忘年会の幹事必見!パーフェクトな忘年会にするためのヒント~会場探し編~

会社の総務担当の方、今年新入社員として入社した方や中途採用で新しく会社に入った方は、きっと年末が憂鬱ではないでしょうか。

理由はこれです。

忘年会の幹事を任されてしまうから!!!

人数の多い会社や毎年会場探しに苦労をしている会社は、すでに会場を探しはじめているのだとか。
毎年9月くらいから忘年会の会場予約が入りはじめ、10月末ごろになるとすでに埋まっていて会場がないという事態も発生します。

会社の忘年会は社内でも公式なイベントとして予算が出る会社もあります。
会場探し・イベントの内容・食事の用意などを予算内に収め、かつ盛り上がるようにしないといけないので幹事は本当に大変ですね。

そこで企業イベントをプロデュースするイベモンが、幹事さんのためにの会場・食事・イベント・予算すべてパーフェクトな忘年会になるヒントを教えちゃいます!

今回は会場編です。ぜひ参考にしてみてください!

パーフェクトな会場の探し方その1:条件出しをきっちり行いましょう

会場を探すとき、下記の条件をまず決定します。

①日時
②参加予定人数
③エリア
④1人あたりの飲食費

①日時

どこの企業も大体同じ日時にしたいと思うもの。そのため忘年会シーズンで最も行き詰るのは日時です。

イベモン会場が2000会場調べてわかった、予約を取りづらい人気日時ランキング

第1位 金曜日 19時スタート21時終了

これは問答無用の人気日時。金曜夜仕事終わりすぐの時間は予約が殺到します。
数名の忘年会ですら席の予約は不可能に近いですね。

第2位 木曜日 18時半スタート20時半終了

木曜日は翌日仕事行けば土日休みということで、埋まりやすいです。
木曜日当たりから週末にかけて飲食店は混雑度合が上がります。

第3位 土曜日 18時スタート20時終了

土曜日は一般客の予約が多数あり、大人数が同じ場所に座ることができるように確保するのは困難。

また金曜・土曜は週末価格で金額も高めに設定をされてしまうため、予算のやりくりが非常に大変なのです。

パーフェクトな日時の決め方は、月曜から木曜の18時スタート20時終了!

上記ランキングからもわかるように、週末はもはや諦め平日の月曜から木曜に的を絞ります。
平日であれば飲食店もそこまでお客様が入らないため、値段の交渉がしやすく週末に忘年会を行うよりもお得がいっぱいなのです。

でも平日は次の日仕事だし……という意見があるのは重々承知しています。
なので、時間は少し早めの18時スタート20時終了で設定をします。

20時に終わることができれば、まだまだ早い時間のため社員からのクレームもそこまで発生しません。

②参加予定人数

お店を予約する際に必要になる参加予定人数。

ここで気を付けたいのが、当日のキャンセルです。
忘年会当日、急な仕事の関係や体調不良などにより、参加をキャンセルするゲストもいます。

もし「参加します!」と手を挙げた人数分きっちり予約をしてしまっていた場合、キャンセルした人の分を誰かが支払わないといけない事態が起こります。

そこで、参加予定人数は「±5~10」くらいを頭に入れておきましょう。
お店を予約する際には参加の意思をもらった人数よりも「-10」くらいで一旦予約をします。

お店に最終の予約人数はいつまでに伝えないといけないのかを確認し、再度連絡ができるようにしておくと、負担なくスムーズですね!

③エリア

できれば会社の近くで忘年会を行いたいものです。
ですが、オフィスが多く立ち並ぶエリアの付近は、間違いなく混雑をします。

エリアの決め方は2つ

★最寄り駅の沿線上前後2~5駅まで広げる
★最も電車の線が多い主要駅付近を視野に入れる

会社の近くにします!と会場を探す前から社員に言い切るのは危険すぎます。
首都圏であれば最寄り駅の2~5駅程度であれば、電車の移動時間も30分程度。これくらいは社員皆さんの負担にもなりません。
会社近くで無理やり探してショボいお店になってしまうよりは、少し移動していいお店になるほうが社員からの評価はグンと上がります。

また忘年会が終わったあとのことも考えましょう。皆さんはそのお店から家まで帰る必要があります。
みんなが帰りやすい場所で設定をするのも幹事の腕の見せ所。
そこで都内であれば新宿駅・渋谷駅・東京駅など電車の各線が集約されている駅の近くでお店を探しておけば、帰りも困ることはほとんどありません。

④一人あたりの飲食費

これが重要です。
一人あたりの飲食費を「総額の予算÷人数=飲食費」と考えてしまう方がいます。

これ、間違いです!

忘年会を開催する際、飲食費以外にかかる費用があります。

■ゲームをするときの備品準備費と、ゲームで勝った方にお渡しする景品代。

■会場にある設備(マイク・音響・プロジェクタースクリーンなど)にかかる費用

■その他サプライズをしたいとき用の予備予算

これらをすべて総額の予算から出す必要があります。

そのため、日時・参加予定人数・エリアから絞った条件ででできた会場の飲食費と会場にかかる備品の金額などを見比べて、会場を決定しなくてはいけません。
また、飲食費は税込み税抜きでも大きく金額が異なってきますので、そのあたりの確認も忘れてはいけません。

会場候補を5~10会場出して、すべて見積を出してもらい、そこから予算と相談をして……という過程を踏んで初めて忘年会会場が決まります!

誰か私の代わりに会場探してくれないかな……と思った方はこれ!

たかが会場さがし!って思ってたけど、実はとても時間がかかる会場探し。
誰か代わりにやってほしい!!!と叫びそうになる幹事さんもいらっしゃると思います。

そんなときは、私たちイベモンが幹事さんに変わって無料で忘年会会場を探します!

例えばこんな感じで依頼をしてください。

幹事さん
あの……忘年会をしたいので会場探してほしいです。
イベモンスタッフ
かしこまりました!だいたいの日時はお分かりですか?
幹事さん
12月の水曜日か木曜日で、18時くらいから始めたいです。
イベモンスタッフ
かしこまりました!おおよそ何名くらい参加しそうですか?
幹事さん
今のところ全員来る予定なので70名くらいです。でも減るかもしれません。
イベモンスタッフ
全員来れたときに70名くらいですね!では、会社はどちらにございますか?
幹事さん
豊洲と新富町にそれぞれオフィスがわかれていて、そこから集まる予定です。
イベモンスタッフ
では有楽町線上でいくつか会場の候補を出しますね!あとは、だいたいのご予算ですがおいくらくらいですか?
幹事さん
忘年会全体で70万円くらいです。そこから景品とかも出すかもしれません。
イベモンスタッフ
かしこまりました!ではそこに収まるような飲食費の会場で、会場にかかる設備費なども一緒にお調べします!あとは景品なども一緒にご提案しますね!
幹事さん
景品も探してくれるんですか!?!?助かります( ;∀;)

これでもう会場も景品もすべて提案がくるので、幹事さんは選ぶだけでOK!
お仕事の傍らで会場探しや景品など探すのは大変なので、私たちがお手伝いいたします!

会場探しに関するお問合せ

忘年会や企業イベントの会場探しでお困りのことがございましたら、遠慮なくご連絡ください!

□メールでお問合せをご希望の方はこちらから

□お電話でのお問合せは03-5361-7055(株式会社メイション イベモン事業部)まで

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