イベントの動画制作・演出は”プロ”が代行!?これを読むと自作で動画制作をやめたくなる!?

社員のコミュニケーションアップや、モチベーションアップを目的としたイベントを開催する会社が多くなってきています。

イベントへの参加率をアップさせたり、イベントを盛り上げる方法として、社員が一体になれるようなゲームの実施、豪華景品を配布、成績優秀者の表彰などと、いろんな方法があると思いますが、中でも一番良いとされているのが「動画制作・演出」です。

自分で動画を作ろう!と思っている方、これを読んでもそれが言えるでしょうか?

イベントの動画制作・演出はプロに代行を依頼するといいことがたくさんありますよ♪

目次

会社で表彰式や懇親会などイベントをするなら動画演出は絶対入れたほうがいい!

会社のイベントを行う時、参加した社員に「参加してよかったな」「次回も楽しみだ」と思ってもらうことが重要ですね。
会社のイベントを心に残るイベントにすることで、社員のエンゲージメントアップにもつながります。

ですが、どうすれば社員の心に残るイベントを演出することができるかがとても難しいポイントです。
一番心に残りやすい、社員の心を揺さぶる演出の1つに「動画演出」があります。
動画演出は絶対に入れたほうがいいと断言できます!

その理由を3つにまとめてみました。

理由その1:自分たちが主役の「映画」や「ドラマ」を見ている気分になる

動画演出の最も喜ばれるポイントの1つが自分たちが主役である映像ということです。
大きなスクリーンやモニターに社員の顔が投影されることは、恥ずかしながらもうれしいものです。
撮りっぱなしではなく、音楽もつけて編集を加えることで、皆さんだけのたった1つの映画やドラマのように感じることができます。

理由その2:同じ時間を共有することができる

イベントには様々なコンテンツが用意されると思います。
例えば参加者全員で楽しむゲームや、社員の余興などがありますが、全員が必ずしも見たり参加するという保証はありません。
ですが動画演出については、会場を暗くし映像の音を大きく流すため、ほぼ100%注目させることができます。
全員で注目して映像を見る”その瞬間”は社員全員が同じ時間を共有しているといえるでしょう。

理由その3:「笑い」「感動」など、イベントの雰囲気をガラっと変えることができる最大の武器になる

イベントを行うときに難しいなと感じることの1つに、「雰囲気の変化を作ること」というのがあります。

例えば、社員全員が集まるような懇親会では、なかなかブーストがかからず盛り上がるまでかなりの時間がかかってしまう……なんてことはないですか?
司会の腕次第でどうとでもできそうですが、この雰囲気から人の力だけを使って盛り上がりを作っていくのはかなりの労力が必要です。
こんな時は、最初にオープニング動画としてアクセル全開系の動画を3分程度でいいので上映します。
それだけで、自然と参加者の表情が明るくなり、会話が増え始めます。

逆に、めちゃくちゃ盛り上がっているけれど、最後は重役の方からのお話もあるし落ち着いた雰囲気にしたいがなかなか静まらない……という経験をしたことはないですか?
この場合、動画演出を入れると暗転を静かになる瞬間がきます。そこで、感動的な演出をした動画を上映することで強制することなく静かに落ち着かせることができます。

このように動画演出を入れるだけで、イベントの雰囲気を180度変化させることも可能になります。

もし、動画を自作した場合ってどんな行程でどれくらいのボリュームの作業になる?

動画演出が重要だし、絶対に入れたほうがいいので、自分たちで動画を作ってみよう!と考える方もいらっしゃるでしょう。

そこで自作する場合の工程についてまとめてみました。

①どんな動画にしたいのかコンセプトの決定

この動画を見る人たちに何を伝えたいのか、何を心に残したいのかをしっかり固めます。
これを固めないと動画演出をする意味がなくなってしまいます。
会場の雰囲気を感動にしたいのか、笑いが溢れる明るい動画にしたいのかなどもしっかりと考えましょう。

②スケジュール調整

動画は一発本番での上映ではリスクが高すぎます。
流す会場により設置されているスクリーンやモニターの比率が様々で、うまく上映されないこともあります。
必ず試写に行くことを忘れずに!
最低でも動画上映当日の1週間前には試写に行くようスケジュールを組みます。
そこから逆算していつまでに動画作成に使う素材を集めるのかなどを組んでいきましょう。

③動画上映を行う会場にスクリーン・プロジェクターの仕様や必要機材の確認を行う。

今ではほとんどの会場で動画上映を行うことが可能です。
ですが、会場によっておいてる機材は様々。
動画上映を行う会場にスクリーン・プロジェクターの仕様や動画上映に必要な各機材の確認を必ず行っておきましょう。
また上映時はPCデータなのか、DVDでの上映なのか、会場が対応できるPCの種類についても確認をしてくださいね。

④素材集め

考えたコンセプトとずれないように、素材を集めます。
これが最も時間と手間がかかるポイントです。
動画演出は素材が命です。コンセプトをしっかりと社員に伝えたうえで素材を集めないと次に待つ編集作業の時間が何倍もかかってしまうことになります。
また静止画を回収する場合は、縦と横の指定、画質・比率の指示などを出すようにしましょう。(投影するスクリーンやモニターはほとんどが横長になるので、横写真だときれいに投影できます。)また動画素材を集める際は、撮影時間の長さ・縦横の指示・スマホ撮影の際はなるべく最新機種を持っている人のスマホで撮影してもらうなど指示をするといいですね。
ここで重要なのは、期日をしっかりと伝えることです。
前述したように、動画上映当日から1週間前には試写に行かなくてはいけません。
それまでに動画作成を完了させる必要がありますので、編集期間を2~3週間は取っておいたほうがいいです。
これを考慮し、素材の提出期日を決定し、必ず守らせる必要があります。
この素材集めが遅れれば遅れるほど、作成者はどんどん作成時間が短くなり苦しい思いをしますので要注意。

⑤編集作業

素材が集まればいよいよ編集作業に入ります。
最初に言います。楽しいのは最初だけだと思っておいたほうがいいです。
思ったように素材がはまらず、元素材の編集をして再度動画の編集をしたり、音楽に合わせて細かい編集をかけたりする必要があるので、かなり神経を使う作業となります。
また動画に個人名を入れる場合、当日大きなスクリーンで全社員が注目するものなので絶対に間違えることができません。何度も確認作業を行う必要があります。
そして音と動画の動きの編集を合わせることで、クオリティーの高さを表現することができます。
そのため何度も巻き戻して少しずつ編集を進めていかなくてはいけません。
この編集次第で、「この動画、とってもよかったねー!!」と言ってもらえるか「うーん……動画イマイチだな……」となるかがかかっています!

⑥動画を実際に再生してみてチェックをする(試写)

出来上がった動画を実際に流すときに使用する機材を使用してチェックを行います。
ここで参加者の目線になって改めて動画をチェックし、1つ1つの素材の流れる長さや文字のチェック、音のチェックなどを行い再度最終の編集作業に移ります。
また試写を行う際は、動画作成者が1人で見るのではなく、作成途中の動画を見たことがない人に一度見てもらうことをお勧めします。
第三者の目で見たときにどう感じるか、自分では気づかなかった間違っている箇所や修正したほうがいい箇所などを発見することができます。
可能であれば、男性が作成した場合は女性にチェック、女性が作成した場合は男性がチェックを行うことで、よりクオリティーの高い動画作成が可能になります。

⑦バックアップの作成

試写後の編集も完了し、いよいよ当日に動画を上映するだけ!となるはずなのですが、当日PCが突然固まってしまい動画上映が難しくなったり、また会場側の機材トラブルも考えられます。そのため念には念を重ねることが重要。
作成した動画はバックアップをいくつか用意しましょう。

オススメのバックアップ方法は下記2つです。

A:作成した動画データを幹事全員のPCにダウンロードしておく。

もし当日自分のPCが固まっても、すぐ他の幹事のPCに差し替えて動画を上映することができます。

B:DVDに焼いておく

上映当日、PCからは流せなくなったとしても、会場に設置されているDVDプレイヤーがあればそこから流すことが可能です。
必ず2枚は持っておくようにしてください。

ここまでが動画を自分で作成する場合の工程となります。

かなりのボリュームですね……(汗)
動画を自作することに慣れている人でも最短で3週間ほどは時間がかかるものです。
これを仕事と両立しながら行うのは至難の業だと思いませんか……?
この工程を見てもまだ動画は自分で作ると思えるでしょうか??

動画制作・演出をプロ代行してもらうと、楽チンなのにクオリティ高い動画に仕上げられる!

自分たちで動画を作成するには時間がかかりすぎる……。そもそもこんなこと自分にはできそうにない……。と多くの方が感じると思います。
動画制作・演出をプロに代行してもらうことで、「楽チン」それでいてクオリティーの高い動画に仕上げられます!

動画制作をプロに代行する場合のフロー

①プロデューサーとの打ち合わせ

幹事を務められる皆さんと、動画制作プロデューサーが打ち合わせを行います。
コンセプトの確認やどんなメッセージを持たせるかをプロの目線からアドバイスをしつつ皆様と一緒に決めていきます。
過去のお客様の動画や、サンプル動画などをお見せし、どんなテイストにしたいのかなども併せて決定していきます。
テイストが決定したら、動画に必要な素材の種類などを幹事様にお伝えするので、幹事様はそれに沿って素材を集めていただきます。

②試写会の開催

実際に行う会場にて、作成した動画を実際に上映します。
その際に幹事様も一緒にご覧いただき、訂正箇所などがあれば指定してください。

③当日の上映時のフォロー

上映時に動画が流れないなどのトラブルがないよう、バックアップ等をお持ちします。

基本的に幹事様に行っていただくことは、

・素材集め

・動画チェック

この2点だけで動画が完成します!
「楽チン」ですが、しっかりと最初の打ち合わせでどんな動画にするかを打ち合わせているので、コンセプトからブレることなくクオリティーの高い動画演出に仕上げることができます。

動画制作会社もピンキリ……サポート体制が充実しているとは限らない!?

動画制作会社さんもたくさんあり、選ぶのが大変……。
動画演出はやはり全員が注目する非常に大切な演出なので、絶対に失敗できません。
そのためサポート体制がしっかりと整っている会社で依頼をすることが大切です。

任せられるところは丸投げ、必要なところは打ち合わせをしてくれるような会社を見つけたいところではありますが、実際に申し込んでみるまでサポート体制についてはわからないのが現実ですね。

イベント演出専任プロデューサーが存在するイベモンが動画制作・演出を代行します!

イベモンでは、動画演出についてプロデューサーが存在します。
お客様と直接お打ち合わせを行い、ロケ現場への立ち合いや編集指示などを担い、当日の動画演出についてもフォロー体制まで万全に整っています。

また動画演出だけではなく、イベントのプロデュース全般についても立ち会うことができ、一番ベストな状態で動画演出を行えるようアドバイスやお手伝いも可能です。

最高の動画演出になるようお手伝いいたしますので、ぜひお任せください!

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