初心者必見!イベント運営で押さえておきたいコツ3選

イベント運営にはいくつか外せないコツがあります。
イベントの幹事に慣れていないと、いったい何から始めればいいのか途方に暮れてしまうもの。
「イベントごとは向いていないのに…」とパニック寸前の幹事さんもよく見かけます。

ここは一度深呼吸して、イベント運営に必要なポイントを知っておきましょう!
イベント運営のコツについてご紹介します。

イベント幹事に抜擢されて焦っている幹事初心者は多い!

イベントの幹事の決め方は会社によって様々ですが、中にはギリギリになって「頼む!」と言われることもあります。
急に幹事に任命されれば誰もが焦ってしまうものです。

「え!?何から始めたらいいの…?」
「イベント運営って、どうやって進めたらいいの?」とテンパってしまう人も多くいるんですよ。

イベント運営で外せないコツ3選

「イベント運営なんてやったことない!」という人のために、イベント運営のコツを簡単にご紹介します。

コツ①幹事に任命されたら早めに動く!

イベント運営が決まったら、特に会場の手配は早めにしておきたいもの。
忘年会シーズンなど混み合う時期は、何カ月も前から予約することが当たり前なんですよ!
幹事が決まったら、すぐさま開催日時や場所・参加人数を確認!
会社からアクセスのいい会場をすぐに探し始めましょう。
どんなイベントかで最適な会場が変わります。
余興や出し物をするなら、結婚式の二次会で使われるような会場もおすすめ!
照明やちょっとした舞台があり、音響設備も整っています。

コツ②幹事は多すぎてもよくない

イベントに慣れていないと、「とにかく頼れる人が欲しい!」と大人数で幹事チームを作りがちですが、
実はおすすめしません。
幹事チームの中で意見を合わせることに時間が浪費されて、肝心のプログラム作成などが後手に回ってしまうんです。
幹事は3人くらい、多くても5人程度に抑えておくのがベターです。

コツ③イベントマニュアルを作ってチームで共有

プログラムがだいたい決まったら、早めにマニュアルを作っていきましょう。
最初はノートに直接書いていく方法でも構いません。
大事なのは、「目で見てわかる」という状況にしておくこと。
イベント運営の話し合いをしても、誰も内容を記録していないと
「あれ、結局どうなったっけ?」と見失いやすいんです。
イベントの概要が決まったら時系列でマニュアル化して、チームで共有しておきましょう。

イベントで失敗しないコツは「参加者の目線」で考えること!

イベント運営で陥りやすいのが、幹事の好みが入りすぎることです。
そのほか上司や社長の趣味に合わせすぎて、従業員の参加意欲がそがれてしまうこともあります。

会社イベントは、参加した従業員が楽しんで親睦を深めたり労をねぎらったりするためのもの。
社員の一部だけではなく、みんなが楽しめるように企画するのが何よりも大事なんです!
そのためには、いろんな従業員の立場に立って考えることがイベント運営のコツ。
「料理に満足してくれるかな?」「ゲームはみんなが参加できて楽しんでくれるかな?」
といろんな参加者の目線でシミュレーションすると満足度もぐっと高まります。

社内イベントの企画で注意すべきポイントについては、こちらの記事もぜひ参考になさってくださいね!

「これだけは押さえて!社内行事の企画をするときに注意すべき3つのポイント」

https://evemon.jp/2018/12/06/1198

失敗できない企業イベントならイベモンにお任せ!

「今回のイベントは失敗できない!」「イベント運営が得意な人にお任せしたい」…そんな時はイベモンが力になります。
イベモンは忘年会や新年会をはじめ、社員総会や株式上場記念イベントなどあらゆる法人のイベントをサポートしています。
会場の手配や企画だけではなく、当日の準備は運営までトータルでサポートするので幹事さんも安心!
参加者気分で楽しんでいただけますよ。

今までプロデュースした企業イベントについては、こちらのイベントレポートをぜひご覧ください!

イベモン「イベントレポート一覧」
https://evemon.jp/category/%E3%82%A4%E3%83%99%E3%83%B3%E3%83%88%E3%83%AC%E3%83%9D%E3%83%BC%E3%83%88

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