イベント企画はアウトソーシングする時代!メリットや注意点について

イベントの企画に悩んでいませんか?

最近は業務の一部を外注するアウトソーシングが主流となっていますが、イベントの企画もアウトソーシングできるんです!

今回はイベント企画をアウトソーシングするメリットやポイントについて解説します。

イベントの企画って意外と大変…

忘年会や総会・表彰式など会社イベントは多岐に渡ります。

「こんな企画盛り上がるかも!」とあれこれ企画するのが好きな人もいるものの、
中には「みんなが盛り上がる企画が思いつかない…」と思い詰めてしまう人も…。

さらに大変なのは、通常の業務と並行してイベントの準備を進めないといけないことです。
イベントの企画が苦手な人にとっては、心理的にも肉体的にもかなり負担がかかってしまうものなんです。

企画をアウトソーシング(外注)することのメリットについて


最近は、イベントの企画をアウトソーシングするケースが増えています。
アウトソーシングにはこんなメリットがあるんですよ。

  • 幹事は通常の仕事に専念できる(肉体的な負担減)
  • 幹事も参加者気分でイベントを楽しめる(心理的な負担減)
  • 楽をしながらプロが手掛けた高品質なイベントを企画できる
  • アウトソーシングは実はコスパが良い

イベントに慣れていない人にとっては、とにかく仕事との両立が大変なんです。
幹事ポジションの人を集めてチームを作ると、そのチーム内で意見が分かれてぎくしゃくしてしまうことも…。

イベントをアウトソーシングすれば、「通常の仕事と両立しなきゃ」「チーム内で意見をまとめなきゃ」と思うこともありません。
「今回はどんなイベントになるかな?」なんて参加者たちと一緒に、当日のイベントをワクワク待ち望むことができます。
その分仕事もはかどりますよね!

「みんなが盛り上がる無難なゲームは?」「あ、景品も買いに行かないと!」とバタバタする必要もナシ!
イベント運営会社が、オリジナルゲームの提案やみんなが喜ぶ景品の準備までトータルでサポート!
イベントをアウトソーシングすれば、楽をしながらプロ品質のイベントで楽しく盛り上がれますよ。

また、イベント企画において素人である一般の社員が幹事を担うと、実は時間も工数も無駄が発生しがち。その点、プロに任せる方が時間・費用(人件費的に)のコスパも格段に上がるのです。

アウトソーシングする時のポイントは?

イベントをアウトソーシングする時は、まず以下の項目を決めておきましょう。

  • 予算
  • イベントの参加予定人数
  • 開催日時

これらは会場や景品の手配に必要なので、イベントの開催が決まったらなるべく早く決めておきたいところです。
社内で話し合ったり、参加可否メールを流したりして決めていきましょう!

あとは、「イベントでこれはやってほしい!」「こんな感じにしてほしい!」という希望があれば、どんどんアウトソーシングする会社に伝えておくことも大事。
イメージが決まっているほどイベント運営会社も動きやすくなるので、やりたいことはどんどんぶつけていきましょう!

 

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