年度初めとなる4月。
各会社では、社員総会・懇親会・キックオフイベントなど大規模な社内イベントを企画・実行されると思います。
大規模イベントになればなるほど、準備期間・準備物も多くなります。
あれだけ準備をしたにも関わらず、当日になって「あれがない……」「これも必要だった……」など準備不足が発覚することも。
今回は、社員総会・懇親会など大規模社内イベントでやっておくべき5つのことをお伝えします。
幹事担当の方はぜひ参考にしてみてください！
1:役割分担を決めること
誰に何を担当してもらうのかが非常に重要です。
それが決まれば、各担当が必要なものを準備し始めるようになります。
では、社員総会や懇親会を行うために必要な役割を一覧にしてみましょう。
イベント幹事役割一覧の一例
□総合司会（2名）
□部分司会（2名～）
総会と懇親会の2本立ての場合、「総会はパリっとした司会者」、「懇親会は盛り上げられる司会者」など分けるとよりよい。
□タイムキーパー兼総まとめ役（1名）
※準備段階では、各役割の人が期日内に作業を完了させているかを管理します。
※当日は、プログラム通りに時間を進められるように時間管理、また各担当への指示出しをし、運営を行います。
※会場との打ち合わせややり取りも担います。
□受付（4名）
※80人未満の場合は2名でも可
※受付での配布物が多い場合は、追加も検討
□音響操作（1名）
□動画再生・スクリーン操作（1名）
※音響操作がまとめて行う場合もあります。
※パワーポイントなどのスライドショーを使用する場合、操作をする人が必要
□照明担当（4名）
※会場の大きさにより変動
※全体照明の操作と、スポットライト操作
□誘導係（4名～）
※懇親会で余興がある場合、着替えの促し、舞台袖までの誘導や調整
※表彰がある場合は、トロフィーの受け渡しや、受賞者の誘導
□各部門代表者（1名ずつ）
※例えば、総会内のプログラムで表彰式を行ったり、パネルディスカッションなどを行ったりする場合は、各プログラムに対して1名代表者を立てておきましょう。
□発注担当者（1～2名）
※打ち合わせで決まったアイテムの発注を担当。会場の予約やトロフィー・景品などの発注・会場装飾物などの発注を一括して担当。
※発注者は「発注責任者」なので、誰かに頼んでもいいが管理をしっかりと行ってもらうようにする。
□会計（1名）
※経理さんが望ましい。予算の管理、予算内に収まらずどうしても発注が必要な場合にもすぐに判断が可能。
□カメラ・記録動画担当（1名～）
※外注でカメラマン・ビデオカメラマンを発注する場合は、「どんなシーンを抑えてほしいか」、後日社内でどのように素材を使用するのかなどを指示するとよいでしょう。
ここで挙げた役割に合う人たちを選抜し依頼をします。
役割が決まったら、幹事全員が集まりキックオフをかねてミーティングを実施し、当日までの仕事の依頼をかけていきましょう。
2:会場の決定は何よりも早く行いましょう
大人数の会場というのは、そう数も多くないうえに埋まりやすい傾向にあります。
日時とエリアが決定したら何よりも会場を早く探しましょう。
候補会場を3つほど仮予約した段階で、幹事に相談をすると決まりやすいです。
3:代表や社長へ話したい内容などを事前にヒアリングを
プログラムを組んでしまう前に、まず最初に代表や社長に話したいこと、所要時間を確認しておきましょう。
「きっと社長の話は10分くらいで終わるだろう」などと、勝手に思い込んでプログラムを作り、あとになってもっと時間が必要だと分かると、
１から組みなおしになるケースも。
やはり総会ともなれば社長の話は重要です。絶対に省くことはできないので、先に手を打つようにしましょう。
4:社員への日時・場所の落とし込みは早いうちに
ある程度プログラムが決まってから社員に伝えたい！という幹事さんも多くいらっしゃいますが、社員が全員集まらないと総会や懇親会を行う意味が全くなくなってしまいます。
営業マンであればアポイントの調整や、休日を取っている社員もいるかもしれませんので、日時と場所が決定したら早いうちに社員に落とし込みましょう。
5:始まる前の「リハ―サル」は時間をかけて入念に行うこと
準備も完璧、プログラムもしっかりと組んだ！と安心してしまいがちですが、実際にやってみるとうまくいかないことも多々……。
用意していた映像が流れない、スライドを流すはずだったPCがフリーズ……などなどトラブルが発生することも。
そのため、前日や当日の開始前に入念なリハーサルを行うようにしましょう。
本番さながらに、全体を通すように時間をかけて行うことで、スタッフの動きや操作する機材の確認、段取りなどが明確になります。
また機材不良などが発生しても本番までに代替機を用意できたり、スムーズに運営ができるように最終調整を行うことができます。
またスタッフ同士は連携をとるために、普段は使いなれないインカムを使用することも多いですが、慣れるまで時間がかかりますので、リハーサル時から練習をしておくといいですね。
いかがでしたか？
これだけ準備をしても当日は何が起こるか分からないのが、イベント。
ですがそのハプニングさえも、楽しく乗り越えるための事前段取りをしておけば、難なく乗り越えることができるでしょう。
ぜひ社員総会・懇親会など大成功させてくださいね！
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