年度初めとなる4月。
各会社では、社員総会・懇親会・キックオフイベントなど大規模な社内イベントを企画・実行されるのではないでしょうか。
大規模イベントになればなるほど、準備期間・準備物も多くなります。
数多くの準備をしたにも関わらず、当日になって「あれがない……」「これも必要だった……」など準備不足が発覚することも。
今回は、社員総会・懇親会など大規模社内イベントでやっておくべき5つのことをイベントのプロ：イベモンの視点でお伝えします。
幹事担当の方はぜひ参考にしていただければ幸いです。
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1:役割分担を決めること
誰が何を担当するかが非常に重要です。
役割分担が決まれば、各担当が必要なものを準備し始めるようになります。
では、社員総会や懇親会を行うために必要な役割を一覧にしてみましょう。
イベント幹事役割一覧の一例
①総合司会（1～2名程度）
全体の進行を担う司会者となります。平均して1名～2名で対応する企業様が多くなっています。
1名の場合は、全体の進行を管理していくためかなり熟練した技術が必要になってきます。
そのため、2名体制として掛け合いを行い、テレビ番組のように進行していく場合も多くなっています。
手配できる人数で変動させると良いかもしれません。
②部分司会（1～2名程度）
総会と懇親会を同時に行う企業様も増えてきました。
そこで、総会と懇親会の2本立ての場合、「総会はパリっとした司会者」、「懇親会は盛り上げられる司会者」など分けることでメリハリがつき、参加者も楽しみやすくなります。
どうしても人数的に手配が難しい場合は、総合司会者の衣装をチェンジするといった工夫で雰囲気を変えることも一つの方法としておすすめです
③タイムキーパー兼総まとめ役（1名）
イベントの準備段階では、各役割の人が期日内に作業を完了させているかを管理します。重要な役目となってきますので、イベント企画の中心人物が担う場合が多いです。
当日は、プログラム通りに時間を進められるように時間管理、また各担当への指示出しをし、運営を行います。そのため、司会と連携しつつ
全体を見る能力が必要になってきます。もちろん、会場との打ち合わせややり取りも担います。
一番、準備～当日まで業務が多い役目と言えるでしょう。
④受付（4名）
参加者の人数に合わせて、対応していきます。80人未満の場合は2名でも対応は可能です。
しかし、受付での配布物が多い場合（席札やノベルティ等）は、追加も検討すると良いでしょう。
⑤音響操作（1名）
当日の音響操作の人員も忘れてはなりません。
当日までの準備は、音源準備もあります。当日の操作は、会場によっては会場側に依頼も可能です。（別途費用発生が多い）
技術的にも難しい場合は、会場やプロスタッフに依頼することをおすすめします。
⑥動画再生・スクリーン操作（1名）
音響操作がまとめて行う場合もありますが、もしもの場合に備えて別の担当を用意しておくと安心です。
パワーポイントなどのスライドショーを使用する場合、操作をする担当が必要になります。
総会のプログラムで、何か発表するものはないかなどチェックして、人員を配置しましょう。
⑦照明担当（4名）
会場の大きさにより人数は変動します。
主な操作としては全体照明の操作と、スポットライト操作になります。
こちらも音響と同様に、技術が必要になってくるため会場やプロスタッフにお願いすることも検討すると良いでしょう。
⑧誘導係（4名～）
プログラムによっては不要の場合もあります。
懇親会で余興がある場合、着替えの促し、舞台袖までの誘導や調整、表彰がある場合は、トロフィーの受け渡しや、受賞者の誘導が主な業務となります。
プログラムを確認して、どれだけの人数が必要か確認しましょう。
⑨各部門代表者（1名ずつ）
例えば、総会内のプログラムで表彰式を行ったり、パネルディスカッションなどを行ったりする場合は、各プログラムに対して1名代表者を立てておきましょう。
代表者が中心となり、資料などを準備していくと当日も内容を把握しているためスムーズな進行が可能になります。
⑩発注担当者（1～2名）
打ち合わせで決まったアイテムの発注を担当します。会場の予約やトロフィー・景品などの発注・会場装飾物などの発注を一括して担当することで、抜け漏れを防ぐことが可能になります。
発注者は「発注責任者」なので、発注自体を誰かに頼んでも問題ありませんが管理をしっかりと行ってもらうようにすることが大切です。
会場への到着確認も忘れないようにしましょう。
⑪会計（1名）
予算の管理、予算内に収まらずどうしても発注が必要な場合にもすぐに判断が可能な社内の経理が望ましいです。
当日までの支払いの管理や、当日の会費の管理、会場への支払いなど、すべて一括で管理することで、全体の費用の動きも把握しやすくなります。
⑫カメラ・記録動画担当（1名～）
イベント当日の記録係は忘れてはなりません。その後の共有や、次回開催の際の資料などに役立ちます。
社内で、カメラ撮影に慣れたスタッフがいれば依頼しましょう。
外注でカメラマン・ビデオカメラマンを発注する場合は、「どんなシーンを抑えてほしいか」、後日社内でどのように素材を使用するのかなどを指示するとよいでしょう。
ここで挙げた役割に合う人たちを選抜し依頼をしていきます。
役割が決まったら、幹事全員が集まりキックオフをかねてミーティングを実施し、当日までの仕事の依頼を行い、期日を設けて準備を進めていきましょう。
2:会場の決定は早めが肝心
社外の会場を利用してイベントを開催する場合は、早めに決定しましょう。
大人数の場合、会場はそう数も多くないうえに埋まりやすい傾向にあります。
日時とエリアが決定したら何よりも会場を早く探しましょう。
候補会場を3つほど仮予約した段階で、幹事に相談をすると決まりやすいです。
もしくは、気に入った会場がある場合は、先に会場に空き日程を伺い
その空き日程でイベント開催を決定するとスムーズになります。
特に金・土・日・祝日を希望する際は、1年以上前に決定している場合もあります。必ず早めに動くことが大切です。
3:代表や社長へ話したい内容などを事前にヒアリング
プログラムを組んでしまう前に、まず最初に代表や社長に話したいこと、所要時間を確認しておきましょう。
「きっと社長の話は10分くらいで終わるだろう」などと、勝手に思い込んでプログラムを作り、あとになってもっと時間が必要だと分かると、１から組みなおしになるケースも少なくありません。
やはり総会ともなれば社長の話は重要です。絶対に省くことはできないので、先に手を打つようにしましょう。
また、その際に資料を用意するのかなども確認しておきましょう。
資料投影の場合は、資料作成・当日の操作が必要になります。準備の段取りとして必要になってきますので早めに確認しましょう。
4:社員への日時・場所の通知も早いうちに
ある程度プログラムが決まってから社員に伝えたい！という幹事さんも多くいらっしゃいますが、社員が全員集まらないと総会や懇親会を行う意味が全くなくなってしまいます。
営業マンであればアポイントの調整や、休日を取っている社員もいるかもしれませんので、日時と場所が決定したら早いうちに社員に落とし込みましょう。
社員総会は、会社の方針発表など全体に通知する内容が多いイベントです。全員がなるべく参加できるように、通知を早めに行うことが大切です。
5:始まる前の「リハ―サル」は時間をかけて入念に行うこと
準備も完璧、プログラムもしっかりと組んだ！と安心してしまいがちですが、実際にやってみるとうまくいかないこともあります。
用意していた映像が流れない、スライドを流すはずだったPCがフリーズといったトラブルが発生することもよく伺います。
そのため、前日や当日の開始前に入念なリハーサルを行うようにしましょう。
本番さながらに、全体を通すように時間をかけて行うことで、スタッフの動きや操作する機材の確認、段取りなどが明確になります。
登壇者は当日の立ち位置も確認できるため、安心して話すことが可能になります。
また機材不良などが発生しても本番までに代替機を用意できたり、スムーズに運営ができるように最終調整を行うことができます。
スタッフ同士は連携をとるために、普段は使いなれないインカムを使用することも多いですが、慣れるまで時間がかかります。リハーサル時から練習をしておくと、本番で焦らず連携が可能になります。
いかがでしたか？
これだけ準備をしても当日は何が起こるか分からないのが、イベント。
ですがそのハプニングさえも、楽しく乗り越えるための事前段取りをしておけば、難なく乗り越えることができるでしょう。
ぜひ社員総会・懇親会など大成功させてください。
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