストアップ ・招待状 ・席次表 ・席札 ・司会者手配 ・受付スタッフ手配 ・誘導、アテンド役手配 ・進行表 ・司会者台本の準備 ・招待者様への記念品手配 ・カメラ撮影 ・ビデオ撮影 |
この表に書いてあることが必須項目と言えるでしょう。
会場については、200名規模が入る会場はそんなに多くなく、探すことも大変ですが、空き状況の確認から見積もりの手配、値段交渉を行う必要があります。
カメラやビデオ、記念品の手配などはどの会社に依頼をするのか選定から始まりますが、カメラビデオの会社を利用することが初めての会社様がほとんどで、値段とクオリティが妥当かの選別も難しいところです。
また記念品といえども色んなものがありますので、何が一番いいのか分からないもの。
これらの選定と見積もり、値段交渉は非常に労力と時間を使うポイントですね。
発注物はとにかく早めに選定し発注まで持っていくようにしましょう。
上場記念パーティで押さえるべき内容とは？
・セレモニーイベント
上場記念パーティは「お祝い」ですから、普段しないようなセレモニーイベントも盛り込みたいところ。上場した時に、東証などでは「鐘を鳴らす」というセレモニーを行うのがお決まりです。
上場記念パーティでもう一度鐘を鳴らしてもいいですし、みんなでクラッカーを鳴らすのもいいでしょう。日本らしく、酒樽を準備して鏡開きもお祝いムードが高まるのでおすすめです。
・集合写真
上場記念パーティでは集合写真が欠かせません。上場日を記載した大きいパネルを準備しておきましょう。
・ダイジェストエンドロール
パーティの最後は、結婚式でおなじみの当日を振り返ったエンドロールを流します。映像は写真とおなじく思い出に残るので、とてもおすすめです。
上場記念パーティの準備については、こちらの記事でも詳しく紹介しています。ぜひ参考にしてくださいね！
参考記事：https://evemon.jp/2018/04/09/831
上場記念パーティのプログラムってどんなもの？
例題のプログラムを作成してみました。
プログラムの作成時に気を付けることは？
リハーサルは”通し”で本番同様に行うこと
本番前のリハーサル時間はたっぷり目に取るようにしてください。
ここではプログラムに沿って頭から通しで行い、スタッフの動き・立ち位置、音響の大きさ、映像やパワーポイントのタイミングなど細かく合わせます。
リハーサルでは、機材やPCの不具合などもチェックし、問題があれば本番までに取り換えるなどの作業ができるうようにしておきます。
時間に余裕のあるプログラムを作成すること
一番重要なことは、全体的に時間に余裕を持ったプログラムをあらかじめ作成しておくこと。
例えば、祝辞や挨拶などは「5分程度」と伝えても話したいことがその場でたくさん出てきて、10分……15分……となることは当たり前のこと。
予めそのつもりでプログラムは組んでおき、ご本人には「5分程度」でお伝えしましょう。
その他のイベントに関しても、予定している持ち時間よりもプラス5分を心がけて作ると、当日はゆとりを持って運営ができます。
歓談時間は多めに！
お食事を用意する場合は、必ず歓談時間を多めにとるようにプログラムを組んでおくこと。
イベントや挨拶の時間にお食事を楽しむことはできませんので、必ず何もない歓談時間を設け、その時間にしっかりとお食事やお飲み物を楽しんでもらうようにします。
司会台本は”プログラムとは別に”作成すること
そして司会が当日使う司会台本は、このプログラムが完成したら別途作成をします。
司会が読み上げればいいように、セリフや言い回しも全て台本に記載をしましょう。
特に難しい漢字や人物名は必ずひらがなでフリガナを記載しておくこと。
正式な上場記念パーティで人物名を間違えることはもってのほかです。
実は簡単そうにみえるプログラムでも、これらのようにいろいろと先読みをして考えられたプログラム作成をすることは難しいのです。
「失敗できないパーティ」はプロに頼めば安心
上場記念パーティはめったに行わないメモリアルなイベント。イベントに慣れている人でも、「どんな企画がいいかわからない」「内容を練る時間がない！」と焦ってしまうものです。
そんなときは、イベントのプロ「イベモン」にお任せください！
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