今年も忘年会の季節になりました。幹事に任命されて「何をすればいいかわからない……」と不安になっている方も少なくないでしょう。居酒屋やレストランでおこなう小規模の忘年会であればイメージしやすいかもしれませんが、大きな会場を貸し切っておこなう忘年会であればイメージしにくいものですよね。
ここでは忘年会の幹事がやるべきことを中心にお伝えしていきます。これを読めば幹事としてやるべきことが明確になるのはもちろんのこと、失敗しないための方法についても知ることができますので、ぜひ参考にしてください。
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幹事術を磨けば評価はグンと上がる！
忘年会を企画して取りまとめをおこなうのが幹事の役割。
全体の取りまとめをおこなうわけですから、企画を発案するスキルは当然のこと、計画的に行動できるスキルなども必要です。つまり、幹事を任されたということは、その人のスキルを認めている、あるいは今後の成長に期待しているということになります。
「忘年会の幹事なんて面倒だな……」
そう思ってしまいがちですが、あなたの評価を大きく変えるチャンスでもあるのです。
幹事なら覚えておきたい！忘年会準備について
「評価が上がるならやるしかない！」とお考えのあなたに向けて忘年会の準備において覚えておきたいポイントを紹介します。
忘年会の準備において大事なことは3つ。「日時を決める」、「会場を決める」、「当日の内容を決める」です。
それでは具体的に以下の手順で見ていきましょう。
日時を決める
まずは参加者に予定を確保してもらうことが最優先。開催日から決めていきます。社内でおこなう忘年会の場合、社長や役員などが参加できる日に絞り込んだうえで多くの社員が参加できる日を考えていきます。1ヵ月前には決定しておくとよいでしょう。都合がつかず、欠席する社員がいた場合には「ご希望に沿えなかった皆様、まことに申し訳ございません」と連絡するとよい印象を与えます。
会場を決める
次に会場探しです。忘年会の規模に合わせて、最適な場所を探してください。ここで失敗をしないためにも、参加者の情報をしっかりと把握しておきましょう。例えば、年代です。20代が多いのか、30代～40代が多いのかなどの年代によってお食事の好みなどは変わります。これは男女比においてもいえることです。また、食物アレルギーの有無などもわかる範囲でチェックしておくとよいでしょう。また、会場の下見はじっくりおこないましょう。スタッフの応対はもちろんのこと、駅からの距離や道順、テーブルの大きさなどがチェックポイントです。
当日の内容を決める
最後に当日の進行を考えていきます。司会は誰なのか、乾杯や中締めの挨拶は誰がするのか、余興は入れるのか、これらをすべて決めていきます。当日の様子を時間軸で考えながら準備してください。当然のことながら、挨拶をお願いする方には事前に伝えておきます。また、余興としてゲームなどをするのであれば、表彰などのイベントも考える必要があるでしょう。
以上が忘年会の準備で幹事がやるべきことです。ここまでを読んで「やっぱりやりたくないな」と思ってしまったかもしれません。そのような場合にはイベモンにお任せください。イベモンがあなたに代わって忘年会の準備を徹底サポートします！ここで挙げた忘年会準備をすべて担います。以下からお気軽にご相談ください！
司会まで任された！どうすればいい？
成功すれば評価が上がるチャンスだとしても何から何まで頼まれてしまっては大変ですよね。その中でも神経を使うのが司会の役割です。事前に時間配分を決定したり、万が一のアクシデントを予測して準備をしたりする必要があります。当日に話す内容は口に出して繰り返し練習しておくと安心でしょう。また、幹事というのはあくまでも裏方になりますので、司会をする際にも参加者をサポートすることを徹底してください。それでは基本的な流れを把握しておきましょう。
開会の挨拶
長い挨拶をダラダラと話すのは参加者に嫌がられます。開会の挨拶は短くまとめること。3分以内を目安にするとよいでしょう。挨拶をお願いする場合には、「一言お願いします」ではなく、「3分程度でお願いします」と具体的な数字を事前にお伝えしておくことをおすすめします。乾杯前の挨拶は一般的に参加者の中で最も役職の高い人がおこないます。以下の内容を参考にしてください。
「それではお時間になりましたので、開始させていただきたいと思います。私、本日この忘年会の幹事（司会）を務めさせていただきます〇〇課の〇〇です。よろしくお願い致します。はじめに〇〇社長より、お言葉を頂戴します」
忘年会や余興、表彰の説明
忘年会の説明として「終了時間は〇〇時となっております」という情報を挟むのもよいでしょう。また、余興や表彰の際には「それでは〇〇ゲームを始めたいと思います」や「〇〇賞を発表したいと思います」などをお伝えしましょう。
閉会の挨拶
最後に閉会の挨拶です。参加者の中で2番目に役職が高い人にお願いするのが一般的です。以下のように依頼しましょう。
「さて、宴もたけなわでございますが、皆様と楽しんで参りました今年の忘年会もお開きとの時間となりました。締めのお言葉は〇〇部長にお願い致します」
忘年会をスムーズに進めるためにも、次に挨拶をする人の状況を確認しながら司会をこなすことが大事。出番が近くなったら声を掛けておくなどの心配りもあれば幹事としての評価もグンと上がるかもしれません。また、幹事として気をつけておきたいことは、参加者全員が楽しい時間を過ごせるような環境づくりです。つまらなそうにしている人はいないか、会場の迷惑になるような言動をしている人はいないかなどをこまめにチェックしましょう。
忘年会の幹事として気をつけるべきポイントについては「忘年会の幹事が面倒くさい……」どうやって乗り切ればいい？をチェックしてみてください。
忘年会の幹事はプロに任せるのがおすすめ！
ここまで忘年会の幹事がやるべきことを中心にお伝えしてきました。評価アップにつながるといわれても……やっぱり大変ですよね。レストランなどでおこなう少規模の忘年会であればまだよいものの、大きな会場を借りて盛大におこなう忘年会であればなおさら大変。だからといって断るわけにもいかないと思います。
ここで朗報！
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つまり、評価を上げつつ、クオリティの高い忘年会を開催することができちゃうわけです！
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