例文有!懇親会の案内文に書く内容と参加率アップのポイント

懇親会の準備で欠かせないのが案内文。
社内向けのイベントなのでメールで構いませんが、テンプレート通りだと返信率や参加率が下がることがあります。

懇親会の案内文はシンプルで分かりやすさが大事ですが、
参加率を上げるためにはちょっとしたメッセージが効果的ですよ。

懇親会の案内文を送る人に向けて、コピペで使える文例と参加率を上げるポイントをご紹介します。

懇親会の会場決定!次は案内文を作りましょう

懇親会に最適な会場を抑えられたら、そろそろ参加者に案内文を送るタイミング。
懇親会は社内向けのイベントなので、メールでの案内で問題ありません。

懇親会の案内文では、もちろん親睦会の日時や場所といった概要を盛り込むことが大事。
従業員が仕事の間にささっとチェックできるように、
“簡潔さ”を意識したスマートな案内文を作りましょう!

懇親会の案内文が読みやすければ早くチェックされるので、従業員のメール返信もきっと早くなりますよ。

コピペOK!懇親会の案内文で入れたい内容

件名はシンプルに

幹事が懇親会の案内メールを送ると、受け取った人は会社にいる時間に読みます。
他のビジネスメールの合間にチェックするので、やはりタイトルも簡潔なものが好まれます。

懇親会の案内文メールタイトルには、“懇親会”という言葉は欠かせません。
そして参加の可否をメールで知らせてほしいときは、その内容もタイトルに盛り込んでおきましょう!

  • 例文
    「【要返信】懇親会のお知らせ」

会場や日時は忘れずに!返信期日も書きましょう

懇親会の案内メールでは、必要なことは箇条書きがおすすめです。
文章にすると全部を読まないと理解されないので、「忙しいから後でゆっくり読もう」と後回しにされやすいんです。

こんな感じで、簡潔にまとめると受け取った人も理解しやすくておすすめですよ!
日時:
場所:
会場の地図(URL):
電話番号:
会費:○○○円(当日会場にて)
〇月〇日までに、幹事○○まで出欠のご連絡をお願いします。
本メールに参加or不参加の回答を添えてご返信ください。

案内文を出すタイミングは1か月~2週間前までに!

懇親会の準備はいつもの仕事と並行して行うので、幹事はなにかとバタバタしますよね。
気づけば懇親会の開催日がギリギリで、
他の従業員から「案内はまだ?」なんて催促で「しまった!」と焦ってしまうことも…。

懇親会は社内のイベントといえど、いろんな部署の人が集まる大事なイベント。
余裕を持って開催日の1か月前に送れたらまずOKです。
どんなにギリギリになっても、最低開催日の2週間前までには案内文を送っておきたいところです。

参加率が上がる懇親会の案内文のポイントとは?

懇親会幹事としては、せっかく開催するのですから多くの人に参加してほしいですよね。
案内文に一工夫することで、参加率を上げることができるんですよ!

まず大事なのは、幹事として一言でもメッセージを添えること。
日時や場所といったテンプレートの情報も大事ですが、それだけでは参加者も雰囲気がつかみづらいんです。

一言といっても深く考える必要はありません。
「今年の食事は期待してくださいね!」「豪華賞品をかけたミニゲームも準備しました!」とアピールしたり、
「新しい人が増えたので、この懇親会を機に仲良くなりましょう!」と添えたりするだけで印象がグっとよくなります。

懇親会の案内メールを受け取った人も「それなら参加しようかな!」と前向きな気持ちになって、参加しやすくなるんです。

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