幹事必見!プロに聞く忘年会の企画・準備リアルノウハウ

毎年やってくる忘年会。「はじめて幹事に指名されたけど、やったことないからわからない!」という人も多いのではないでしょうか。
今回は、何百件のイベントや忘年会の企画・運営をしてきたプロ集団「イベモン」のイベントプロデューサー 池田恭平さんに、忘年会の企画や準備の「幹事のリアルな悩み」を聞いてみました。

1.忘年会幹事が企画や準備する時の「あるある苦労」とは?

・部門間の調整が大変

会社全体で忘年会を開催する場合、部門間で面識がないとか、部門間で上下関係があるとか、正直なところ水面下ではみなさん色々あります。
また、「苦手な食材がある」「余興はしたくない」など、参加者から食事のジャンルやゲームの方向性でさまざまな要望が出てきます。

参加者の要望を聞いて、なるべくみんなが満足してくれるように取りまとめるのが幹事の役どころ。
そういった気苦労という意味でも、企画や準備で苦労する幹事さんは多いものです。

・幹事が多すぎてまとまらない

幹事が1人では大変すぎますが、かといって多すぎるのもよくないんです。
幹事同士がまとまらず、忘年会の準備が進まなくなってしまうからです。
幹事同士でやりたい企画の方向性が違うこともあるので、まずそこからすり合わせましょう。

・動画づくりや余興準備で発狂寸前

忘年会の企画ではゲームや余興がつきものです。
進行のための動画やスライドづくりは地味に時間がかかりますし、余興や景品の準備など幹事はやることが山積みです。
通常の仕事をしながら、定時後や休日の時間を割いて準備や練習をされる幹事さんが多いので、忘年会が終わるまではとにかく時間に追われてしまいます。
「もう無理!間に合わない!」と発狂寸前になる幹事さんも多いですね。

・幹事自身が楽しめない

つまり、忘年会の幹事さんって裏方の仕事に追われて「忘年会を楽しむ」ことができないケースが多いんです。
特にコミュニケーションやイベントごとに慣れてない人は、「とにかく忘年会が無事に終わればいい」という気持ちの幹事さんもいて、イベントのプロとしては残念に思うことですね。

2. 幹事の悩みを解決する方法はこれ!

・とにかく早めにスタートすべき

忘年会の幹事になったら、まず各部署の偉い人を押さえることが大事です。
「今年の幹事を務めます」ということで挨拶して、希望日やお店のジャンルを聞きき、すぐさま会場探しをスタートさせましょう。
忘年会会場の予約は、早い人は半年も前から動いているんです。人気店は、毎年忘年会シーズンの2か月前には埋まってしまい、予約困難な状況となります。

・昨年の幹事に聞く

次に経験者に話を聞きましょう。今まで盛り上がったゲーム、失敗したことを聞けば大きな参考情報になります。

・プロに任せて幹事もしっかり楽しむ

どんなに早く準備しても、思わぬトラブルで幹事は振り回されてしまいます。それはある程度「仕方のない事」と言わざるを得ません。

失敗せず、且つ幹事も楽しめる忘年会にしたいなら、ぜひプロに頼ってほしいというのが私の意見です。
イベモンなら幹事さんの悩みを解決することができて、幹事さん自身も楽しんでもらえるという自信があります。

3. 「イベモン」って何をしてくれるの?

・予算内で司会から準備、運営まで丸投げOK

イベモンは、多くの企業様が設定される一般的な忘年会予算である「社員1人あたり7,000円」からという低予算で、忘年会の司会や準備などを幹事さんに代わって行います。
予算に関しては、会社によって毎年金額が決まっているもの。
その範囲内で、最大限のパフォーマンスができるよう、イベントのプロ「イベモン」が調整いたします。
幹事さんには参加人数や日時を決めてもらい、こちらが提案するお店から選んでもらえばOKです。

・オリジナルゲームの考案や司会・芸人さんを派遣!

もちろんゲームの企画もイベモンが行います。
会社のオリジナリティを盛り込んだゲームの提案や、社員同士が交流できるイベント・ゲームの提案までお任せください。

・結婚式、結婚式二次会のスペシャリストだから安定の品質

イベモンは結婚式や結婚式二次会を年間5000件以上行っているイベントのプロです。そのため忘年会に欠かせない景品を、安く仕入れることができます。
また結婚式や結婚式二次会など、「婚礼イベントのプロ」ですから、マナーもばっちり押さえた安心感ある忘年会づくりをサポートします!

細かいことはイベモンにお任せいただき、あとは幹事さんも忘年会を「楽しむ側」に回っていただけます。
気になる方は、ぜひイベモンまでお気軽にお問い合わせください。

懇親会・表彰式・社員総会・忘年会など、会社のイベントに関するお問合せ

■メールでのお問合せをご希望の方は下記ボタンをクリックいただき必要事項をご記入ください。
追って担当者よりご連絡させていただきます。

メールでのお問合せはこのボタンをクリック

■お電話でのお問合せは下記にございます電話番号までご連絡ください。

株式会社メイション イベモン事業部 03-5361-7055

関連記事一覧

イベント向け会場紹介

PAGE TOP
%d人のブロガーが「いいね」をつけました。