忘年会・懇親会・歓送迎会など社内イベントでは、誰かが幹事を担当することになります。
せっかく幹事をするなら、「幹事さんのおかげで楽しめた！」「幹事を任せてよかった」と言ってもらいたいものですよね。
社内で称えられる幹事ってどんな人なのか、3パターンご紹介したいと思います。
会場選びが神レベルな人
イベントで大切なのは、何よりも会場。この会場がなければイベントを行うことができません。
会場を選ぶ際には料理、雰囲気以外にも考えないといけないポイントがたくさんあります。
例えば、こんなポイント。
・参加人数全員が会場に入ったときに、動き回れるくらいの余裕があるか
・マイク・音響設備は整っているか
・会場周辺に2次会・3次会ができるようなお店があるか
・駅近や、会社からすぐ行けるなどアクセスは良好か
・ドリンクの種類やフードメニューは男女や年齢に偏りなく全員が楽しめるか
会場選びはセンスが問われます。
会場選びが神レベルな幹事さんは、みんなのことを考えて物事を薦められる人と判断されるため、「君のセンスはいいね！」と上司や先輩から高評価をもらうこと間違いなしでしょう！
空気の読める司会進行ができる人
どんなイベントであったとしても、司会進行役は必要になります。
簡単な開会のあいさつから始まり、乾杯の音頭などイベントをスムーズに進めること、そしてその場にいる人たちが楽しく過ごせるように空気づくりをするのも司会進行役の仕事。
ただイベントを進行するだけでは、盛り上がりにかけてしまうので、イベントの参加者と掛け合いをしながら進めていくことが大事です。
参加者と掛け合いをするとき、司会から声をかける人に対して傷つけることなく、さらには持ち上げて全員を笑顔にするには「空気を読む」という力が必要です。
例えば、社長や取締役の方たちを司会が思いっきりいじったはいいものの、場の雰囲気に流されて空気を読めずに言ってはいけないことを言ってしまった。結果最悪な状態に……などの場面を見かけたことがあるのではないでしょうか？
司会進行役は、どんな人が参加者にいて、何をされると喜び、また不快に感じることは何かを瞬時にとらえて進行しなくてはいけません。
ですが、これができる人は社内でかなりの愛されるキャラクターになるはずです！
「気遣い」がすごい人
幹事を行う上で絶対に忘れてはいけないのは、参加者に心から楽しんでもらうためにできることを頑張る「気遣い」です。
例えば
・各部署終わる時間が様々なので、会場貸し切り時間を延長できるように事前に交渉しておく
・夏の暑い日のイベントであれば、汗拭きシートや冷たいおしぼりを用意
・屋外で行うイベントの場合は、虫よけスプレーを設置
・大勢参加するイベントでは、会場スクリーンを使ってお手洗いや喫煙所の場所、会場内注意事項を流し、全員が見れるようにする
など参加者がイベントを100％楽しめるように準備や段取りをすることが幹事として重要な仕事になります。
イベントの参加人数、イベント開催時期、場所や時間などによって何を準備し段取りをするのかは変わるため、幹事を担うときは仕事と同じくらい頭を使うことかもしれません。
ですが、気遣いのできる幹事は「君に任せてよかった」「今日のイベントは本当に楽しかった」と言ってもらうことができるでしょう。
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