忘年会の会場探し・企画の天国と地獄!プロのノウハウをご紹介

「忘年会の幹事、やったことないけどなんとかなるでしょ!」と思っていませんか?
忘年会は会社を締めくくる大事なイベント。
ノウハウがないままスタートすると「こんなはずじゃなかった!」と後悔するかもしれません。

忘年会の会場探し・企画で絶対押さえておきたい、プロのノウハウを特別にご紹介します!

企画ノウハウがないと苦労の連続!

・忘年会の会場探しは取り合い状態

忘年会の会場探しをはじめてする人にありがちなのが、「予約したい会場がすでに埋まっている!」とギリギリになって慌ててしまうこと。
忘年会の会場探しは、早い人は9月からはじめています。

・適当な会場選びは失敗のもと

特に忘年会でゲームなどの企画をする場合、会場の設備もしっかりチェックする必要があります。
「とりあえず鍋のコースがあればいいでしょ!」と適当に会場を押さえてしまうと、予定していた企画ができなくなることがあります。

・予算に収めるよう工夫が必要

食事代や会場費以外にも、ゲームなどの企画にかかる雑費、さらには景品と忘年会は予算内できちんとやりくりする必要があります。
慣れていないと、「予算が足りない!」と企画を考え直すことにもなりかねません。

プロが伝授!忘年会の会場探しのノウハウ【会場・企画編】

・日程は3つ以上候補を決める

忘年会の候補日は、最低でも3日以上候補日を決めておきましょう。なるべく違う曜日で候補を出すのがおすすめです。

・人気会場は穴場の曜日を押さえる

忘年会向けの会場はすぐ予約が埋まってしまいますので、金曜日は取りづらいです。
月・火・水曜日など週初め~中ごろの曜日なら、比較的予約を取りやすいです。

・人数幅は余裕をもって伝える

忘年会直前に、体調不良や急な事情で欠席する人もいます。会場には10人程度増減する可能性があることを伝えておき、忘年会当日の1日前に確定人数を伝えるようにしましょう。

・結婚式の2次会会場は設備も充実!

ゲームや余興などの企画を充実するには、結婚式の2次会対応もしている会場がおすすめです。音響やプロジェクターといった設備も充実しており、ゲームや余興も本格的に楽しめますよ。

・下見は大事!柱が多い会場は要注意

柱や仕切り壁が多い会場は一体感が生まれづらく、いろんな人との会話が生まれにくいので忘年会には不向きです。
きちんと下見して、閉鎖感がない会場を選ぶようにしましょう。

プロが伝授!忘年会の会場探しのノウハウ【お金編】

・開始時間の工夫で割引になることがある

人気の19時スタートをあえて外すと割引になる会場もあります。
17時くらいの早い時間に忘年会をスタートできれば、会場費が浮いて他に予算を回せます。

・忘年会シーズンの最低保証料金は上がる

実は、忘年会シーズンは最低保証金額が上がる可能性もあります。
予約後に人数が減って最低保証金額を下回るとトラブルになる可能性があるので、会場側にきちんと確認しましょう。

・思い切って金額交渉してみる!

忘年会くらい大人数の予約なら、金額交渉に応じてくれる会場もあります。
会場も忘年会シーズンは書き入れ時ですから、団体予約なら「言ったもん勝ち!」なケースも実はあるんです。

・ギリギリの予約でお得になることも!

忘年会シーズンは、会場側もとにかく予約を埋めたい時期です。
急なキャンセルや予約が入っていない時間があれば会場も困っているので、ギリギリの予約で割引してくれることがあります。

イベモンならお得に大満足な忘年会をお手伝いします!

イベモンは、結婚式や2次会、会社イベントなど何百件も手掛けてきたイベントのプロとして、イベントを成功させるためのノウハウをたくさん持っています。

今回ご紹介した会場選びや金銭面だけではなく、会社のオリジナリティを盛り込んだゲームの提案や景品の手配、会場探しまで忘年会のあらゆる面から幹事さんを全力でサポートします。

みんなが楽しめる忘年会にしたいとお考えの方は、ぜひイベモンにお問い合わせください。

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