上場決定後は多忙極まりない⁉上場記念パーティの準備ってどうすればいい?

これまでの社員の頑張りがあり、晴れて上場が決定!と喜んでいるのも束の間……。

上場が決定するとやらなければならないことなどが盛りだくさん!

その中でも「上場記念パーティ」や「上場祝賀会」の準備はかなりのウェイトを締めるもの。

上場記念パーティの準備に必要なもの、どんなパーティプログラムにすればいいのかなどをお伝えします!

上場承認日から上場日まで「約1か月」しかない!

上場を承認される日から、上場日とされる日までは約1か月しかありません。

その間に上場記念パーティの準備を進めていかなければなりません。

もちろん仕事を止めることはできないので、仕事の傍ら上場記念パーティの準備を進めるというのは非常にハードスケジュールとなるでしょう。

上場記念パーティで準備をしなくてはいけないもの

上場記念パーティで準備が必要となるものを一覧にしてみました。

・会場(200名前後が入る会場の手配)

・食事手配

・吊り看板(会場内前方にある看板)

・ご招待する方のリストアップ

・招待状

・席次表

・席札

・司会者手配

・受付スタッフ手配

・誘導、アテンド役手配

・進行表

・司会者台本の準備

・招待者様への記念品手配

・カメラ撮影

・ビデオ撮影

この表に書いてあることが必須項目と言えるでしょう。

会場については、200名規模が入る会場はそんなに多くなく、探すことも大変ですが、空き状況の確認から見積もりの手配、値段交渉を行う必要があります。

カメラやビデオ、記念品の手配などはどの会社に依頼をするのか選定から始まりますが、カメラビデオの会社を利用することが初めての会社様がほとんどで、値段とクオリティが妥当かの選別も難しいところです。
また記念品といえども色んなものがありますので、何が一番いいのか分からないもの。
これらの選定と見積もり、値段交渉は非常に労力と時間を使うポイントですね。

発注物はとにかく早めに選定し発注まで持っていくようにしましょう。

上場記念パーティのプログラムってどんなもの?

例題のプログラムを作成してみました。

プログラムの作成時に気を付けることは?

リハーサルは”通し”で本番同様に行うこと

本番前のリハーサル時間はたっぷり目に取るようにしてください。
ここではプログラムに沿って頭から通しで行い、スタッフの動き・立ち位置、音響の大きさ、映像やパワーポイントのタイミングなど細かく合わせます。
リハーサルでは、機材やPCの不具合などもチェックし、問題があれば本番までに取り換えるなどの作業ができるうようにしておきます。

時間に余裕のあるプログラムを作成すること

一番重要なことは、全体的に時間に余裕を持ったプログラムをあらかじめ作成しておくこと。

例えば、祝辞や挨拶などは「5分程度」と伝えても話したいことがその場でたくさん出てきて、10分……15分……となることは当たり前のこと。
予めそのつもりでプログラムは組んでおき、ご本人には「5分程度」でお伝えしましょう。

その他のイベントに関しても、予定している持ち時間よりもプラス5分を心がけて作ると、当日はゆとりを持って運営ができます。

歓談時間は多めに!

お食事を用意する場合は、必ず歓談時間を多めにとるようにプログラムを組んでおくこと。
イベントや挨拶の時間にお食事を楽しむことはできませんので、必ず何もない歓談時間を設け、その時間にしっかりとお食事やお飲み物を楽しんでもらうようにします。

司会台本は”プログラムとは別に”作成すること

そして司会が当日使う司会台本は、このプログラムが完成したら別途作成をします。
司会が読み上げればいいように、セリフや言い回しも全て第hンに記載をしましょう。
特に難しい漢字や人物名は必ずひらがなでフリガナを記載しておくこと。
正式な上場記念パーティで人物名を間違えることはもってのほかです。

実は簡単そうにみえるプログラムでも、これらのようにいろいろと先読みをして考えられたプログラム作成をすることは難しいのです。

上場記念パーティのお手伝いをしてくれる会社に依頼をするのもいい

「たくさんやらなければならないことがあり手が回らない」、「上場記念パーティを準備する時間の確保が難しい」、「やったことがないことなのでどうすればいいか分からない」などお困りの方もいらっしゃると思います。

そんなときは、上場記念パーティをお手伝いをしてくれる会社に依頼をしてみるといいですね。

法人向けイベントサービス「イベモン」では、上場記念パーティにおいて会場探しからプランニング、アイテム手配から当日の進行・スタッフ手配まで全てを任せることが可能!
これまで結婚式プロデュースの「スマ婚」や結婚式二次会幹事代行サービス「2次会くん」でのイベント実績3万件から得たノウハウを存分に活かし、上場記念パーティも社員の皆さんにとって一生思い出に残るイベントに仕上げます。

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